Как рассчитать зарплату в 1С:ЗУП — от табеля до выплаты

Зарплата за месяц в 1С:ЗУП 3.1 начисляется одним документом — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Но чтобы он посчитал суммы правильно, к моменту его создания в базе уже должны лежать графики работы, табель или документы-отклонения (отпуска, больничные), а на сотрудниках — действующие плановые начисления. Если этого нет, документ либо недосчитает дни, либо вообще не подтянет человека.

Разберём полный цикл: от подготовки расчётного периода до выплаты и закрытия месяца. Пути даны для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (интерфейс «Такси»). В 1С:Бухгалтерии расчёт зарплаты устроен проще и здесь не рассматривается — там нет кадрового и позаказного блока ЗУП.

Что проверить до начисления: период, настройки и графики

Начисление опирается на норму времени, а норму задаёт график работы сотрудника. Поэтому первый шаг — убедиться, что графики заполнены на расчётный месяц.

1. Откройте Настройка → Предприятие → Производственные календари. Календарь на текущий год должен быть заполнен рабочими и праздничными днями — от него считаются все графики.
2. Проверьте графики работы в Настройка → Графики работы сотрудников. У каждого графика должна быть норма на нужный месяц. Если месяц пустой, откройте график и нажмите заполнение по кнопке в его форме.
3. Убедитесь, что у сотрудников назначены плановые начисления (оклад, тариф, надбавки) — это видно в карточке сотрудника по ссылке на кадровые документы или в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.

Отдельно загляните в Настройка → Расчёт зарплаты. Здесь включаются возможности, от которых зависит состав документа: оплата по среднему, районные коэффициенты, северные надбавки, удержания. Если нужного начисления нет в списке на экране, его обычно забыли включить именно здесь.

Как внести отработанное время и неявки

ЗУП считает зарплату «от обратного»: сотрудник отработал всю норму по графику, если не зарегистрировано отклонение. Поэтому полностью отработанный месяц в табель вносить не нужно — программа возьмёт норму из графика сама.

Фиксировать нужно только отклонения:

• 🏖 Отпуск — документ Зарплата → Отпуска (ежегодный, без сохранения оплаты, учебный).
• 🤒 Больничный — Зарплата → Больничные листы. Номер ЭЛН подтягивается из СФР по запросу.
• ✈️ Командировка — Зарплата → Командировки (оплата по среднему).
• 🚫 Прогул, отгул, простой — документ Зарплата → Отсутствия (болезни, прогулы, неявки).
• ⏰ Сверхурочные, работа в выходные — Зарплата → Работа в выходные и праздники или Сверхурочная работа.

Табель как отдельный документ (Зарплата → Табели) заводят только при суммированном учёте рабочего времени или когда время нужно вносить вручную по дням. Для обычной пятидневки с окладом он не нужен.

Порядок ввода внутри месяца тоже имеет значение: сначала кадровые приказы (приёмы, переводы, изменения оклада), затем отклонения, и только потом начисление за месяц.

Начисление зарплаты одним документом

Когда время и отклонения внесены, создаём основной документ.

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и создайте новый документ.
2. Укажите месяц начисления и организацию (если организаций несколько).
3. Нажмите Заполнить. Программа подтянет всех сотрудников, их плановые начисления, рассчитает дни и часы по графику с учётом отклонений, посчитает НДФЛ и страховые взносы.

Документ состоит из нескольких вкладок:

• Начисления — оклады, премии, надбавки, оплата по среднему.
• НДФЛ — исчисленный налог по каждому сотруднику.
• Удержания — алименты, профсоюзные взносы, удержания по исполнительным листам.
• Взносы — страховые взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ и травматизм.
• Корректировки выплаты и Доначисления, перерасчёты — появляются, если были перерасчёты за прошлые периоды.

Проверьте итоги прямо в документе: колонка с суммой к выплате по каждому сотруднику и общая сумма внизу. Если видите нулевую строку или явно заниженную сумму — не проводите, сначала разберитесь с причиной (см. раздел про ошибки ниже). После проверки нажмите Провести и закрыть.

Если в организации применяются районный коэффициент или северная надбавка, их не нужно считать отдельно — при включённой настройке (Настройка → Расчёт зарплаты) документ начисляет их автоматически поверх оклада и премий. То же касается доплаты до МРОТ: ЗУП сравнивает начисленное с минимальным размером оплаты труда и добавляет недостающую сумму отдельной строкой, если сотрудник отработал норму.

