Оформляем счет-договор для покупателя в 1С Бухгалтерии: от документа до PDF

Клиент звонит: «Пришлите счёт, мы сразу оплатим, а договор потом». Для таких случаев и нужен счет-договор: один лист, где есть и реквизиты для оплаты, и условия сделки. Можно ли в 1С сделать счет договор ? Да, и отдельного справочника для этого заводить не надо. Берёте документ Счет покупателю и печатаете его в нужной форме.

Путь в Бухгалтерии 3.0: Продажи — Продажи — Счета покупателям — кнопка Создать. Ниже по шагам: что заполнить, как проверить сумму, как получить PDF или Word и отправить клиенту, не выходя из программы.

Когда счет-договор заменяет обычный договор

Счет-договор подходит для разовых и небольших поставок. Покупатель оплачивает счёт, и оплата означает согласие с условиями: это акцепт по ст. 438 ГК РФ. Подписывать ничего не нужно, если в счёте есть существенные условия (товар или услуга, количество, цена, срок).

Когда лучше не экономить на договоре:

• 📌 сделка длительная, с отсрочкой платежа или поэтапной оплатой;
• 📌 нужны штрафы, гарантийные обязательства, подсудность;
• 📌 контрагент требует полноценный договор по своему регламенту;
• 📌 сумма крупная и спор был бы дорогим.

Подготовка: что должно быть в базе до выставления счёта

Документ быстро заполняется, только если справочники в порядке. Проверьте четыре вещи.

1. Организация. Реквизиты, банковский счёт для поступлений и подпись руководителя (Главное — Организации, закладка с подписями).
2. Контрагент. ИНН, КПП, юридический адрес. Проще всего создать контрагента по ИНН: форма сама подтянет данные из ЕГРЮЛ, если подключено 1С:Контрагент.
3. Номенклатура. У каждой позиции указана ставка НДС и единица измерения. От ставки зависит итог в счёте.
4. Договор. В карточке контрагента заведите договор с видом С покупателем. Без договора документ в Бухгалтерии часто не проведётся: поле обязательно при ведении учёта по договорам.

Перед массовой работой с документами сделайте резервную копию базы . Выставление одного счёта ей не угрожает, но привычка полезная.

Шаг 1. Создаём документ «Счет покупателю»

Откройте Продажи — Счета покупателям и нажмите Создать. Заполняйте шапку сверху вниз.

Шапка документа

Если вы работаете без договоров, а в учёте их ведёте формально, создайте один договор Основной и подставляйте его.

Табличная часть

Нажмите Добавить или Подбор и выберите товары либо услуги. Количество и цену введите вручную или подтяните из прайса.

Что проверить в строке:

• ✅ ставка НДС (20%, 10%, 0% или Без НДС);
• ✅ колонка Цена — с НДС или без. Переключатель НДС сверху/НДС в сумме стоит над таблицей;
• ✅ итоговая сумма внизу совпадает с договорённостью.

Пример. Услуга на 120 000 руб. «НДС в сумме», ставка 20%. НДС выделяется расчётом: 120 000 × 20 / 120 = 20 000 руб. Сумма без НДС 100 000 руб. Если выбрать «НДС сверху» и цену 120 000, итог будет 144 000 (120 000 + 24 000), поэтому переключатель проверяйте до отправки клиенту.

Нажмите Записать. Счёт покупателю бухгалтерских проводок не создаёт, это только документ-основание.

Шаг 2. Как сделать счет-договор из печатной формы

Откройте записанный документ и нажмите Печать. В выпадающем списке выберите форму Счет-договор, если она есть в вашем релизе. В разных версиях и отраслевых решениях список форм отличается. Форма может называться иначе или отсутствовать.

Если нужной формы в списке нет, есть три пути:

1. Обновить конфигурацию . Часть форм добавляется с релизами, проверьте раздел обновлений.
2. Использовать печатную форму договора с условиями. В карточке договора есть шаблоны печати, их можно доработать под себя.
3. Подключить собственный макет. Через Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Макеты печатных форм можно скопировать стандартный макет счёта и дописать условия в нижнюю часть.

Шаг 3. Вносим условия сделки в счёт

Счёт, где есть только реквизиты и сумма, договором не считается. Минимум для счёта-договора:

• 📄 предмет: что продаёте, количество, цена, общая сумма;
• 📄 срок и порядок оплаты;
• 📄 срок и способ поставки (или оказания услуги);
• 📄 ответственность сторон хотя бы в общем виде (пеня за просрочку);
• 📄 фраза о том, что оплата счёта означает согласие с условиями.

В стандартной форме таких блоков может не быть. Добавьте текст в макет печатной формы либо сохраните документ в Word и допишите там. Для постоянной работы лучше доработать макет один раз.

