Как провести ревизию товаров в 1С:Управление торговлей 11

Ревизия в «1С:Управление торговлей 11» — это инвентаризация склада документом «Пересчёт товаров»: он сверяет учётные остатки с фактическими. Расхождения закрывают двумя документами — «Оприходование товаров » на излишки и «Списание товаров» на недостачи. Вся цепочка живёт в разделе Склад и доставка.

УТ 11 ведёт управленческий и складской учёт. Это значит: пересчёт покажет, сколько товара реально лежит, пересчитает себестоимость и финансовый результат, но бухгалтерские проводки по излишкам и недостачам формируются уже в «1С:Бухгалтерии» после обмена данными — в самой УТ регламентированного учёта нет.

Ниже — порядок от подготовки склада до закрытия расхождений, с точными разделами меню и примерами чисел.

Когда проводить ревизию и какие бывают пересчёты

Ревизию делают не только «для порядка». Инвентаризация обязательна перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, после кражи или порчи, при выявлении фактов хищения, а также при реорганизации или ликвидации организации — состав обязательных случаев задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Внеплановую (внезапную) ревизию проводят по решению руководителя в любой момент.

По охвату пересчёт в УТ 11 бывает:

• Полный — считают весь склад целиком. Обычно перед годовой отчётностью.
• Частичный — по отдельной группе номенклатуры, виду товара или помещению. Удобно для крупных складов: пересчёты делают участками.
• Выборочный (внезапный) — проверяют несколько позиций без остановки всего склада, чаще для контроля работы кладовщика.

Охват в программе задаётся составом строк документа «Пересчёт товаров»: выбором склада, помещения и набора номенклатуры, которую вы в него включаете. Отдельных «режимов» полной или частичной ревизии переключать не нужно — всё решает, что именно вы поставили на пересчёт.

С чего начать: подготовка склада к пересчёту

Главная причина «кривой» ревизии — товар считают, пока по складу идут приёмки и отгрузки. Учётный остаток в этот момент плавает, и отклонение получается ложным.

Перед стартом зафиксируйте склад:

• 📦 Остановите приёмку и отгрузку по складу на время пересчёта — хотя бы по пересчитываемой группе товаров.
• 📄 Проведите все документы поступления и реализации, датированные до момента пересчёта.
• 🧾 Если склад работает по ордерной схеме, проведите все приходные и расходные ордера. В ордерной схеме учётный остаток складывается именно из проведённых ордеров — непроведённый ордер исказит сверку.
• 👤 Назначьте ответственного и комиссию, подготовьте бумажные или электронные ведомости для подсчёта.

Документ «Пересчёт товаров»: где создать и как заполнить

Основной документ ревизии — «Пересчёт товаров». Найдёте его в разделе Склад и доставка в списке пересчётов.

Порядок создания:

1. Откройте Склад и доставка, перейдите к списку пересчётов товаров и нажмите Создать.
2. В шапке укажите склад (и помещение, если склад разбит на помещения) и ответственного.
3. Нажмите Заполнить и выберите заполнение по учётным остаткам — таблица подтянет всю номенклатуру с текущим количеством по данным программы.
4. Оставьте документ в статусе «В работе» — это рабочее состояние, пока комиссия считает товар.
5. Внесите фактические количества в колонку факта.
6. Когда подсчёт закончен, переведите документ в статус «Выполнен».

Статусы «В работе» и «Выполнен» и есть те самые «этапы» ревизии: пока документ в работе, его можно дополнять и править, после перевода в «Выполнен» он фиксирует итог сверки.

Из заполненного документа можно распечатать бланк для ручного подсчёта: комиссия ходит по складу с бумагой, а потом вы переносите цифры в факт. Для этого воспользуйтесь командой печати в командной панели документа и выберите подходящий бланк. Если списки длинные, перед печатью отсортируйте строки так, как расставлен товар на складе, — считать по порядку полок быстрее и меньше пропусков.

Товары с характеристиками, сериями и упаковками попадают в пересчёт отдельными строками. Считайте фактическое количество в тех же единицах, в которых ведётся учёт, иначе в отклонение уйдёт разница упаковок, а не реальная недостача.

Фактические остатки и анализ отклонений

После заполнения учётными данными в документе видны две величины по каждой строке: количество по данным учёта и количество фактическое, которое вы вносите. Разница между ними — отклонение.

Логика простая:

• факт меньше учёта → недостача (например, учётное 50, по факту 48 → недостача 2 шт.);
• факт больше учёта → излишек (учётное 50, по факту 53 → излишек 3 шт.);
• факт равен учёту → строка сошлась, с ней ничего делать не нужно.

