Счет на оплату с условиями оферты в 1С:УНФ: оформление, печать, резерв и отгрузка

Чтобы в 1С:УНФ сделать счет-договор, оформите обычный счет на оплату (раздел Продажи) и добавьте в его печатную форму условия сделки: срок оплаты, срок поставки, порядок приёмки, ответственность сторон. Отдельного документа «Счет-договор» в программе нет — это тот же счет, только с текстом оферты. Покупатель оплатил счет — договор считается заключённым.

Условия можно вписать разово перед печатью, а можно один раз доработать макет, и тогда каждый счет будет выходить с текстом договора автоматически. Для товаров есть и третий нюанс: резерв ставится только через заказ покупателя.

Что такое счет-договор и когда его достаточно

Счет-договор — это оферта: предложение заключить сделку на условиях, которые напечатаны в самом счете. По Гражданскому кодексу письменная форма договора соблюдена, если на оферту ответили акцептом, а акцептом может быть и оплата. Отдельный подписанный с двух сторон договор не нужен.

✅ Когда счета-договора хватает:

• 🛒 разовая поставка товара или оказание простой услуги;
• 💳 покупатель платит авансом, и оплата сразу фиксирует согласие;
• 📦 небольшие суммы, по которым нет смысла согласовывать многостраничный договор.

❌ Когда лучше полноценный договор:

• 🔁 длительные поставки с графиком и спецификациями;
• 🏛 госзакупки и крупные компании с собственной формой договора;
• ⚖️ сделки, где нужны сложные гарантии, штрафы, порядок разрешения споров.

Подготовка базы перед оформлением счета

Счет-договор без реквизитов ничего не стоит: покупатель не сможет оплатить, бухгалтерия контрагента не примет. До первого счета проверьте четыре вещи.

1. Реквизиты организации. В карточке своей организации заполнены ИНН, КПП, юридический адрес, руководитель и главный бухгалтер. Справочник организаций находится в разделе Компания.
2. Банковский счет. У организации есть расчётный счет, и он выбран основным. Именно он подставится в шапку печатной формы.
3. Факсимиле и логотип. Если счета уходят по почте, загрузите в карточку организации картинки подписи руководителя, бухгалтера и печати. Тогда станет доступен вариант печати с факсимиле.
4. Номенклатура и цены. Товары и услуги заведены, вид цен для продажи заполнен — иначе в каждой строке счета придётся вбивать цену руками.

Для покупателя заранее создайте контрагента с договором. В УНФ договор контрагента — это справочная запись внутри карточки: в ней задаются валюта, вид цен и условия расчётов. Для счета-договора удобно завести договор с понятным названием, например «Оферта по счету».

Как в 1С сделать счет-договор: создание документа в разделе Продажи

Создать счет можно двумя путями: сразу из заказа покупателя или отдельным документом. Разница в том, будет ли за счетом стоять резерв и контроль отгрузки.

Вариант 1. Счет на основании заказа покупателя

Этот путь удобен, если вы ведёте заказы: из заказа потом формируются отгрузка, оплата и счет без повторного ввода строк.

1. Откройте Продажи → Заказы покупателей и создайте новый заказ.
2. Выберите покупателя, договор, склад и заполните табличную часть товаров и услуг.
3. Проверьте суммы, ставку НДС и итог. Запишите заказ.
4. В командной панели заказа нажмите Создать на основании и выберите счет на оплату.
5. Все строки, цены и контрагент перенесутся в счет автоматически. Проверьте дату и срок оплаты.

Можно не создавать отдельный документ: у заказа покупателя есть собственная печатная форма счета на оплату в меню Печать. Для разовой сделки этого достаточно.

Вариант 2. Отдельный счет без заказа

Подходит для услуг и мелких продаж, где заказ — лишний шаг.

1. Откройте Продажи → Счета на оплату и нажмите Создать.
2. Укажите организацию, контрагента, договор и банковский счет получателя.
3. Добавьте строки номенклатуры, количество и цену.
4. Запишите документ и откройте меню Печать.

Условия оферты в печатной форме счета

Главное отличие счета-договора от обычного счета — блок условий. Типовая печатная форма выводит реквизиты, таблицу товаров и итог, но текста оферты в ней нет. Его добавляют одним из трёх способов.

Способ 1. Разовая правка перед печатью

В окне предварительного просмотра печатной формы включите режим редактирования. Табличный документ станет изменяемым: можно вставить строки под таблицей товаров и вписать условия.

Способ хорош для единичного счета. Минус очевиден: правка не сохраняется в документе, при повторной печати текст придётся вставлять снова.

