Как сделать реестр накладных в программе 1С 8.3
Содержание
Быстрее всего реестр накладных собрать прямо из списка документов: откройте журнал поступлений или реализаций, задайте период, выделите нужные строки и нажмите кнопку с принтером — в её меню есть печатная форма «Реестр документов». Если к перечню нужны суммы, итоги и группировка — то же самое удобнее сделать через «Универсальный отчёт».
Реестр накладных в 1С просят по разным поводам: приложить перечень к акту сверки, отдать стопку документов в архив с описью, показать руководителю отгрузки за месяц, свериться с поставщиком по приходам. Везде нужен один результат — аккуратная таблица: дата, номер, контрагент, сумма. Способ одинаков и для приходных накладных (поступления от поставщиков), и для расходных (отгрузки покупателям) — отличается только список, из которого вы их берёте. Ниже разберём, как сделать такой реестр тремя способами и чем они отличаются.
Три способа собрать перечень накладных
В 1С нет отдельной кнопки «Реестр накладных». Перечень собирают одним из трёх инструментов, и выбор зависит от того, что вам нужно на выходе.
- 🧾 Печатная форма «Реестр документов» — готовый список прямо из журнала поступлений или реализаций. Подходит, когда нужен простой перечень на бумагу или в PDF.
- 📊 «Универсальный отчёт» — гибкий реестр с суммами, итогами и группировками по контрагентам, договорам, складам или месяцам.
- 📒 Стандартные отчёты по счетам 60 и 62 (оборотно-сальдовая ведомость, анализ субконто) — когда реестр нужен не сам по себе, а для сверки расчётов с контрагентом.
Дальше — каждый способ по шагам.
Печать реестра прямо из списка документов
Это самый быстрый вариант. Открываете журнал нужных накладных, задаёте период — и выводите перечень на печать.
Где лежат списки в 1С:Бухгалтерии 3.0:
| Что формируем | Раздел в 1С:Бухгалтерии 3.0 |
|---|---|
| Реестр приходных накладных | Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) |
| Реестр расходных накладных | Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) |
Порядок действий:
- Откройте нужный список — например,
Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). - Над таблицей задайте период отбора. Если поля периода не видно, раскройте настройку списка через кнопку
Ещё → Настроить списоки добавьте отбор по дате. - При необходимости отфильтруйте список по организации, контрагенту или складу — через то же
Настроить список → Отбор. - Выделите строки, которые пойдут в реестр. Чтобы выбрать все, встаньте в таблицу и нажмите
Ctrl+A. - Нажмите кнопку с изображением принтера над списком и выберите пункт «Реестр документов».
1С соберёт табличный документ: по строке на каждую накладную с номером, датой, контрагентом и суммой. Его можно сразу отправить на принтер или сохранить в файл (как — ниже).
В печатной форме «Реестр документов» обычно есть кнопка настройки колонок — через неё добавляют или убирают поля: договор, склад, валюту, комментарий. Набор полей зависит от вида документа.
Реестр строится только по тем строкам, которые реально попали в отбор и выделение списка. Если задать не тот период или забыть снять фильтр, часть накладных в перечень не войдёт — это первое, что стоит проверить при расхождении сумм.
Для 1С:Управления торговлей 11 путь к расходным документам отличается:
| Конфигурация | Где лежат документы реализации |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) |
| 1С:Управление торговлей 11 | Продажи → Документы продажи (все) |
Приходные документы в УТ 11 ищите в разделе закупок — список документов поступления. Печать реестра из списка работает так же: отбор по периоду, выделение строк, кнопка печати.
Реестр через «Универсальный отчёт» с суммами и итогами
Когда нужен не просто перечень, а таблица с подсчётом итогов и группировкой, удобнее «Универсальный отчёт».
- Откройте
Отчёты → Универсальный отчёт. - Вверху задайте период.
- В полях выбора источника укажите тип «Документ», затем выберите документ реализации (для расходных накладных) или документ поступления (для приходных).
- В качестве таблицы данных оставьте основные данные документа.
- Нажмите «Сформировать».
Отчёт выведет перечень накладных за период. По умолчанию он плоский — колонки и группировки настраиваются отдельно, об этом следующий раздел.
В реестр попадают и непроведённые накладные, если они есть в базе. Для чистого перечня добавьте отбор по признаку проведения (см. ниже) — иначе в список попадут черновики и ошибочные документы.
Главный плюс универсального отчёта перед печатной формой — суммы считаются автоматически: по итогу, по каждому контрагенту, по месяцу. Для акта сверки или отчёта руководителю это удобнее готовой печатной формы.
Пример. За сентябрь по покупателю прошло 12 отгрузок на 1 450 000 ₽. С группировкой по контрагенту универсальный отчёт свернёт их в одну строку с итогом, а по клику развернёт все 12 накладных с датами и номерами. Руководитель видит сводку, а бухгалтер — расшифровку, и оба смотрят на один отчёт.
Настройка колонок, отбора и группировок реестра
Вид универсального отчёта меняется в его настройках. Нажмите кнопку «Настройки» над отчётом — откроются разделы с полями, группировками, отборами и сортировкой.
