Счет-фактура на полученную предоплату в 1С:Бухгалтерии 8.3

Счет-фактуру на аванс в 1С:Бухгалтерии 8.3 делают двумя способами: вручную из документа Поступление на расчетный счет (кнопка Создать на основании → Счет-фактура выданный) или пакетно обработкой Регистрация счетов-фактур на аванс в разделе Операции → Регламентные операции НДС. Ручной вариант удобен, когда предоплат две-три в месяц. Обработка выручает при десятках оплат: она сама найдет незачтенные авансы и создаст документы.

Срок — 5 календарных дней с даты поступления денег (п. 3 ст. 168 НК РФ). Программа выделит НДС по расчетной ставке, запишет счет-фактуру в книгу продаж с кодом вида операции 02 и сделает проводку Дт 76.АВ Кт 68.02. После отгрузки этот налог принимают к вычету, иначе он уйдет в бюджет дважды.

Подготовка: учетная политика и данные платежа

Прежде чем выписывать документ, проверьте три вещи. Ошибка в любой из них дает «пустую» обработку или неверную сумму налога.

1. Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Откройте Главное → Налоги и отчеты, раздел НДС. Там задается, когда программа создает счета-фактуры на предоплату:

2. Вид операции в банковском документе. В Поступлении на расчетный счет должен стоять вид Оплата от покупателя. При виде Прочее поступление или Прочие расчеты с контрагентами программа не увидит предоплату.

3. Ставка и счета расчетов. В строке расшифровки платежа проверьте:

• 🔹 договор с видом С покупателем;
• 🔹 ставку НДС — она переходит в счет-фактуру;
• 🔹 счет расчетов по авансам — обычно 62.02.

Если оплата пришла раньше отгрузки, программа сама разнесет ее на 62.02. Если реализация уже проведена ранней датой, это не аванс, а погашение долга, и счет-фактура не нужна.

Создание счета-фактуры на аванс: два способа

Способ 1. Вручную из банковской выписки

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Найдите поступление от покупателя и откройте его.
3. В командной панели нажмите Создать на основании → Счет-фактура выданный.
4. Проверьте шапку: дата — не позже 5 дней от оплаты, вид счета-фактуры — На аванс, контрагент и договор подтянулись из платежа.
5. В табличной части проверьте номенклатуру или формулировку, сумму, ставку и сумму налога.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Ссылка на созданный документ появится внизу формы Поступления на расчетный счет. Так легко видеть, по каким платежам счет-фактура уже есть.

💡 В поле товаров не обязательно указывать конкретную номенклатуру. Допустима общая формулировка по договору: «Предоплата за поставку оборудования по договору № 15». Если покупатель платит под конкретную спецификацию, лучше перечислить позиции — так проще проверка и вычет у покупателя.

Способ 2. Обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс»

1. Откройте Операции → Регламентные операции НДС.
2. Нажмите Создать и выберите Регистрация счетов-фактур на аванс.
3. Укажите организацию и период — обычно месяц или квартал.
4. Нажмите Заполнить. Обработка покажет оплаты, по которым остался незачтенный аванс с учетом настройки из учетной политики.
5. Проверьте список. Лишние строки удалите.
6. Нажмите Выполнить. Программа создаст по документу Счет-фактура выданный на каждую строку.

Нумерация идет в общей последовательности с отгрузочными счетами-фактурами. Отдельной серии номеров для авансов закон не требует.

Обработку запускайте не реже раза в 5 дней, а не в конце месяца вместе с закрытием. Дата счета-фактуры, созданного задним числом, не спасает: налоговая видит дату поступления денег и дату выставления документа в ЭДО.

Как считается НДС с полученной предоплаты

С аванса налог считают по расчетной ставке (п. 4 ст. 164 НК РФ): из суммы, включающей НДС, его «вынимают». С 2026 года основная ставка — 22%, значит расчетная — 22/122.

Пример. Покупатель перечислил 244 000 руб. Налог: 244 000 × 22 / 122 = 44 000 руб. Без налога остается 200 000 руб.