Оплата настоящего счёта-договора является акцептом оферты
и означает согласие Покупателя с изложенными условиями.
Поставка осуществляется в течение 5 рабочих дней после поступления оплаты.

Текст выше пример, подгоните его под свою сделку.

Шаг 4. Сохраняем в PDF или Word и отправляем клиенту

Печатная форма открывается на экране. Над ней расположены кнопки управления.

PDF с подписью и печатью

1. В форме нажмите Печать — Сохранить, либо значок дискеты.
2. В списке типов файла выберите Документ PDF (*.pdf).
3. Если нужен счёт с подписью и печатью, выбирайте форму с факсимиле (если она есть) и убедитесь, что картинки загружены в карточку организации.

Word и Excel

Формат Word (.docx) нужен, когда клиент просит поменять реквизиты или вы добавляете условия вручную. Выберите тип Документ Word или Лист Excel в том же окне сохранения.

Отправка по электронной почте

Если настроена учётная запись почты (Администрирование — Органайзер), в печатной форме работает кнопка Отправить по почте. Письмо с вложением создаётся в пару кликов.

Шаг 5. Что делать после оплаты

Когда клиент заплатит, деньги придут в банк. Загрузите выписку или создайте документ вручную: Банк и касса — Банк — Банковские выписки — Поступление. В поле Вид операции выберите Оплата от покупателя, в расшифровке платежа укажите ваш счёт покупателю.

Если вы нажали Создать на основании в списке счетов, поступление подтянет контрагента, договор и сумму. Проводка по предоплате в обычной схеме: Дт 51 Кт 62.02. Для нашего примера на 120 000 руб. это 120 000 руб., в том числе НДС 20 000 руб. (начисление НДС с аванса пойдёт регламентной операцией в конце периода: Дт 76.АВ Кт 68.02).

После отгрузки оформляется документ Реализация (акт, накладная) и аванс зачитывается автоматически: Дт 62.02 Кт 62.01. Если счёт и договор оформлены в разных документах, по ним проще отследить состояние расчётов через карточку счёта 62.

Чтобы быстро увидеть, какие счета ещё не оплачены, откройте журнал Счета покупателям и включите отбор по статусу оплаты, если такая колонка есть в вашей версии. Либо проверьте отчёт Анализ счета по счёту 62.

Особенности по другим программам 1С

Принцип одинаков, различается путь к документу.

В УТ 11 документ называется Счёт на оплату клиенту, а условия доставки и оплаты лежат в соглашении или договоре с клиентом. Печатная форма в УТ тоже зависит от релиза.

Как не запутаться, когда счетов много

Через месяц работы в журнале накапливаются десятки счетов. Несколько приёмов, чтобы держать порядок.

• 🔎 Отбор по контрагенту. В журнале Счета покупателям введите название клиента в строку поиска. Список сузится сразу.
• 🔎 Копирование. Для повторных заказов нажмите Еще — Скопировать. Табличная часть и договор останутся, поменяйте только дату и количество.
• 🔎 Единая нумерация. Не правьте номера вручную без нужды. Если счёт аннулирован, пометьте его на удаление, а не переиспользуйте номер.
• 🔎 Комментарий. В поле Комментарий внизу документа пишите, кто просил счёт и по какому заказу. Через полгода это спасает.

Хорошая привычка — раз в неделю просматривать журнал и звонить по счетам, висящим без оплаты больше срока из поля Оплатить до.

Типичные ошибки при выставлении счёта-договора

• ❌ Не тот НДС в итоге. Выбрали «НДС сверху», хотя цена в прайсе уже с НДС. Итог раздулся на 20%. Проверьте переключатель.
• ❌ Пустой договор в документе. Документ не записывается или падает в ошибку заполнения. Создайте договор вида С покупателем.
• ❌ Счёт выставлен на старый расчётный счёт. Клиент платит туда, деньги теряются. В документе укажите актуальный банковский счёт, а старый закройте в справочнике.
• ❌ Условия есть только в голове. В счёте нет срока поставки и ответственности, и при споре доказать нечего.
• ❌ Подпись руководителя пропала. Проверьте карточку организации: подписи хранятся там, а не в документе.

Если стандартные формы не подходят

Бывает, что клиент требует свой формат или нужно сразу несколько договорных блоков. Тогда:

1. Сохраните счёт в Word и работайте с ним как с шаблоном.
2. Для постоянной работы попросите программиста дорисовать макет: добавить условия, логотип, QR-код для оплаты.
3. Если клиентов много, заведите отдельные шаблоны договоров и подставляйте их по условию.

QR-код с платёжными реквизитами экономит клиенту ввод номера счёта и снижает риск опечатки. Формируется он стандартной формой в нужной печатной версии, если она у вас есть.

Частые вопросы