Как выставить счет на оплату и сделать по нему акт выполненных работ в 1С

Чтобы сделать акт выполненных работ на основании счета в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте счет в Продажи → Счета покупателям, нажмите Создать на основании и выберите реализацию услуг. Программа перенесёт в акт покупателя, договор, услуги, количество, цены и НДС. Останется проверить дату и провести документ .

Частая ошибка — набирать акт заново, «с чистого листа», хотя счёт уже есть. Так теряется связь документов, в акте появляются расхождения с суммой счёта, а покупатель получает два документа с разными цифрами. Ниже порядок для БП 3.0 в интерфейсе «Такси»: от настроек до печати и отправки.

1. Что настроить до первого счета

Счёт и акт заполняются из справочников. Если справочники пустые или заполнены наполовину, печатные формы выйдут с пробелами вместо реквизитов.

Организация

Карточка лежит в Главное → Организации. Проверьте:

• 🏢 ИНН, КПП, юридический адрес — они попадут в шапку обоих документов;
• 🏦 основной банковский счёт с БИК — без него в счёте не будет платёжных реквизитов;
• ✍️ ответственных лиц: руководителя и главного бухгалтера — их фамилии подставятся под подписями;
• 🖼 раздел «Логотип и печать» — сюда загружают картинки печати и подписей для счёта с факсимиле.

Покупатель и договор

Контрагента заводят в Справочники → Контрагенты. Достаточно ввести ИНН и нажать «Заполнить» — при подключённой интернет-поддержке название, КПП и адрес подтянутся сами.

Договор создают из карточки контрагента, ссылка «Договоры». Вид договора — «С покупателем». Если с клиентом договора нет и вы работаете по счёту-оферте, всё равно заведите договор, например «Основной договор»: программа требует его для учёта расчётов.

Услуги в номенклатуре

Услугу заводят в Справочники → Номенклатура. Удобно держать её в отдельной группе «Услуги» с видом номенклатуры «Услуги».

Что заполнить в карточке:

1. Наименование — короткое, для списка.
2. Полное наименование — именно оно печатается в счёте и акте. Пишите так, как должен прочитать клиент: «Абонентское обслуживание 1С за октябрь», а не «Абон. обсл.».
3. Единица измерения — «усл. ед.», «час», «шт».
4. Ставка НДС. На упрощённой системе без НДС — «Без НДС».

Функциональность

Если в меню не видно нужных документов, откройте Главное → Функциональность. На вкладке продаж должны быть включены оказание услуг и выставление счетов. В полной функциональности всё уже включено.

2. Как выставить счет на оплату в 1С

Документ называется «Счет покупателю». Путь: Продажи → Счета покупателям → Создать.

Шапка

1. Дата — дата, которая будет напечатана на счёте.
2. Контрагент — покупатель из справочника.
3. Договор — подставится сам, если у покупателя один договор.
4. Организация — если в базе их несколько.
5. Банковский счёт — тот, на который ждёте деньги. Выбирайте осознанно, если счетов в разных банках несколько.

Табличная часть

Нажмите «Добавить» и выберите услугу. Заполните количество и цену, сумма и НДС посчитаются сами. Переключатель «Цена включает НДС» стоит проверить до ввода цен: от него зависит, начислит программа НДС сверху или выделит из суммы.

Пример. Услуга за 12 000 руб., НДС 20% внутри цены. В итоге счёта будет 12 000 руб., в том числе НДС 2 000 руб. (12 000 × 20 / 120). Если флажок снят, программа добавит 2 400 руб. сверху и итог станет 14 400 руб.

Подвал счёта

• 📅 «Оплатить до» — срок оплаты, печатается на счёте;
• 📝 «Дополнительная информация» или комментарий для печати — например, «Оплата означает согласие с условиями оферты»;
• 👤 ответственный — для внутреннего контроля.

Нажмите «Провести». Счёт на оплату проводок не формирует: он не меняет ни учёт, ни налоги. Проведение нужно, чтобы документ попал в отчёты по неоплаченным счетам и в анализ продаж.

3. Как сделать акт выполненных работ на основании счета

Это главный приём: акт вводится из счёта, а не вручную.