Способ 2. Доработка макета печатной формы

Если счета-договоры выставляются постоянно, правьте макет. В УНФ, как и в других конфигурациях на базе БСП, есть список Макеты печатных форм: найдите его в разделе настроек администрирования через поиск по разделу. Откройте макет счета на оплату, добавьте под областью итогов текст условий и запишите.

После этого каждый новый счет печатается с условиями. Типовой макет при этом не теряется: изменённый вариант хранится отдельно, его можно вернуть к стандартному одной командой.

Способ 3. Внешняя печатная форма

Когда условия должны меняться в зависимости от договора, суммы или вида товара, нужна внешняя печатная форма. Программист пишет обработку, а вы подключаете её через Дополнительные отчеты и обработки. В меню Печать документа появляется новый пункт «Счет-договор».

Такой вариант не ломается при обновлении конфигурации и позволяет подставлять в текст данные из документа: срок поставки, адрес доставки, номер договора.

Что вписать в текст оферты

Короткий рабочий набор условий:

• 📅 срок действия счета — например, 5 банковских дней; после него цена и наличие не гарантируются;
• 💳 момент акцепта — оплата счета означает согласие с условиями;
• 🚚 срок и способ поставки — самовывоз или доставка, в течение скольких дней после оплаты;
• 📋 приёмка — по количеству и качеству при получении, претензии в течение N дней;
• 🔄 возврат — условия возврата при частичной оплате или отказе;
• ⚖️ споры — порядок разрешения, подсудность.

Пример блока условий для макета

Текст ниже можно взять за основу и поправить под свою компанию. В макете его удобно разместить в отдельной области под итоговой суммой, мелким шрифтом, но не мельче 8 пунктов — иначе распечатку трудно читать.

Настоящий счет является офертой. Оплата счета означает полное
согласие покупателя с условиями поставки (акцепт).
Частичная оплата акцептом не является.
Счет действителен в течение 5 банковских дней с даты выставления.
Поставка — в течение 3 рабочих дней после поступления оплаты
на расчетный счет поставщика, самовывозом со склада поставщика.
Приемка товара по количеству и качеству — при получении.
Претензии по скрытым недостаткам принимаются в течение 14 дней.
Споры разрешаются в арбитражном суде по месту нахождения поставщика.

Цифры в примере условные: срок оплаты, поставки и претензий ставьте свои. Если вы работаете и с физическими лицами, пункт про арбитражный суд для них не подходит — для розничных покупателей лучше сделать отдельный вариант макета или внешнюю форму.

Резерв товара и отгрузка по счету-договору

Пока покупатель думает над оплатой, товар могут продать другому. В УНФ резерв ставится в заказе покупателя, а не в самом счете. Поэтому для товаров, которые нужно придержать, выбирайте путь «заказ → счет».

Как работает связка:

1. В заказе покупателя указывается склад и количество к резерву. Резерв ставится, если в настройках включено резервирование запасов.
2. Счет печатается из заказа или создаётся на его основании.
3. Покупатель оплачивает. Поступление на расчётный счет вводится банковским документом поступления с указанием заказа — так видно, что заказ оплачен.
4. После оплаты на основании заказа создаётся расходная накладная . Резерв списывается вместе с отгрузкой.

Если оплата не пришла в срок действия счета, снимите резерв вручную в заказе или закройте заказ, сменив его состояние. Автоматически по сроку резерв не снимается — за этим следит менеджер.

Для товаров с серийными номерами счет номера не фиксирует: в нём только номенклатура и количество. Конкретные серийные номера указываются при отгрузке, в расходной накладной, если учёт по серийным номерам включён в настройках.

Массовая печать и отправка счетов-договоров

Когда счетов десятки, открывать каждый не нужно.

1. Откройте список Продажи → Счета на оплату (или список заказов).
2. Отфильтруйте по дате, контрагенту или ответственному.
3. Выделите нужные строки: Ctrl — по одной, Shift — диапазоном.
4. Нажмите Печать и выберите форму. Все счета откроются в одном окне просмотра, их можно распечатать подряд.

Из окна печати счет можно сразу отправить покупателю по почте кнопкой отправки: программа приложит файл в PDF и подставит адрес из карточки контрагента. Для этого в базе должна быть настроена учётная запись электронной почты.

Ошибки при оформлении счета-договора

Ещё одна частая неприятность — дубли счетов. Менеджер печатает счет из заказа, а потом создаёт на основании заказа ещё и отдельный документ. В итоге у покупателя два счета с разными номерами на одну сумму. Договоритесь в компании об одном способе и придерживайтесь его.

Частые вопросы