Если в одном платеже товары с разными ставками, разбейте сумму в расшифровке Поступления на расчетный счет на две строки — по 22% и по 10%. Тогда и в счете-фактуре будет две строки с разными расчетными ставками.

Не выставляют счет-фактуру на аванс в трех случаях (п. 1 ст. 154 НК РФ):

• 🚫 операция освобождена от НДС;
• 🚫 поставка облагается по ставке 0% (экспорт);
• 🚫 предоплата получена под товары с длительным циклом производства — свыше 6 месяцев, при наличии подтверждающих документов.

Проводки и движения по регистрам

Счет-фактура на аванс в 1С — не просто печатная форма. Он формирует налоговый учет:

Сам аванс бухгалтерски уже отражен банковским документом: Дт 51 Кт 62.02. Счет-фактура этот учет не меняет.

Чтобы убедиться, что все прошло, откройте документ и нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа (значок Дт/Кт). Если на вкладке бухгалтерских проводок пусто, а в книге продаж запись есть — проверьте, ведется ли в организации учет НДС: при УСН без НДС проводку программа не сделает.

Печать и передача покупателю

Из открытого документа нажмите Печать → Счет-фактура. Форма соответствует постановлению № 1137 в действующей редакции. В строке «К платежно-расчетному документу» программа сама подставит номер и дату платежного поручения покупателя — проверьте их, если банковская выписка загружалась вручную.

Подписи: руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные лица. На бумажном экземпляре подписи ставят собственноручно: факсимиле налоговая и суды часто не принимают.

Через ЭДО счет-фактуру отправляют из той же формы — в командной панели есть кнопка ЭДО. Для электронного счета-фактуры обязательна квалифицированная электронная подпись.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур с 2015 года ведут лишь посредники: комиссионеры, агенты, экспедиторы. Обычной организации достаточно записи в книге продаж — ее и делает документ.

Вычет НДС с аванса после отгрузки

Когда вы отгрузили товар в счет предоплаты, налог с аванса принимают к вычету (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ). Без этого НДС заплатите дважды: с аванса и с реализации.

Последовательность в 1С:

1. Проведите Реализацию (акт, накладная, УПД). Документ зачтет аванс: Дт 62.02 Кт 62.01 на сумму отгрузки.
2. В конце квартала откройте Операции → Регламентные операции НДС.
3. Создайте документ Формирование записей книги покупок.
4. Нажмите Заполнить и перейдите на вкладку Полученные авансы.
5. Проверьте строки и проведите документ.

Проводка вычета: Дт 68.02 Кт 76.АВ. В книге покупок появится запись с кодом вида операции 22.

Если отгрузка частичная, вычет будет только на зачтенную часть. Отгрузили на 122 000 — к вычету 22 000, остальные 22 000 ждут следующей поставки.

Возврат аванса. Если договор расторгли и деньги вернули покупателю, налог с аванса тоже принимают к вычету. Условия — изменение условий или расторжение договора, возврат денег отражен в учете, с момента возврата прошло не больше года. В 1С это делает тот же Формирование записей книги покупок после проведения Списания с расчетного счета с видом Возврат покупателю.

Сторона покупателя

Покупатель, перечисливший аванс, вправе принять НДС к вычету по вашему счету-фактуре. В его базе:

• 📥 регистрируется Счет-фактура полученный на основании Списания с расчетного счета, вид — на аванс;
• 📥 вычет дает Формирование записей книги покупок: Дт 68.02 Кт 76.ВА;
• 📥 после поступления товара налог восстанавливают документом Формирование записей книги продаж: Дт 76.ВА Кт 68.02.

Вычет по авансу у покупателя — право, а не обязанность. Но если вычет заявлен, восстановление обязательно.

Ошибки при регистрации и как их исправить

Для итоговой сверки в конце квартала полезны две проверки:

• 📊 оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.АВ в разрезе контрагентов — остаток Дт равен налогу с авансов, по которым еще не было отгрузки;
• 📊 сальдо 62.02 × 22/122 (для товаров по основной ставке) должно совпасть с остатком 76.АВ.

Расхождение показывает конкретного покупателя, по которому счет-фактура не создан или вычет не сделан.

Частые вопросы