Как это выглядит в таблице пересчёта:

По первой строке позже оформят списание 2 кг, по второй — оприходование 3 пачек, третью не трогают.

Если при пересчёте нашёлся товар, которого в учёте нет вовсе (по данным программы остаток нулевой, а по факту он лежит), добавьте строку в документ вручную и укажите фактическое количество — он уйдёт в излишки.

Чтобы не искать расхождения глазами, отсортируйте таблицу по колонке отклонения или отфильтруйте строки, где оно не равно нулю. Нулевые строки по итогам ревизии не трогают — документы корректировки создаются только по товарам с отклонением.

Если на складе используется терминал сбора данных, фактические количества можно загрузить из него, а не вбивать вручную. Перед загрузкой сверьте, что в документ подтянулся тот же склад, по которому велась выгрузка ТСД.

Оприходование излишков и списание недостач

Сам «Пересчёт товаров» фиксирует расхождение, но не меняет остатки. Чтобы учёт сошёлся с фактом, по итогам пересчёта вводят два документа.

Оба удобнее создавать по кнопке «Создать на основании» прямо из выполненного пересчёта — тогда товары и количества подтянутся автоматически:

• «Оприходование товаров» — приходует излишки. В документе указывается статья доходов, по которой отражается стоимость оприходованного товара.
• «Списание товаров» — списывает недостачи. Здесь указывается статья расходов; себестоимость списываемого товара программа рассчитывает сама по данным учёта.

Оба документа тоже лежат в разделе Склад и доставка, если понадобится открыть их отдельно от пересчёта.

Три документа ревизии и их роли:

Статьи доходов и расходов для оприходования и списания стоит завести заранее — они определяют, в какой части финансового результата осядут излишки и недостачи. Если статью не выбрать, документ не проведётся.

После проведения оприходования и списания учётные остатки по складу становятся равными фактическим. Если сразу после этого переоткрыть пересчёт и обновить учётные данные, отклонения по закрытым строкам обнулятся.

Проводите оприходование и списание только после того, как пересчёт переведён в «Выполнен» и проверен. Исправлять уже проведённые корректировки задним числом — долго и чревато новыми расхождениями.

Пересортица: когда по одному товару излишек, по другому недостача

Классический случай — на складе перепутали похожие позиции: одной больше, другой меньше на то же количество. Это пересортица.

В УТ 11 нет отдельного документа «зачёт пересортицы». Отражают её теми же инструментами:

1. Излишнюю позицию приходуют документом «Оприходование товаров».
2. Недостающую — списывают документом «Списание товаров».

Взаимозачёт излишка и недостачи по стоимости и налоговые последствия пересортицы — это уже регламентированный учёт. В УТ 11 он не ведётся, поэтому зачёт оформляют в «1С:Бухгалтерии» после передачи данных. В управленческом учёте УТ зафиксирует отдельно и приход, и списание, поэтому в отчётах по движению товаров пересортица будет видна как две операции, а не как одна взаимозачётная проводка.

Как результаты ревизии отражаются в учёте

После проведения корректирующих документов УТ 11 обновляет:

• складские остатки — количество по складу приходит в соответствие с фактом;
• себестоимость и финансовый результат — недостача уходит в расходы, излишек в доходы по указанным статьям;
• партионный учёт, если он ведётся, — движение по партиям товара.

Регламентированный учёт излишков и недостач формируется в бухгалтерской программе. УТ 11 передаёт туда данные через обмен, а проводки собираются уже на стороне «1С:Бухгалтерии».

На стороне бухгалтерии недостачу делят на две части: в пределах норм естественной убыли и сверх них. Убыль в пределах норм обычно относят на расходы, недостачу сверх норм — на виновное лицо или, если его нет, тоже в расходы, но с восстановлением НДС. Эти решения принимает бухгалтер по результатам сличительной ведомости — УТ 11 только передаёт количественные данные, сами нормы и порядок их применения в складской программе не заложены.

Юридическое оформление ревизии — приказ, инвентаризационная опись , сличительная ведомость и решение по расхождениям — программа складского учёта не заменяет. Порядок самой инвентаризации и отражения её итогов задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»; документы УТ 11 — это отражение уже принятого решения в учёте.

Частые ошибки при проведении ревизии

Большинство проблем с ревизией в УТ 11 — не про программу, а про порядок действий. Вот по каким симптомам их узнать.

Частые вопросы