Учёт расходов в 1С:Бухгалтерии: от первичного документа до финрезультата

Расход в 1С:Бухгалтерии не появляется от одной записи «вручную». Его формирует первичный документ: поступление, требование-накладная, авансовый отчёт, начисление зарплаты. А на финансовый результат бóльшая часть затрат попадает только после обработки Закрытие месяца. Поэтому «провести расход» — это не одно действие, а цепочка от ввода документа до закрытия периода.

Разберём эту цепочку на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 (конфигурация БП 3.0, интерфейс «Такси»). Пройдём от выбора счёта и статьи затрат до проводок, которые увидите в оборотно-сальдовой ведомости.

С чего начинается расход: счёт и статья затрат

Любая затрата в 1С привязана к двум координатам: счёту учёта и статье затрат. От них зависит, куда программа отнесёт сумму при закрытии месяца.

Основные счета затрат в плане счетов БП 3.0:

• 🏭 20 «Основное производство» — прямые затраты на продукцию, работы, услуги;
• 🔧 23 «Вспомогательные производства»;
• 📦 25 «Общепроизводственные расходы» — косвенные, но связанные с производством;
• 🏢 26 «Общехозяйственные расходы» — управленческие (аренда офиса, бухгалтерия, связь);
• 🛒 44 «Расходы на продажу» — для торговли и коммерческих затрат;
• 💸 91.02 «Прочие расходы» — пени, госпошлины, услуги банка, то, что не связано с основной деятельностью.

Статья затрат задаёт аналитику внутри счёта. Для налогового учёта у неё есть важный реквизит — вид расхода (материальные, оплата труда, амортизация, прочие). Он определяет, как сумма ляжет в декларацию по налогу на прибыль, поэтому в карточке статьи этот реквизит заполняйте осознанно, а не «как получится».

Есть ещё одно деление, важное для налога на прибыль, — прямые и косвенные расходы. Прямые (сырьё, зарплата производственных рабочих) формируют себестоимость готовой продукции и уменьшают налог только по мере её продажи. Косвенные списываются в периоде начисления целиком. Перечень прямых расходов для налогового учёта задаётся в Главное → Налоги и отчёты → Налог на прибыль → Перечень прямых расходов. Если его не заполнить, программа будет считать прямыми только то, что попадает под типовые правила, и налоговая себестоимость может разойтись с бухгалтерской.

Эта разница между бухгалтерским и налоговым учётом — нормальная ситуация. Часть затрат (нормируемые представительские, часть рекламы, проценты по займам) в налоговом учёте принимается не полностью. 1С ведёт оба учёта параллельно и фиксирует постоянные и временные разницы, если в настройках включено применение ПБУ 18/02.

Поступление товаров и услуг: первичный документ

Самый частый расход — то, что организация купила. Вводится документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).

Порядок действий:

1. Создайте документ, выберите вид: «Товары», «Услуги» или «Товары, услуги, комиссия».
2. Укажите поставщика и договор.
3. На вкладке с товарами заполните номенклатуру, количество и сумму. Для услуг на вкладке «Услуги» задайте счёт затрат и статью — именно здесь услуга превращается в расход.
4. Проверьте ставку и сумму НДС, при необходимости зарегистрируйте счёт-фактуру внизу формы.

При проведении формируются проводки. Для услуги, отнесённой на общехозяйственные расходы:

Обратите внимание: товары (41) и материалы (10) при поступлении ещё не расход — это активы на балансе. Расходом они станут позже, при списании или продаже.

Расходы через авансовый отчёт и услуги без склада

Не всё покупается по накладной. Командировочные, канцелярия за наличные, мелкие покупки подотчётника оформляются документом Банк и касса → Авансовые отчёты.

На вкладке «Товары» или «Прочее» укажите, что приобретено, и счёт затрат. Если сотрудник купил канцтовары для офиса, корректно провести их через 10 с последующим списанием, а не сразу на 26 — так вы не потеряете остаток на складе. Для разовых услуг (например, нотариус) допустимо сразу относить сумму на счёт затрат.

Отдельный случай — расходы, которые относятся к будущим периодам: годовая страховка, подписка на сервис, неисключительная лицензия на программу. Их сумму относят на счёт 97 «Расходы будущих периодов», а затем списывают равными долями в течение срока действия. В карточке счёта 97 задаётся период и способ списания, после чего затрата ежемесячно переносится на счёт 20, 26 или 44 автоматически при закрытии месяца. Разово списывать такие суммы в расход неверно — исказится результат текущего месяца.

Проводка типичной покупки за наличные подотчётником:

• Дт 10 (или 26, 44) Кт 71.01 — сумма расхода;
• Дт 19 Кт 71.01 — НДС, если поставщик выставил счёт-фактуру.

