Расчёт заработной платы в 1С ЗУП и Бухгалтерии 8.3

Основной расчёт зарплаты в 1С делается одним документом: в ЗУП 3.1 это Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты. По кнопке Заполнить программа подтягивает всех сотрудников, их плановые начисления, уже введённые отпуска и больничные, сама считает НДФЛ и страховые взносы.

Чтобы расчёт получился верным, важен порядок: сначала заполнены справочники и плановые начисления по сотрудникам, затем за месяц введены все отклонения (отпуска, больничные, премии, невыходы), и только после этого запускается массовое начисление. Если сделать наоборот, суммы придётся пересчитывать.

Ниже — весь цикл: от подготовки базы до выплаты и сверки итогов. Пути приведены для интерфейса «Такси» на платформе 8.3.

С чего начать: справочники и настройки учёта

Перед первым расчётом проверьте, что в базе заполнено главное. Без этого документ начисления либо не заполнится, либо посчитает неверно.

• 🏢 Организация. Реквизиты, система налогообложения, регистрация в СФР и ИФНС — Настройка → Организации (ЗУП) или Главное → Организации (Бухгалтерия).
• 👤 Сотрудники. Карточка с датой рождения, ИНН, СНИЛС, статусом налогоплательщика (резидент/нерезидент) и реквизитами для перечисления.
• 💰 Виды начислений. Оклад, премии, надбавки — Настройка → Начисления. Для каждого задано, как оно облагается НДФЛ и взносами.
• 📉 Вычеты по НДФЛ. Стандартные вычеты на детей вводятся документом Заявление на вычеты по НДФЛ — иначе налог посчитается без них.
• ⚙️ Учётная политика по зарплате. Способ отражения в учёте, даты выплаты аванса и зарплаты — Настройка → Учётная политика и другие настройки.

Кадровые документы и плановые начисления

Сумма оклада для расчёта берётся не из карточки сотрудника напрямую, а из кадровых документов. Это и есть «плановые начисления» — то, что сотрудник получает ежемесячно без дополнительного ввода.

1. Приём на работу (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) — задаёт сам факт работы, подразделение, должность и плановый оклад или тариф.
2. Кадровый перевод — меняет оклад, график или подразделение с нужной даты.
3. Изменение оплаты труда — отдельный документ, когда меняется только размер начисления.

В Бухгалтерии 3.0 при упрощённом учёте оклад задаётся прямо в документе Приём на работу в разделе Зарплата и кадры. В ЗУП 3.1 кадровый блок богаче: есть графики работы, штатное расписание, начисления по нескольким основаниям.

Отклонения месяца: отпуска, больничные, премии

Отклонения — это всё, что ломает ровный месяц. Их вводят до массового начисления, тогда документ зарплаты учтёт их сам.

Отпуск. Документ Отпуск (в ЗУП — раздел Зарплата, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Отпуска). Средний заработок за 12 месяцев считается автоматически по данным учёта. Отпускные начисляются этим же документом, в зарплату за месяц они уже не попадут повторно.

Больничный. Документ Больничный лист. Электронный листок (ЭЛН) подтягивается из СФР по номеру. Первые три дня болезни оплачивает работодатель, с четвёртого — Социальный фонд напрямую сотруднику (прямые выплаты). Пособие за счёт работодателя входит в расчёт месяца, часть СФР — нет.

Премии и разовые начисления. Документ Премия или Разовое начисление. Здесь же вводят материальную помощь, доплаты, оплату по среднему за командировку.

Невыходы. Прогул, отпуск за свой счёт, простой оформляются документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) или Отпуск без сохранения оплаты — они уменьшают отработанное время, и оклад пересчитается пропорционально.

Начисление зарплаты и взносов одним документом

Это ядро всего расчёта. Когда отклонения введены, создавайте массовый документ.

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов (ЗУП) или Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты (Бухгалтерия).
2. Укажите месяц и организацию, нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников и рассчитает оклад с учётом отработанного времени.
3. На вкладке Начисления проверьте суммы по каждому человеку. Отпуска и больничные, введённые отдельными документами, видны отдельными строками.
4. На вкладке НДФЛ — исчисленный налог с учётом вычетов.
5. На вкладке Взносы — страховые взносы по единому тарифу.
6. Проведите документ.

Расчёт оклада при неполном месяце делается по норме времени из графика: сумма оклада делится на норму рабочих дней (или часов) месяца и умножается на отработанные. Поэтому точный график сотрудника важен не меньше, чем сам оклад.

Перед проведением сверьте, что в документ попали все сотрудники. Если кто-то пропал, чаще всего причина — не закрытый кадровый документ или дата приёма позже расчётного месяца.

Аванс за первую половину месяца

Аванс — это не «половина оклада наугад», а зарплата за фактически отработанную первую половину месяца. С 2023 года с аванса удерживается НДФЛ, поэтому «ровно 40% от оклада» в большинстве случаев уже не используют.

