Заводим расходный материал в справочнике номенклатуры

Пришла коробка новых картриджей, а в приёмке их не выбрать — в справочнике такой позиции ещё нет. Чтобы сделать расходник в 1С, его сначала заводят как обычную номенклатуру: создают карточку расходного материала, задают вид номенклатуры, единицу хранения и, если нужно, упаковки. После этого расходник появляется в документах поступления, перемещения и списания.

Дальше — на примере 1С:Управление торговлей 11 (интерфейс «Такси»). В 1С:Бухгалтерии 3.0 логика та же, отличаются только разделы меню — на этом остановлюсь отдельно.

Чем расходник отличается от обычного товара и каким видом его завести

«Расходник» — это расходный материал: бумага, картриджи, канцелярия, реагенты, запчасти для оборудования. В учёте он почти ничем не отличается от товара: его покупают, хранят на складе, списывают в расход. Поэтому в карточке у него тип «Товар», а не «Услуга» или «Работа».

Главный выбор на старте — вид номенклатуры. Это шаблон, который определяет сразу несколько вещей:

• 📦 тип позиции (товар / услуга / тара);
• 🏷️ использовать ли характеристики (варианты одной позиции);
• 📅 вести ли учёт по сериям и срокам годности;
• 🧩 какой набор дополнительных реквизитов и свойств будет в карточке;
• ✍️ шаблон рабочего наименования.

Если вы заводите десятки похожих расходников, удобно сделать для них отдельный вид — например, «Расходные материалы». Тогда новые карточки будут создаваться уже с нужными настройками, и не придётся каждый раз включать серии или характеристики вручную.

Чтобы иметь возможность создавать свои виды, в разделе НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → Номенклатура должен быть включён флажок «Несколько видов номенклатуры». Там же включаются характеристики и серии — их мы ещё разберём.

Пошагово: создаём карточку расходного материала

Открываем список номенклатуры: раздел НСИ и администрирование → Номенклатура (в разных релизах команда может лежать прямо в группе НСИ). Дальше по шагам.

1. Нажмите «Создать». Если видов номенклатуры несколько, 1С сначала спросит вид — выберите «Товар» или ваш вид для расходников.
2. В поле «Рабочее наименование» введите внутреннее название, по которому позицию будут искать в документах, — например, Картридж HP CF283A. Это наименование видят сотрудники, оно не обязано совпадать с названием для печати.
3. Заполните «Наименование для печати», если расходник попадает в накладные и счета, — здесь пишут полное название из документов поставщика.
4. Укажите группу (папку) справочника — так расходники не потеряются среди товаров. Если групп ещё нет, создайте группу Расходные материалы заранее.
5. Выберите единицу хранения остатков (о ней — в следующем разделе).
6. Задайте ставку НДС и, при необходимости, страну происхождения, артикул, штрихкод.
7. Нажмите «Записать». Карточка готова, расходник можно выбирать в документах.

Артикул и штрихкод заполнять не обязательно, но для склада это экономит время при приёмке. Рабочее наименование после первых документов лучше не менять — иначе в старых накладных позиция будет выглядеть иначе, чем в справочнике, и это путает при сверке.

Единицы измерения: упаковки и коэффициенты пересчёта

Единица хранения остатков — это та единица, в которой расходник лежит на складе и считается в отчётах. Для картриджей это шт, для бумаги — чаще пачка или шт, для кабеля — м.

Единицы берутся из классификатора ОКЕИ. Если нужной единицы в списке нет, её добавляют в справочник единиц измерения прямо из поля выбора.

Проблема начинается, когда расходник покупают коробками, а списывают поштучно. Для этого в карточке заводят упаковки с коэффициентом пересчёта к единице хранения:

Теперь при поступлении кладовщик выбирает коробка, вводит количество 2, а на складе появляется 200 шт. При списании выбирается шт. 1С сама пересчитывает количество по коэффициенту.

Базовую единицу хранения выбирайте по тому, как расходник списывается, а не как приходит. Списываете поштучно — базовой делайте шт, даже если поставщик отгружает коробками. Если базовой назначить коробку, дробное списание (полкоробки) считать будет неудобно, а остатки в отчётах станут нечитаемыми.

