Оформление продажи товаров и услуг в 1С: от документа до проводок

Продажу товаров и услуг в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют документом «Реализация (акт, накладная, УПД)» — он лежит в разделе Продажи. Этот один документ закрывает всё: списывает товар со склада, начисляет выручку и НДС, печатает накладную и формирует счёт-фактуру.

Частая ошибка новичка — заводить отдельные документы на отгрузку, на выручку и на НДС. Не нужно: все три проводки делает проведённая реализация автоматически. Разберём, как её заполнить, какие реквизиты влияют на проводки и как напечатать комплект документов для покупателя.

Пути и названия ниже даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси». В 1С:Управление торговлей и ERP продажу оформляют похожим документом «Реализация товаров и услуг», но путь в меню и набор реквизитов там другие — ориентируйтесь на раздел продаж своей конфигурации.

С чего начать: настройки и карточка номенклатуры

Перед первой продажей проверьте два момента — иначе документ либо не даст выбрать нужный тип операции, либо сформирует неверные проводки.

Функциональность программы. Откройте Главное → Функциональность. На вкладке Торговля должны стоять флажки для продажи товаров, а на вкладке Услуги — для оказания услуг. Если флажка нет, соответствующий вид операции в документе просто не появится.

Карточка номенклатуры. Каждая позиция в справочнике Справочники → Номенклатура имеет реквизит «Вид номенклатуры». От него зависит счёт учёта и проводки:

• 📦 для товара вид — «Товар», счёт учёта 41.01;
• 🧰 для продукции собственного производства — «Продукция», счёт 43;
• 🛠 для услуги — «Услуга», затраты по ней не списываются со склада.

Если у товара неверно указан вид номенклатуры, документ спишет его не с того счёта, и себестоимость «уедет». Проверьте карточку до того, как заведёте первую реализацию.

Как создать документ реализации

Зайдите в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Реализация». Программа предложит выбрать вид операции — он определяет набор вкладок в документе:

Для большинства случаев подойдёт «Товары, услуги, комиссия» — универсальный вариант, где есть вкладки и для товаров, и для услуг.

В шапке документа заполните:

1. Дата — дата отгрузки, именно ею датируются проводки.
2. Контрагент — покупатель из справочника.
3. Договор — подтянется автоматически, если у контрагента он один. Договор должен быть вида «С покупателем».
4. Склад — откуда списываете товар (для услуг не нужен).
5. Счёт на оплату — по желанию, если продажа идёт по выставленному счёту.

Если покупатель новый, его заводят прямо из поля «Контрагент» — достаточно ввести ИНН, и реквизиты подтянутся из базы ФНС (при подключённой интернет-поддержке). Договор программа создаст автоматически; проверьте только, что у него вид «С покупателем» — иначе документ не даст выбрать его в реализации. Валюту договора оставляют в рублях, если расчёты рублёвые; валютный договор добавит в документ пересчёт по курсу.

Откуда берётся цена. Если в договоре с покупателем указан тип цен (Справочники → Типы цен номенклатуры), программа подставит цену автоматически — вручную вбивать не придётся. Типы цен удобны, когда у вас прайс-лист: завели цену один раз в документе «Установка цен номенклатуры», и она тянется во все реализации. Если тип цен не задан, цену ставят в каждой строке руками.

Заполнение табличной части и счета учёта

Товары добавляют кнопкой «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее: он открывает справочник номенклатуры с остатками по складу, и вы видите, что реально есть в наличии.

Для каждой строки укажите:

• 🔹 Номенклатуру — что продаём;
• 🔹 Количество — программа контролирует остаток, если включён контроль отрицательных остатков;
• 🔹 Цену — вручную или из типа цен, если он задан в договоре;
• 🔹 % НДС — обычно 20%, подтягивается из карточки номенклатуры;
• 🔹 Счета учёта — колонка «Счета учёта» заполняется автоматически по виду номенклатуры.

Проверьте, что в колонке счетов для товара стоит пара 90.01.1 (выручка) и 90.02.1 (себестоимость), а счёт НДС — 90.03. Для услуг счёт выручки тот же, а себестоимость списывается со счёта затрат (20, 26 или 44) — его задают настройки.

Если выделяете услуги, перейдите на вкладку «Услуги» и добавьте строки там — у них нет склада и количества в штуках, только сумма и счёт затрат.

