Расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии: оформление, проводки, печать

Расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 создают в разделе Банк и касса → Касса → Кассовые документы кнопкой Выдача. Проводка идёт по кредиту счёта 50.01, а дебет зависит от вида операции: оплата поставщику — 60.01, выдача под отчёт — 71.01, зарплата — 70.

Сам документ так и называется — «Выдача наличных» (РКО). Он фиксирует выбытие денег из кассы и одновременно печатается по унифицированной форме КО-2. От того, какой вид операции вы выберете в шапке, зависят и проводки, и набор полей, и то, как сумма попадёт в кассовую книгу.

Ниже — как заполнить ордер под каждую типовую ситуацию, где взять печатную форму и как убедиться, что остаток в кассе не ушёл в минус.

Где в 1С создать расходный кассовый ордер

Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы. В списке видны и приходные, и расходные ордера. Чтобы оформить выдачу денег, нажмите кнопку Выдача — откроется новый РКО.

Второй путь — создать ордер прямо из документа-основания. Например, из «Авансового отчёта» или «Платёжного поручения» по кнопке Создать на основании → Выдача наличных. Тогда 1С сама подставит контрагента, сумму и договор — останется проверить.

Дата по умолчанию — текущая. Если проводите задним числом, следите, чтобы на эту дату в кассе хватало наличных: 1С позволит провести документ и в минус, но остаток станет отрицательным, а это прямая ошибка кассовой дисциплины.

Как заполнить вид операции и получателя

Первое поле в шапке — Вид операции. Именно он управляет и проводками, и составом реквизитов. Самые ходовые варианты:

• 💵 Оплата поставщику — наличный расчёт с контрагентом за товары, работы, услуги.
• 👤 Выдача подотчётному лицу — деньги сотруднику на хознужды, командировку.
• 🧾 Выплата заработной платы по ведомостям — выдача зарплаты одной суммой по ведомости.
• 🏦 Взнос наличными в банк — сдача выручки на расчётный счёт (инкассация).
• ↩️ Возврат оплаты покупателю — возврат аванса или переплаты физлицу/организации.
• ⚙️ Прочий расход — всё, что не попало в типовые виды; счёт дебета указываете вручную.

Для операции «Оплата поставщику» заполняете:

1. Сумма — выдаваемая наличность.
2. Контрагент и Договор — из справочников; если договора нет, создайте его.
3. Статья расходов (статья движения денежных средств) — обязательна, иначе сумма не встанет в отчёт о движении денежных средств.
4. Погашение задолженности — обычно «Автоматически», тогда 1С закроет самые ранние долги; при расчёте по конкретной поставке выберите «По документу».
5. Ставка НДС — если поставщик на общем режиме и в документе выделен налог.

Для выдачи под отчёт вместо контрагента указываете сотрудника (поле «Выдать») и статью ДДС. Для зарплаты по ведомостям — подбираете саму ведомость, сумма подтянется из неё.

На вкладке Реквизиты печати (или «Печать») заполняется то, что уйдёт в бумажную форму: кому выдано, по какому документу (паспорт при выдаче физлицу), основание и приложение. Паспортные данные в РКО обязательны, если деньги получает физическое лицо не по доверенности — без них форма КО-2 заполнена неверно.

Если деньги получает представитель по доверенности, в поле «По документу» укажите реквизиты доверенности, а сам документ приложите к ордеру. Для выдачи зарплаты через кассу удобнее не плодить отдельные РКО на каждого, а оформить одну ведомость и закрыть её общим ордером.

Статью движения денежных средств не пропускайте даже в простых операциях. Это аналитика счёта 50, без которой выбытие наличных не попадёт в отчёт о движении денежных средств (раздел бухгалтерской отчётности). Если подходящей статьи в справочнике нет, создайте её с нужным видом движения — например, «Оплата поставщикам» или «Выплата зарплаты».

Для валютной кассы вид операции и поля те же, но счёт учёта меняется на 50.21, а в документе добавляется выбор валюты и курса. Рублёвые и валютные остатки по кассе 1С ведёт раздельно.

Разберём на примере. Выдаём менеджеру под отчёт на командировку 15 000 рублей. Вид операции — «Выдача подотчётному лицу», сумма — 15 000, в поле «Выдать» — сам сотрудник, статья ДДС — «Выдача под отчёт». После проведения в кассе станет на 15 000 рублей меньше, а на счёте 71.01 за сотрудником повиснет долг на эту сумму — пока он не сдаст авансовый отчёт.

Какие проводки формирует РКО

После проведения загляните в движения по кнопке Дт/Кт (показать проводки и другие движения документа). Кредит всегда 50.01 «Касса организации» (для валютной кассы — 50.21), а дебет меняется по виду операции.

