Отгрузка товара покупателю в 1С 8.3: оформляем реализацию, печатаем ТОРГ-12 или УПД

Расходную накладную в 1С 8.3 делают документом «Реализация»: в 1С: Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → кнопка Реализация → Товары (накладная, УПД). Заполняете покупателя, склад и товары, проводите документ, а затем через кнопку Печать выводите нужную форму — ТОРГ-12, УПД или простую расходную накладную.

Типичная ситуация: менеджер звонит со склада, машина покупателя уже у ворот, а бумаг нет. Документ в 1С оформляется за пару минут, если справочники заполнены заранее. Если справочники не заполнены, документ либо не проведётся, либо напечатается с пустыми реквизитами.

Что проверить до того, как оформлять отгрузку

Многие проблемы с накладной появляются не в самом документе, а в справочниках. Перед первой отгрузкой новому клиенту проверьте:

• 🏢 Контрагент — ИНН, КПП, юридический адрес. Эти данные попадают в печатную форму как реквизиты грузополучателя и покупателя.
• 📄 Договор — вид «С покупателем». Если договоров несколько, программа подставит основной, а не нужный.
• 📦 Номенклатура — единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры. Без ставки НДС сумма налога в строке будет нулевой.
• 🏬 Склад — тот, с которого реально уходит товар.
• 💰 Цены продажи — если цены установлены документом «Установка цен номенклатуры», они подтянутся сами.
• 🏷 Остатки — по отчёту Склад → Остатки товаров или оборотно-сальдовой ведомости по счёту 41.

Как сделать расходную накладную в 1С: Бухгалтерии 3.0

Шаг 1. Создание документа

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите Товары (накладная, УПД). Для смешанной отгрузки, когда в одном документе и товары, и услуги, выберите вариант Товары, услуги, комиссия.
3. Проверьте дату. От неё зависит период выручки и НДС, поэтому документ «задним числом» в закрытом квартале лучше согласовать с главным бухгалтером.

Шаг 2. Шапка

• Контрагент — покупатель. После выбора программа подставит договор.
• Договор — проверьте, что выбран нужный, особенно если есть договоры в разных валютах.
• Склад — откуда списывается товар.
• Цены — гиперссылка в шапке открывает настройку: тип цен и признак «Сумма включает НДС». Если клиент работает по прайсу «опт», а подставился «розница», меняйте здесь, а не вручную в каждой строке.

Шаг 3. Табличная часть «Товары»

1. Добавляйте строки кнопкой Добавить или через Подбор — во втором случае видны остатки, и проще не отгрузить то, чего нет.
2. Проверьте в каждой строке количество, цену, ставку НДС.
3. Счета учёта (41.01, 90.01.1, 90.02.1) программа подставляет по настройкам. Если колонок со счетами не видно, они скрыты — откройте их через меню Ещё → Изменить форму.

Шаг 4. Расчёты и подвал

• На закладке или в разделе «Расчёты» указывается порядок зачёта аванса — по умолчанию автоматически.
• Внизу формы — ответственные лица и комментарий. Подписантов настраивают один раз в карточке организации, иначе в печатной форме поля подписей будут пустыми.
• Кнопка Выписать счёт-фактуру внизу создаёт счёт-фактуру на основании накладной.

Шаг 5. Проведение

Нажмите Провести и закрыть или сначала Провести, чтобы проверить проводки кнопкой Дт/Кт.

Расходная накладная в 1С: Управление торговлей 11

В УТ 11 логика та же, но документ называется «Реализация товаров и услуг», а учёт ведётся оперативно, без бухгалтерских счетов.

В УТ 11 у клиента есть два уровня: партнёр (с кем работаем) и контрагент (юрлицо, на которое выписываются документы). Условия продажи — вид цен, порядок оплаты — задаёт соглашение. Если соглашение не выбрано, цены не подтянутся.

Порядок в УТ 11:

1. Создайте документ из списка документов продажи или — лучше — на основании заказа клиента (кнопка Создать на основании).
2. В шапке: партнёр, контрагент, соглашение, склад, организация.
3. На закладке «Товары» добавьте строки или проверьте подставленные из заказа.
4. Проверьте статус документа. От него зависит, считается ли товар отгруженным и проданным.
5. Проведите и распечатайте.

