Путевые листы и списание ГСМ в 1С 8.3: от справочников до проводок

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) отдельного документа «Путевой лист » нет. Сделать путевой лист в 1С можно двумя путями: в отраслевом решении («1С:Учет путевых листов и ГСМ», «1С:Управление автотранспортом») или вне программы, а в Бухгалтерии по его данным списать топливо документом Склад → Требования-накладные проводкой Дт 20 (26, 44) Кт 10.03.

Какой бы путь вы ни выбрали, последовательность одна: справочники → путевой лист с маршрутом и показаниями одометра → расчёт расхода по норме и факту → печать → списание ГСМ в учёте. По этой цепочке и пройдём.

Где в 1С 8.3 оформляют путевые листы: три рабочих варианта

Выбор зависит от числа машин и от того, нужна ли вам печать путевого листа из программы.

Подготовка справочников перед первым путевым листом

Если начать сразу с документа, половина полей окажется пустой. Сначала наполните справочники. Ниже — набор, который нужен в любом варианте.

Топливо и смазочные материалы

• ⛽ Номенклатура. Заведите по позиции на каждую марку: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо», «Масло моторное». Единица — литр.
• 📒 Счёт учёта. В БП 3.0 топливо учитывают на субсчёте 10.03 «Топливо». Чтобы не править счёт в каждом документе, задайте его один раз в Справочники → Счета учета номенклатуры для вида номенклатуры «Топливо» или для конкретных позиций.
• 🛢️ Склады-баки. Приём практиков: создайте склад на каждую машину («Газель А123ВС 77»). Заправку проводите сразу на этот склад, тогда оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.03 в разрезе складов покажет остаток в баке каждой машины.

Транспорт и водители

• 🚚 Транспортные средства. Марка, модель, госномер, тип топлива, базовая норма расхода. Если машина числится основным средством, в БП она уже есть в справочнике ОС — для путевого листа нужны ещё норма и показания одометра на начало учёта.
• 👤 Водители. Ф. И. О., табельный номер, данные водительского удостоверения. В БП это сотрудники из раздела Зарплата и кадры.
• 📏 Нормы расхода. Базовая норма на 100 км и надбавки: зимняя, городская, за работу кондиционера. Основа — методические рекомендации Минтранса № АМ-23-р. Для моделей, которых там нет, организация утверждает собственные нормы приказом руководителя.

Как создать путевой лист: реквизиты, без которых документ не примут

Форму путевого листа организация может разработать сама, но набор реквизитов закреплён приказом Минтранса № 390. Программы для путевых листов выводят их в шапке документа, а при ручном оформлении их нужно предусмотреть в бланке.

Обязательные блоки путевого листа:

1. 🔢 Наименование и номер путевого листа. Нумерация сквозная, без пропусков.
2. 📅 Срок действия — дата (даты), на которые выдан лист.
3. 🏢 Сведения о собственнике (владельце) машины — наименование, ИНН, адрес организации.
4. 🚚 Сведения о транспортном средстве — тип, марка, модель, госномер; для грузовика — также прицеп, если он есть.
5. 👤 Сведения о водителе — Ф. И. О., данные удостоверения.
6. 🩺 Отметки о медосмотрах — дата и время предрейсового (и при необходимости послерейсового) осмотра, кто проводил.
7. 🔧 Отметка о предрейсовом контроле технического состояния — дата, время, кто выпустил машину на линию.
8. 📟 Показания одометра при выезде с парковки и при возвращении, дата и время выезда и заезда.
9. 🗺️ Вид перевозки и вид сообщения — для перевозчиков, которые оказывают транспортные услуги.

Порядок в отраслевом решении

В «1С:Учет путевых листов и ГСМ» и «1С:Управление автотранспортом» документ создают из журнала путевых листов кнопкой создания. Работа строится так:

1. Выберите транспортное средство — программа подставит норму расхода, вид топлива и остаток в баке из предыдущего закрытого листа.
2. Выберите водителя и укажите период действия листа.
3. Внесите показания одометра и остаток топлива при выезде. Если предыдущий лист закрыт, значения подтянутся из него.
4. Распечатайте лист и выдайте водителю.
5. После возвращения внесите показания одометра при заезде, заправки за рейс, остаток в баке и маршрут — и закройте лист.

Не закрывайте следующий путевой лист, пока не закрыт предыдущий по той же машине: остаток топлива и пробег переходят из листа в лист, и разрыв в цепочке сломает весь расчёт.

Маршрут, пробег и данные о движении машины

Пробег — основа расчёта нормы. Его берут только из разницы показаний одометра, а не из суммы расстояний по маршруту.

Пробег = показание при возвращении − показание при выезде.

Пример: при выезде 84 250 км, при возвращении 84 570 км, пробег — 320 км.

Маршрут описывают для обоснования расходов. Налоговая смотрит, что поездка связана с работой. Поэтому вместо «по городу» пишите адреса или контрагентов:

• 📍 «Склад, ул. Промышленная, 5 → ООО «Альфа», пр. Мира, 12 → склад».
• 📍 «Офис → ИФНС № 15 → банк → офис».