При виде «Прочий расход» 1С не знает, куда отнести выбытие, поэтому счёт дебета (например, 91.02, 76.09 или 73) и аналитику вы указываете сами. Это главная точка ошибок: типовые виды операций подставляют корреспонденцию автоматически, а «Прочий расход» — нет.

Счёт расчётов 1С подставляет по договору: для оплаты поставщику с видом расчётов «по договору в целом» это обычно 60.01, а если выдаёте аванс — 60.02. Как именно закроется долг, решает поле «Погашение задолженности». При значении «Автоматически» программа гасит самые ранние неоплаченные поставки, при «По документу» — только выбранный документ расчётов, при «Не погашать» сумма повиснет авансом.

Когда поставщик выделяет НДС и расчёт идёт по наличному чеку, ставку налога указывают в документе. Отдельной проводки по НДС расходный ордер не делает — налог к вычету принимается уже по счёту-фактуре, а РКО лишь фиксирует факт оплаты.

Печать ордера по форме КО-2

Расходный кассовый ордер печатается по унифицированной форме КО-2 (ОКУД 0310002). В открытом документе нажмите кнопку Расходный кассовый ордер (КО-2) в верхней командной панели (или Печать → Расходный кассовый ордер).

Проверьте в печатной форме:

• 📝 «Выдать» — ФИО получателя в дательном падеже.
• 💰 Сумма прописью — заполняется автоматически из поля «Сумма».
• 📄 «Основание» — краткое содержание операции (например, «Оплата по договору № …»).
• 📎 «Приложение» — реквизиты прилагаемых документов (счёт, авансовый отчёт).

Форму КО-2 подписывают руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица), а получатель собственноручно вписывает полученную сумму и расписывается. Кассир выдаёт деньги только после этого.

Исправления в кассовом ордере не допускаются. Ошиблись в проведённом РКО — не правьте бумагу, а скорректируйте документ в 1С и распечатайте заново; старый экземпляр уничтожьте, если деньги ещё не выданы.

Как РКО отражается в кассовой книге

Каждый проведённый РКО автоматически попадает в кассовую книгу (форма КО-4). Отдельно ничего дублировать не нужно. Чтобы сформировать книгу, откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы и нажмите Кассовая книга (кнопка в панели списка) либо откройте отчёт Кассовая книга в том же разделе.

В отчёте задайте период (день, за который формируете лист) и организацию. 1С выведет остаток на начало дня, приход по ПКО, расход по РКО и остаток на конец дня. Эти суммы должны совпадать с фактическими деньгами в кассе.

Для контроля остатка удобна оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50.01 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Сальдо на конец дня по дебету — это и есть наличные в кассе. Отрицательное сальдо означает, что расход превысил приход: ищите «лишний» или непроведённый РКО.

Листы кассовой книги формируются только за дни, в которых были движения, и нумеруются внутри года. В конце периода листы распечатывают, подшивают и заверяют — 1С выводит книгу в готовом для печати виде. Все расходные и приходные ордера дополнительно фиксируются в журнале регистрации кассовых документов (форма КО-3), который при необходимости тоже формируется из программы.

Если расхождение между книгой и фактической наличностью всё же нашлось, сверяйте построчно: чаще всего причина — ордер, проведённый не на ту дату, задвоенный документ или ручная правка суммы уже после выдачи денег.

Лимит наличных расчётов между организациями

Отдельно держите в голове лимит расчётов наличными. По расчётам между юрлицами и ИП в рамках одного договора действует предел 100 000 рублей (для расчётов в валюте — эквивалент по курсу). Это ограничение одной сделки, а не дня и не месяца.

Разбивать один договор на несколько РКО, чтобы обойти лимит, нельзя — контролёры смотрят на сумму по договору в целом. А вот выдача под отчёт, зарплата и расчёты с физлицами не по предпринимательской деятельности под этот лимит не подпадают.

1С сама лимит в 100 000 рублей не проверяет и провести ордер на большую сумму не помешает. Контроль остаётся на бухгалтере.

Типичные ошибки при оформлении РКО

Ошибки, из-за которых документ формирует неверные проводки или не проходит проверку кассовой дисциплины:

• 🔴 Выбран не тот вид операции. «Прочий расход» вместо «Оплата поставщику» — и деньги повиснут не на том счёте. Проверяйте первое поле шапки.
• 🔴 Не заполнена статья ДДС. Документ проведётся, но сумма выпадет из отчёта о движении денежных средств.
• 🔴 Документ записан, но не проведён. Денег в кассе не убавилось, в кассовую книгу РКО не попал.
• 🔴 Отрицательный остаток в кассе. Расход провели раньше прихода или на сумму больше наличия — сальдо по 50.01 ушло в минус.
• 🔴 Нет паспортных данных получателя-физлица. Форма КО-2 заполнена с нарушением.
• 🔴 Превышен лимит 100 000 рублей по договору. Наличный расчёт с контрагентом сверх предела — нарушение, за которое штрафуют.

Частые вопросы