Списание материалов и товаров в затраты

Материалы переводятся в расход документом Склад → Требование-накладная (или Производство → Требование-накладная). В нём на вкладке «Материалы» выбираете, что списываете, а на вкладке «Счёт затрат» — куда: счёт 20, 25, 26 или 44 и соответствующую статью.

Проводка списания:

• Дт 20 (25, 26, 44) Кт 10 — стоимость списанных материалов.

Стоимость списания рассчитывается по методу оценки МПЗ, заданному в Главное → Учётная политика. В БП 3.0 доступны по средней и ФИФО. Метод ЛИФО с 2008 года не применяется, в программе его нет.

Товары в розничной и оптовой торговле списываются иначе — в момент продажи документом Продажи → Реализация:

• Дт 90.02 Кт 41 — себестоимость проданных товаров;
• Дт 90.07 Кт 44 — расходы на продажу (при закрытии месяца).

Зарплата и страховые взносы как затраты

Оплата труда — обычно крупнейшая статья расходов. Начисляется документом Зарплата и кадры → Все начисления (в БП 3.0 с включённым кадровым модулем) или загружается из 1С:ЗУП.

Счёт затрат для зарплаты каждого сотрудника берётся из способа отражения, который настраивается в учёте зарплаты и в карточках начислений. Один документ сразу формирует и сами начисления, и взносы:

С 2023 года взносы по единому тарифу перечисляются в ФНС, а взносы на травматизм — в Социальный фонд России (СФР, бывший ФСС); в проводках это по-прежнему счёт 69 с разными субсчетами. Счёт затрат (20, 25, 26, 44) подтягивается тот же, что у начислений сотрудника, — так зарплата и взносы попадают в одну статью.

Распределение косвенных расходов

Прямые затраты (20) закрываются на конкретную продукцию. А косвенные — 25 и 26 — нужно распределить. Здесь два принципиальных решения в учётной политике.

Первое — что делать с 26 счётом. В Главное → Учётная политика есть выбор метода для общехозяйственных расходов:

• В себестоимость продаж (директ-костинг) — счёт 26 закрывается напрямую на 90.08 «Управленческие расходы». Проще, подходит большинству.
• В себестоимость продукции, работ, услуг — счёт 26 распределяется на 20 по выбранной базе.

Второе — база распределения для 25 и 26 (если выбрано распределение на 20). Задаётся в регистре методов распределения косвенных расходов (открывается из той же учётной политики). База — то пропорционально чему делится сумма:

Числовой пример. За месяц на счёте 25 скопилось 300 000 ₽ общепроизводственных расходов. Выбрана база «Оплата труда». Прямая зарплата по изделию А — 400 000 ₽, по изделию Б — 200 000 ₽ (всего 600 000 ₽). Тогда на изделие А уйдёт 300 000 × 400 000 / 600 000 = 200 000 ₽, на изделие Б — 100 000 ₽. Проверить распределение можно справкой-расчётом после закрытия месяца — суммы в ней должны сойтись с этим расчётом.

Закрытие месяца: когда расходы попадают на финрезультат

До закрытия месяца большая часть затрат «висит» на счетах 20, 25, 26, 44. Перенос на финансовый результат делает обработка Операции → Закрытие месяца.

Выберите организацию и период, нажмите «Выполнить закрытие месяца ». Программа по порядку:

1. скорректирует стоимость списанных МПЗ (расчёт средней за месяц);
2. рассчитает и спишет амортизацию ОС и НМА;
3. распределит 25 и 26 по заданной базе;
4. закроет 20 на 90.02, 44 на 90.07, 26 (при директ-костинге) на 90.08;
5. рассчитает финансовый результат и налог на прибыль.

Перед закрытием стоит пройтись по короткому списку — он убирает 90% ошибок закрытия:

После закрытия откройте справки-расчёты прямо из формы закрытия месяца — по ним видно, какая сумма с какого счёта и по какой базе распределилась. Это основной инструмент разбора, если результат выглядит странно.

Как проверить, что расходы отражены верно

Три отчёта из раздела Отчёты закрывают самоконтроль:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (20, 26, 44) — показывает обороты и остаток. После закрытия месяца сальдо по 25 и 26 должно быть нулевым.
• Анализ счёта — раскрывает, с каких счетов и в какой сумме пришли затраты.
• Карточка счёта — детализация до конкретного документа, когда сумма не сходится.

Если по 20 или 26 после закрытия остался остаток — значит, не отработало распределение: не задана база, нет выпуска продукции или не закрыт встречный счёт. Смотрите справку-расчёт распределения косвенных расходов.

Ещё одна частая причина неверных сумм — нарушенная последовательность проведения документов. Если задним числом ввели или перепровели поступление, стоящее по дате раньше уже проведённых списаний, стоимость могла рассчитаться по старым данным. Перед закрытием месяца восстановите последовательность (кнопка в самой обработке закрытия) и перезапустите закрытие — суммы пересчитаются по актуальной хронологии.

Частые вопросы