Колонки (поля). Добавьте то, что нужно в реестре накладных:
- 📅 Дата и номер документа;
- 🏢 Контрагент и договор;
- 💰 Сумма документа, сумма НДС;
- 🏬 Склад, организация;
- 📝 Комментарий или ответственный — если ведёте по ним учёт.
Группировки. Сгруппируйте реестр так, как его будут читать:
- по контрагенту — чтобы видеть обороты по каждому покупателю или поставщику;
- по месяцам — для помесячной сводки отгрузок;
- по организации — если в базе несколько юрлиц;
- по складу — когда важно, откуда шёл товар.
Отбор. Чтобы в реестр попали только нужные накладные, задайте условия: период, организация, конкретный контрагент, признак проведения документа. Отбор по проведению отсекает черновики.
Сортировка. Упорядочьте строки по дате или по номеру — так перечень читается как журнал.
Настроенный вид не обязательно собирать заново каждый раз. В меню Ещё отчёта есть команда сохранить вариант — в следующий раз откроете готовый реестр одним кликом.
Эти же настройки полей и группировок — то, чем универсальный отчёт выигрывает у простой печатной формы: один раз собрали аналитику под себя и пользуетесь.
Реестр поступлений для сверки с поставщиком
Когда реестр нужен не сам по себе, а чтобы свериться с контрагентом по суммам, перечня документов мало — нужны обороты. Их дают стандартные бухгалтерские отчёты по счетам расчётов.
Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, задайте период и счёт: 60 — расчёты с поставщиками (приходные накладные), 62 — расчёты с покупателями (отгрузки). В настройках разверните ведомость по субконто «Контрагенты», а при необходимости и по «Договоры». Отчёт покажет по каждому контрагенту начальное сальдо, обороты за период и остаток — это и есть основа для акта сверки.
Анализ субконто. Отчёт Отчёты → Анализ субконто по субконто «Контрагенты» даёт детализацию до документов: видно, из каких именно поступлений или реализаций сложился оборот. Фактически это тот же реестр накладных, но привязанный к расчётам и суммам по счёту.
Схема выбора такая:
- нужен просто перечень документов → печатная форма «Реестр документов»;
- нужен перечень с суммами и группировками → «Универсальный отчёт»;
- нужна сверка расчётов с контрагентом → оборотно-сальдовая ведомость или анализ субконто по счёту 60 или 62.
Для акта сверки удобно приложить два документа: оборотно-сальдовую ведомость по контрагенту (итоговые суммы) и реестр накладных из списка (расшифровку по документам). Вместе они закрывают вопросы поставщика без лишней переписки.
Как выгрузить реестр в Excel, PDF или распечатать
Любой реестр — хоть печатная форма, хоть универсальный отчёт — это табличный документ, и выгружается он одинаково.
Сохранить в файл. Нажмите кнопку сохранения (дискета) или Главное меню → Файл → Сохранить как. В окне выбора укажите формат:
- 📗 Лист Excel (
.xlsx) — для дальнейшей обработки в таблице, фильтров, сводных. - 📄 Документ PDF (
.pdf) — чтобы отправить контрагенту или в архив без правок. - 🗂 Табличный документ (
.mxl) — родной формат 1С, открывается в самой программе.
Распечатать. Нажмите кнопку печати или Ctrl+P. Перед печатью проверьте в предпросмотре, что таблица помещается по ширине; при необходимости в настройках печати уменьшите масштаб или переверните страницу в альбомную ориентацию.
Если реестр длинный и «едет» за край листа, уберите лишние колонки в настройках — это надёжнее, чем ужимать масштаб до нечитаемого.
Регулярный реестр и доработка под свои задачи
Если реестр накладных нужен каждый месяц в одном и том же виде, ручную сборку можно сократить.
Сохранённый вариант отчёта. Настройте универсальный отчёт один раз и сохраните вариант (команда в меню Ещё). Дальше реестр открывается готовым — меняете только период.
Регулярная рассылка. В разделе Администрирование есть механизм рассылки отчётов (название пункта может отличаться по релизу). Он отправляет сохранённый вариант по расписанию на почту — удобно, когда реестр ждут руководитель или бухгалтерия другого юрлица.
Доработка печатной формы. Если стандартного набора колонок не хватает и нужна своя форма реестра — её делают не правкой типовой конфигурации, а отдельно:
- 🧩 через расширение конфигурации — так доработка не слетит при обновлении типовой;
- 📎 через внешнюю печатную форму, которую подключают в разделе
Администрирование(печатные формы, отчёты и обработки).
Не меняйте типовую конфигурацию напрямую ради одной печатной формы. После такой правки каждое обновление 1С придётся сверять вручную. Расширение и внешняя форма этого лишены.
Что проверить, если реестр получился неполным
Короткий чек-перед тем, как отправлять реестр дальше:
- Период. Самая частая причина нехватки строк — отбор по датам захватил не весь нужный интервал.
- Отбор по организации и складу. Если в базе несколько юрлиц, проверьте, не отфильтрован ли список по одному из них.
- Непроведённые документы. В универсальном отчёте без отбора по проведению в реестр попадают черновики; в печатной форме из списка — те строки, что вы выделили.
- Пометка на удаление. Помеченные на удаление накладные из списка видно, и они могут попасть в выделение — исключите их отбором или снимите выделение вручную.