Способ 1. Из открытого счёта

1. Откройте проведённый счёт.
2. Нажмите Создать на основании.
3. Выберите «Реализация (акт, накладная, УПД)».
4. Откроется документ реализации с видом операции для услуг. Табличная часть и реквизиты уже заполнены из счёта.
5. Поставьте дату фактического оказания услуги. Если работы закончили 31 октября, а акт оформляете 3 ноября, дата акта — 31 октября.
6. Нажмите «Провести».

Способ 2. Из списка счетов

Выделите строку счёта в списке Счета покупателям и вызовите ту же команду Создать на основании в командной панели. Удобно, когда закрываете несколько счетов подряд.

Если счёта не было

Акт можно создать и без счёта: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Реализация → Услуги (акт, УПД). Поля заполняются так же, как в счёте. При необходимости счёт потом вводится на основании этого акта — обратная связь тоже работает.

Частичный акт по одному счёту

Счёт выставлен на 3 этапа работ, а сдали один? Введите акт на основании счёта и удалите из табличной части лишние строки или уменьшите количество. Остальные этапы оформите вторым и третьим актом на основании того же счёта.

Массовые ежемесячные акты

Если у вас десятки абонентов с одинаковыми услугами, вручную делать акты на основании каждого счёта долго. Для этого в БП 3.0 есть документ «Оказание услуг» в разделе Продажи: он формирует реализации сразу по списку покупателей. Если документа в меню нет, проверьте настройку функциональности.

4. Проводки по акту и связь документов

Что формирует акт об оказании услуг

На упрощёнке без НДС второй проводки нет. Себестоимость услуг акт не списывает: затраты собираются на счетах 20 или 26 и закрываются регламентной операцией в конце месяца.

Если покупатель заплатил заранее

Типичная цепочка «счёт → оплата → акт»:

Чтобы аванс зачёлся сам, в реализации по ссылке с настройками расчётов должен стоять автоматический зачёт авансов. Он стоит по умолчанию, но его иногда меняют вручную.

Платёж лучше тоже вводить на основании счёта: Банк и касса → Банковские выписки → Поступление, а в документе указать счёт в поле расшифровки платежа. Тогда программа увидит, что счёт оплачен.

Как увидеть всю цепочку

Откройте счёт или акт и вызовите в командной панели «Структура подчиненности» (значок с иерархией или в меню «Ещё»). Программа покажет дерево: счёт, оплату, акт, счёт-фактуру. По нему быстро видно, какой счёт оплачен, а по какому акт ещё не сделан.

5. Печать и отправка счета и акта покупателю

Счёт на оплату

В открытом счёте нажмите Печать. Вариантов два:

• «Счет на оплату» — обычная форма для подписи от руки;
• «Счет на оплату (с печатью и подписями)» — с факсимиле, если картинки загружены в карточку организации.

Акт

В реализации команда Печать предлагает:

• 📄 «Акт об оказании услуг» — классический акт с местами для подписей исполнителя и заказчика;
• 📄 «Универсальный передаточный документ (УПД)» — заменяет акт и счёт-фактуру одним документом;
• 📄 «Счет-фактура» — если сначала выписан счёт-фактура (кнопка «Выписать счет-фактуру» внизу реализации).

Акт — первичный документ. В нём должны быть обязательные реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ: наименование, дата, организация, содержание операции, величина в деньгах, должности и подписи ответственных. Типовая форма из 1С их уже содержит, править её не нужно.

Отправка по почте

В форме печати есть кнопка с конвертом — «Отправить». Программа приложит документ файлом PDF и откроет письмо. Для этого в Администрирование → Органайзер должна быть настроена учётная запись электронной почты.

Если подключён 1С-ЭДО, акт и счёт-фактуру удобнее отправить электронно: кнопка «ЭДО» в реализации. Счёт на оплату обычно уходит по почте.

6. Частые ошибки и как их исправить

Отдельно про нумерацию. Счета и акты нумеруются независимо, и номер акта не обязан совпадать с номером счёта. Если клиент просит одинаковые номера, это решается ручной правкой номера, но в потоке документов такая привычка быстро ломается.

Ещё одна ловушка — один счёт на услуги разных месяцев и один акт на всё. Выручка тогда признаётся одним днём. Если услуги оказывались помесячно, делайте акт на каждый месяц, пусть даже по одному счёту.

7. Частые вопросы