Какую печатную форму выбрать: ТОРГ-12, УПД или простая накладная

Один и тот же документ реализации печатает несколько форм. Список открывается кнопкой Печать в форме документа или в списке.

Как настроить печать удобнее:

• 🖨 Комплект документов. В меню Печать есть пункт для печати нескольких форм сразу и выбора количества экземпляров. Удобно, если всегда печатаете УПД в двух экземплярах плюс ТТН.
• ✍️ Подпись и печать. В карточке организации можно загрузить факсимиле подписей и оттиск печати. Тогда при печати появляется флажок «Подпись и печать», и форма уходит клиенту по почте уже «подписанной».
• 📧 Отправка. Из формы печати кнопкой отправки по почте документ уходит клиенту в PDF прямо из 1С.

Серии, сроки годности и характеристики в накладной

Этот раздел относится в первую очередь к УТ 11, КА и ERP. В 1С: Бухгалтерии 3.0 характеристик и серий нет — один размер или цвет там заводят отдельной позицией номенклатуры. Для импортного товара в БП в строке указывают страну происхождения и регистрационный номер декларации, если включён учёт по номерам ГТД.

Как включить

1. В УТ 11 откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура.
2. Включите флажки «Характеристики номенклатуры» и «Серии номенклатуры».
3. В карточке вида номенклатуры отметьте, что для этого вида используются характеристики и серии, и выберите политику учёта серий. Там же задаётся, что серия хранит срок годности.

Настройка идёт по видам номенклатуры, а не по каждой позиции. Это удобно: включили серии для вида «Молочная продукция» — и они работают для всех товаров этого вида.

Как заполнить в документе

• 🎨 Характеристика — отдельная колонка в строке товара: размер, цвет, фасовка. Без неё документ с таким товаром не проведётся.
• 🔢 Серия — указывается в строке или в отдельной форме указания серий, если в одной строке несколько партий.
• 📅 Срок годности — хранится в самой серии. При подборе выбирайте серию с ближайшим сроком, чтобы не списывать просрочку потом.

Проведение: какие движения и проводки сформирует документ

В Бухгалтерии 3.0 после проведения кнопка Дт/Кт покажет проводки. Для обычной отгрузки товара плательщиком НДС они такие:

Пример. Отгружено 10 коробок по 1 200 руб. с НДС 20 %. Выручка — 12 000 руб., НДС — 12 000 × 20 / 120 = 2 000 руб. Если себестоимость коробки 700 руб., списание составит 7 000 руб.

Кроме проводок, документ делает записи в регистрах накопления: остатки на складе уменьшаются, растёт долг покупателя, появляется запись для книги продаж (после регистрации счёта-фактуры или УПД со статусом 1).

В УТ 11 проводок нет. Документ двигает остатки товаров на складе, долг клиента, выручку и себестоимость для управленческих отчётов. Проверить движения можно через команду просмотра движений документа (в меню Ещё).

Резерв под заказ клиента перед отгрузкой

Резервирование работает в УТ 11, КА и ERP. В Бухгалтерии 3.0 резервов нет: «Счёт покупателю» ничего не бронирует, и товар из счёта может продать коллега.

Как зарезервировать в УТ 11:

1. Оформите заказ клиента (Продажи → Заказы клиентов).
2. В строках заказа выберите вариант обеспечения «Резервировать на складе».
3. Переведите заказ в статус «К выполнению». С этого момента товар закреплён за клиентом и не попадает в свободный остаток для других заказов.
4. Когда клиент готов забрать — создайте реализацию на основании заказа. Строки, склад и цены перенесутся, а резерв закроется отгрузкой.

Чтобы посмотреть, что и под кого зарезервировано, используйте отчёт о состоянии обеспечения заказов в разделе продаж или склада.

Почему расходная накладная не проводится или печатается с ошибками

Ещё два случая, которые часто путают:

• Документ провели, а остаток не уменьшился — в УТ 11 смотрите статус реализации: при некоторых статусах переход права собственности ещё не отражён.
• Отгрузку отразили дважды — так бывает, когда реализацию копируют из прошлой и проводят обе. Лишний документ пометьте на удаление и отмените его проведение, иначе задвоятся выручка и НДС.

Частые вопросы