В 1С аванс считается отдельно от основного начисления:

• В ЗУП 3.1 для сотрудника в кадровом документе задаётся способ расчёта аванса — фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Для последнего варианта создаётся документ Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата).
• В Бухгалтерии 3.0 при расчёте авансом по отработанному времени также используется документ начисления с типом «Аванс».

Расчётом за первую половину месяца программа посчитает оклад по отработанным дням на 15-е число и удержит НДФЛ. Это точнее фиксированного процента, особенно если в первой половине были больничные или отпуск.

НДФЛ, страховые взносы и удержания

Налог и взносы в 1С отдельно считать не нужно — их рассчитывает тот же документ начисления. Но понимать логику полезно, чтобы проверять результат.

НДФЛ. Удерживается по действующей прогрессивной шкале, базовая ставка — 13%. Налог считается с начисленного дохода за минусом вычетов. Исчисленный НДФЛ фиксируется в документе начисления, а удержанным становится в момент выплаты — это разные даты, и в отчётности они учитываются раздельно.

Ставка зависит от налогового статуса сотрудника. Для нерезидента по общему правилу применяется повышенная ставка, поэтому статус в карточке должен быть актуальным: если за год он сменился, программа пересчитает налог. Отпускные и больничные облагаются НДФЛ в момент выплаты, а не начисления, — из-за этого налог за месяц редко равен ровно 13% от строки «начислено».

Страховые взносы. С 2023 года их платят единым платежом в Социальный фонд (бывший ФСС и ПФР объединены в СФР). Единый тариф — 30% до предельной базы и 15,1% сверх неё. Субъекты малого и среднего бизнеса применяют пониженный тариф на часть выплаты сверх установленного лимита, кратного МРОТ.

Удержания вводятся отдельными документами:

Удержания уменьшают сумму к выплате, но не трогают базу по НДФЛ и взносам. Общий размер удержаний ограничен: по большинству оснований — не более 50% заработка на руки, по алиментам на детей и возмещению вреда — до 70%. Программа контролирует лимит и при нескольких исполнительных листах распределяет суммы в установленной очерёдности.

Чтобы заранее прикинуть НДФЛ, сумму на руки и нагрузку на фонд оплаты труда по конкретному окладу, посчитайте здесь:

Выплата и проверка: ведомости и отчёты

После проведения начисления формируется выплата.

Создайте ведомость под способ выплаты: Ведомость в банк (зарплатный проект), Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика. В ЗУП это раздел Выплаты, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Ведомости в банк / в кассу. По кнопке Заполнить в ведомость попадает сумма к выплате за минусом удержаний.

На основании проведённой ведомости удержанный НДФЛ встаёт на нужную дату, а по кнопке создаётся платёжка или выгрузка для банка.

Проверять результат удобнее отчётами, а не глазами по документу:

• 🧾 Расчётный листок — что начислено, удержано и к выплате по одному сотруднику.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — свод по всем за месяц.
• 📋 Полный свод начислений, удержаний и выплат — итоги для сверки с учётом.
• 🔍 Анализ НДФЛ и Проверка расчёта взносов — контроль налогов перед сдачей отчётности.

Отчёты находятся в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате (ЗУП) или Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате (Бухгалтерия).

Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте настраивается способом учёта начислений. Если учёт ведётся в ЗУП, проводки формируются при синхронизации с Бухгалтерией. Типовая схема выглядит так:

Счёт затрат (20, 26, 44) зависит от подразделения и вида деятельности: производство, управление или торговля. Он задаётся в способе отражения начисления, а не выбирается вручную при каждом расчёте.

Частые ошибки при расчёте зарплаты

Разберём то, что реально ломает расчёт, а не очевидные опечатки.

Отклонения введены после начисления. Больничный или отпуск, созданный позже документа зарплаты, в неё не попадёт. Решение — пересчитать: программа предложит это в следующем документе начисления либо нужно перепровести текущий.

Задвоение отпускных. Если отпускные начислили документом Отпуск и вручную добавили строку в начисление зарплаты — сумма удвоится. Отпуск считается своим документом, в зарплате за месяц его дублировать не нужно.

НДФЛ не бьётся с 13%. Чаще всего из-за стандартных вычетов, межрасчётных выплат (отпускные, больничные облагаются в момент выплаты) и округления по каждому сотруднику. Это норма, а не ошибка.

Сотрудник не попал в начисление. Нет действующего кадрового документа, дата приёма позже месяца расчёта или сотрудник уже уволен. Проверьте кадровую историю.

Неверный средний заработок. Если в базе нет данных за расчётный период (например, начали вести учёт в середине года), средний считается от оклада. Введите начисления прошлых периодов или справку с предыдущего места работы.

Частые вопросы