Как ускорить ввод похожих продаж. Когда вы регулярно отгружаете один и тот же набор товаров, не заполняйте документ заново. Откройте прошлую реализацию этому покупателю, нажмите «Создать на основании → Реализация» или скопируйте документ клавишей F9 — табличная часть перенесётся целиком, останется поправить дату и количество. Для повторяющихся комплектов пригодится и механизм «Наборы» в карточке номенклатуры: один подбор добавляет сразу несколько строк.

Счёт-фактура и печатные формы: ТОРГ-12, УПД, Акт

После заполнения нажмите «Провести», затем оформите документы для покупателя.

Счёт-фактура. Если вы на ОСНО и платите НДС, внизу документа нажмите ссылку «Выписать счёт-фактуру». Создастся документ «Счёт-фактура выданный», который попадёт в книгу продаж . По статье 168 НК РФ счёт-фактуру выставляют в течение 5 календарных дней с даты отгрузки.

Печатные формы вызывает кнопка «Печать» в командной панели:

• 🖨 ТОРГ-12 — товарная накладная на отгрузку товаров;
• 🖨 УПД — универсальный передаточный документ, заменяет связку «накладная + счёт-фактура»;
• 🖨 Акт об оказании услуг — для услуг;
• 🖨 Счёт-фактура — отдельная форма, если УПД не используете.

УПД со статусом «1» заменяет и накладную, и счёт-фактуру одновременно — отдельно выписывать счёт-фактуру тогда не нужно. Статус «2» — только передаточный документ без функции счёта-фактуры (для неплательщиков НДС).

Чтобы в УПД попали подписи и должности, занесите ответственных лиц в Главное → Организации → Подписи — иначе поля в печатной форме останутся пустыми.

Отправка покупателю по ЭДО. Если подключён электронный документооборот, бумагу печатать не обязательно. Нажмите в документе кнопку «ЭДО → Отправить электронный документ» — реализация уйдёт покупателю через оператора. Для электронного УПД и счёта-фактуры нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП): по требованиям НК РФ счета-фактуры подписывают только КЭП. Обычную накладную или акт по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью, но на практике для УПД используют КЭП.

Статус отправленного документа (отправлен, доставлен, подписан получателем) виден в самом документе и в журнале Продажи → Электронные документы.

Какие проводки формирует реализация

Проведённый документ делает движения по бухгалтерским счетам и по регистрам НДС. Вот типовой комплект для продажи товара на ОСНО:

Помимо проводок реализация делает движения по регистру «НДС продажи» — на их основе строится книга продаж. Проверить записи можно кнопкой «Дт/Кт» (показывает и проводки, и движения по регистрам в отдельных вкладках).

Для упрощёнки (УСН) проводок по НДС и счёта 90.03 не будет: выручка признаётся по оплате, а запись в КУДиР формируется при поступлении денег, а не при отгрузке.

Как проверить, что реализация отражена верно

После проведения стоит сверить результат по трём отчётам — так вы поймаете ошибку до сдачи отчётности, а не после.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (Отчёты → ОСВ по счёту) — показывает долг покупателя. Дебетовый остаток по контрагенту = сумма, которую он вам должен. Если оплата уже прошла, сальдо закроется.
• 📊 Отчёт «Валовая прибыль» (Руководителю → Валовая прибыль или в разделе отчётов по продажам) — видно выручку, себестоимость и прибыль по каждой продаже. Нулевая себестоимость здесь — сигнал, что партия не подобрана.
• 📊 Книга продаж (Отчёты → Книга продаж) — проверяет, что счёт-фактура по реализации попала в декларацию по НДС.

Как исправить или скорректировать реализацию

Если в проведённом документе нашлась ошибка, порядок действий зависит от того, успел ли покупатель получить документы.

Документы ещё не переданы покупателю. Откройте реализацию, исправьте данные и перепроведите. Проводки пересчитаются.

Документы уже у покупателя, меняется цена или количество. Создайте на основании реализации документ «Корректировка реализации» (кнопка «Создать на основании»). В нём указывают, что было и что стало; программа сформирует корректировочный счёт-фактуру и доначислит либо сторнирует НДС.

Отгрузки вообще не было (ошибочный документ). Пометьте реализацию на удаление и удалите через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Просто снять проведение мало — непроведённый документ всё равно виден в списках и отчётах как ошибочный.

Покупатель вернул товар. Это не корректировка, а отдельный документ «Возврат товаров от покупателя» — его тоже создают на основании реализации. Он приходует товар обратно на склад и сторнирует выручку и НДС. Корректировку реализации применяют, когда меняются цена или количество по уже признанной продаже, а возврат — когда товар физически вернулся.

Частые вопросы