Для расходников, которые всегда и покупают, и списывают поштучно, упаковки не нужны — оставьте одну единицу хранения, и карточка будет проще.

Дополнительные реквизиты и свойства расходника

Стандартных полей карточки хватает не всегда. Чтобы, например, отмечать принтер, к которому подходит картридж, или отдел-потребителя, используют дополнительные реквизиты и сведения.

Разница между ними простая:

• Дополнительный реквизит хранится в самой карточке, участвует в отборах и выводится в списке. Пример: Совместимое оборудование, Назначение.
• Дополнительное сведение — это пометка «сбоку», она не меняет карточку и удобна для служебной информации.

Набор доп. реквизитов привязывается к виду номенклатуры: настроили один раз для вида «Расходные материалы» — и поля появятся во всех карточках этого вида. Управление наборами — в разделе НСИ и администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения (функциональная опция должна быть включена).

Значения доп. реквизитов удобно делать из списка, а не вводить текстом. Тогда по полю Совместимое оборудование можно будет отфильтровать все расходники под конкретный принтер — это ускоряет подбор на складе.

Не выносите в доп. реквизиты то, для чего в карточке уже есть штатное поле: артикул, страна происхождения, ставка НДС. Дублирование данных в двух местах рано или поздно разойдётся, и непонятно будет, какому значению верить. Доп. реквизиты — только для того, чего в типовой карточке нет.

Серии, сроки годности и характеристики

Три настройки для расходников, которым недостаточно одной карточки. Все три включаются на уровне вида номенклатуры.

Характеристики — это варианты одной позиции. Картридж одной модели не нужен, но перчатки размеров S/M/L или стяжки разной длины логично держать в одной карточке, а варианты — в характеристиках. На складе остатки и цены ведутся в разрезе характеристик, в документах выбирается конкретный вариант. Включается флажком «Использовать характеристики» в настройках вида или справочника номенклатуры.

Серии нужны, когда партии расходника различаются и это важно для учёта. Для расходных материалов серия чаще всего несёт срок годности — у реагентов, клеёв, картриджей для медтехники. Политику учёта серий задают на виде номенклатуры: по какому принципу различать партии и требовать ли указания серии при поступлении и списании.

Срок годности привязывается к серии. После настройки 1С при списании подсказывает партии по сроку (по принципу FEFO — раньше истекает, раньше уходит) и показывает в отчётах, что скоро просрочится.

Если ничего из этого расходнику не нужно, оставьте вид без серий и характеристик — это самый частый и самый удобный случай.

Цены на расходные материалы: виды цен и их установка

Если расходники не только списываются внутри компании, но и продаются или передаются между подразделениями по стоимости, им задают цены. Цена в 1С:Управление торговлей хранится не в карточке напрямую, а в разрезе видов цен.

Вид цены — это, по сути, прайс-лист: закупочная, оптовая, розничная. Виды цен настраивают в разделе CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен. Для расходников обычно достаточно одной-двух: закупочной и той, по которой они уходят со склада.

Сами цены назначают не в карточке, а документом «Установка цен номенклатуры» (раздел CRM и маркетинг). В документе выбирают вид цены, добавляют расходники и проставляют суммы. С даты документа цена действует во всех новых документах продажи и передачи.

Для чисто внутренних расходников, которые только списываются в затраты, цены задавать не нужно: стоимость спишется по себестоимости из поступления.

Где лежит номенклатура в разных конфигурациях

Путь к справочнику зависит от конфигурации. Основные варианты:

Сами поля карточки — вид номенклатуры, единицы, упаковки, ставка НДС — в этих конфигурациях называются одинаково. Различается набор возможностей: полноценные характеристики, серии и гибкие виды цен — это про УТ и ERP, в Бухгалтерии они беднее.

Частые ошибки при заведении расходников

Ошибки, из-за которых расходник потом неудобно использовать, почти всегда родом из карточки. Короткая диагностика:

Отдельная типичная проблема — наименование. Если менять рабочее наименование после того, как по позиции уже прошли документы, в старых накладных останется прежний текст, и при инвентаризации это создаёт путаницу. Договоритесь о правилах именования заранее: марка, модель, объём — в одном порядке для всех расходников.

Частые вопросы