Для грузовиков в отраслевых решениях маршрут вносят по ездкам: пункт погрузки, пункт разгрузки, масса груза, пробег с грузом. Эти данные нужны для норм, учитывающих транспортную работу, и для сдельной оплаты водителя.

Расчёт расхода топлива и смазочных материалов

Расход считают дважды: по норме и по факту. Норма показывает, сколько машина должна была потратить, факт — сколько потратила на самом деле.

Формула нормы для легкового автомобиля

Для легкового автомобиля методические рекомендации дают формулу:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Где:

• Qн — нормативный расход, л;
• Hs — базовая норма, л на 100 км;
• S — пробег, км;
• D — суммарная надбавка, % (зимняя, городская и т. п.).

Пример: базовая норма 10 л/100 км, пробег 320 км, зимняя надбавка 10%. Qн = 0,01 × 10 × 320 × 1,10 = 35,2 л.

Фактический расход

Факт считают по остаткам в баке:

Факт = Остаток при выезде + Заправлено − Остаток при возвращении

Пример: при выезде 20 л, заправлено 40 л, при возвращении 22 л. Факт = 20 + 40 − 22 = 38 л.

Что делать с перерасходом

Нормы расхода для налога на прибыль Налоговый кодекс напрямую не устанавливает. Расходы должны быть обоснованы и подтверждены документами (ст. 252 НК РФ). Поэтому организации обычно поступают так:

• 📌 закрепляют в учётной политике, что ГСМ в налоговом учёте признают по норме, а перерасход — за счёт прибыли или с удержанием с водителя по решению руководителя;
• 📌 либо признают фактический расход, если он подтверждён путевыми листами, а нормы утверждены приказом как внутренние.

Смазочные материалы (моторное масло) многие организации нормируют в процентах от расхода топлива, по тем же методическим рекомендациям, или списывают по факту замены — с отметкой в путевом листе или акте.

Печать унифицированных форм путевого листа

Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Применять их не обязательно, но многие организации продолжают — бланки привычны водителям и проверяющим.

Старые формы не содержат всех реквизитов из приказа № 390. Если печатаете их, дополните бланк недостающими полями: отметками о медосмотре с временем, о контроле техсостояния, сведениями о собственнике машины.

Печать в отраслевом решении

В «1С:Учет путевых листов и ГСМ» и «1С:Управление автотранспортом» печатные формы встроены: откройте путевой лист и выберите форму в меню печати документа. Обычно доступны и унифицированные бланки, и формы, обновлённые под приказ № 390.

Печать из 1С:Бухгалтерии

В БП 3.0 своей печатной формы путевого листа нет. Варианты:

1. Подключить внешнюю печатную форму или обработку через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Форму заказывают у программиста или берут у поставщика проверенных решений.
2. Печатать бланки отдельно и хранить подписанные листы как первичку к требованию-накладной.

Проводки по ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8.3

Путевой лист сам проводок не делает — даже в отраслевом решении он только считает расход. Учётные записи формируют документы Бухгалтерии.

Покупка топлива

Топливо покупают на АЗС за наличные (через подотчётное лицо) или по топливным картам.

Поступление по отчёту оператора топливных карт оформляют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары». Аванс и зачёт аванса программа делает сама, если договор и платёж указаны верно.

Списание топлива

1. Откройте Склад → Требования-накладные и создайте документ.
2. Выберите склад-бак машины (или общий склад, если склады-баки не ведёте).
3. На вкладке материалов добавьте топливо и укажите фактический расход за период — сумму по закрытым путевым листам.
4. Укажите счёт затрат: 26 — для управленческих машин, 20 — для производства и услуг, 44 — для торговли и доставки товаров.
5. В комментарии перечислите номера путевых листов: «ПЛ № 145–168 за октябрь, Газель А123ВС 77».
6. Проведите документ.

Если перерасход по учётной политике не принимают в налоговом учёте, сверхнормативную часть спишите отдельной строкой на счёт, который не уменьшает базу по налогу на прибыль, — по правилам вашей учётной политики.

Проверка остатков

Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 10.03 с разбивкой по складам. Конечный остаток по складу-баку должен совпадать с остатком в последнем закрытом путевом листе этой машины.

Частые ошибки при оформлении путевых листов и как их избежать

• ❌ Списание ГСМ без путевых листов. Требование-накладная без ссылки на листы не подтверждает расход. Храните подшивку листов за месяц вместе с документом списания.
• ❌ Пробег «из головы». Если показания одометра в соседних листах не стыкуются, проверка снимет расход за разрыв. Каждый следующий лист начинается с показаний, которыми закончился предыдущий.
• ❌ Списание всей заправки сразу. Купили 60 л, списали 60 л — а в баке осталось 20 л. Списывайте фактический расход, а не объём покупки.
• ❌ Нет приказа о нормах. Без утверждённых норм не с чем сравнить факт, и налоговая сама решит, какой расход разумен.
• ❌ Общий склад на все машины. Остаток топлива виден одной цифрой, и невозможно понять, в каком баке недостача.
• ❌ Забытая зимняя надбавка. Даты её действия и размер закрепляют приказом. Если её нет, зимой норма постоянно меньше факта.