Проверка результата: отчёты и анализ

Перед выплатой сумму стоит сверить. ЗУП даёт для этого несколько отчётов в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

Что проверяют на практике:

• ✅ Нет ли нулевых сумм у работавших сотрудников — частый признак незаполненного графика или отсутствия планового начисления.
• ✅ Совпадает ли норма дней с производственным календарём — отклонение говорит о пропущенном отпуске или больничном.
• ✅ Корректен ли НДФЛ — особенно у сотрудников с вычетами на детей и у тех, чей доход перешёл порог прогрессивной ставки.
• ✅ Сошлись ли взносы по базам с итогом начислений.

Если нашли расхождение уже после проведения — не удаляйте документ. Отмените проведение, внесите недостающее отклонение или поправьте кадровый приказ, затем перезаполните и проведите начисление заново.

Нестандартные ситуации и частые ошибки

Большинство проблем расчёта — это не сбой программы, а недовведённые данные. Типичные симптомы и их причины:

Отдельно про больничные. С 2022 года пособие по временной нетрудоспособности выплачивается напрямую из СФР (бывший ФСС — фонды объединены с 2023 года). Работодатель в ЗУП рассчитывает и оплачивает только первые три дня болезни за свой счёт, остальное фонд считает и платит сам по данным электронного листка. Поэтому в сумме к выплате по больничному вы увидите только эти три дня.

Если сотрудник работает неполный месяц (принят или уволен в середине), документ начисления сам пропорционально посчитает оклад по отработанным дням графика — вручной пересчёт не нужен, достаточно корректной даты в кадровом приказе.

Отдельная частая причина неверных сумм по отпуску и больничному — неполный расчётный период для среднего заработка. Отпускные считаются из заработка за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска (среднедневной — делением на 29,3), больничный — из заработка за два предыдущих календарных года с делителем 730. Если сотрудник пришёл недавно и данных в базе нет, внесите справку о заработке с прежнего места работы, иначе средний посчитается заниженным или от МРОТ.

Выплата зарплаты и расчётные листки

После проведения начисления формируем выплату. Сроки выплаты регулирует статья 136 ТК РФ: зарплата выдаётся не реже чем каждые полмесяца, аванс — за первую половину месяца.

Ведомость создаётся в разделе Выплаты:

1. Выплаты → Ведомости в банк — для перечисления на карты (в том числе в рамках зарплатного проекта).
2. Выплаты → Ведомости в кассу — для выплаты наличными.
3. В ведомости укажите месяц, вид выплаты (Зарплата за месяц или Аванс) и нажмите Заполнить.

Программа подтянет суммы к выплате из проведённого начисления. Для зарплатного проекта из банковской ведомости формируется файл для отправки реестра в банк — кнопка выгрузки в форме ведомости.

Расчётные листки выдают сотрудникам при выплате зарплаты (это обязанность работодателя по ст. 136 ТК РФ). Сформировать их можно двумя способами:

• 🖨 На печать/в PDF — Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок, с отбором по сотруднику или подразделению.
• 📧 Разослать по email — в ЗУП есть рассылка расчётных листков с паролем; настраивается в разделе отчётов по зарплате, если у сотрудников заполнены адреса.

Закрытие месяца: НДФЛ, взносы и отражение в учёте

Расчёт зарплаты не заканчивается ведомостью. После выплаты выполняются регламентные операции.

• 💰 Перечисление НДФЛ. Налог исчисляется в документе начисления, а удержанным становится в момент выплаты — поэтому сумма к перечислению формируется по факту проведения ведомости. Суммы к уплате видны в Налоги и взносы → Отчётность, справки и в самих ведомостях. НДФЛ платится в составе единого налогового платежа по срокам из НК РФ. Вычеты на детей и прогрессивную шкалу ЗУП применяет автоматически, если в карточке сотрудника оформлено заявление на вычеты и корректно накоплен доход с начала года.
• 📊 Страховые взносы. С 2023 года действует единый тариф: в пределах облагаемой базы — 30%, с выплат сверх предельной базы — 15,1%. Малые и средние предприятия (из реестра МСП) платят с части выплат сверх МРОТ по пониженной ставке. Все эти параметры ЗУП подставляет сам — главное, чтобы в карточке организации был указан верный статус и тариф. Начисленные взносы уходят в отчётность (РСВ, персонифицированные сведения, ЕФС-1). Отчёты формируются в Отчётность, справки → 1С-Отчётность.
• 📁 Отражение зарплаты в бухучёте. Документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте формирует проводки по счетам затрат. Если ЗУП работает в связке с 1С:Бухгалтерией, этот документ синхронизируется в неё, и бухгалтер видит начисления на счетах 70, 69, 68.

Проверить, что месяц закрыт корректно, помогает отчёт «Задолженность по зарплате» — после выплаты и проведения всех ведомостей задолженность по отработанному периоду должна обнулиться (кроме сумм, которые фонд доплачивает напрямую).

Частые вопросы