Предоплата по счету в 1С:Бухгалтерии: от выставления до зачета аванса

Счет на аванс в 1С:Бухгалтерии 8.3 выставляют документом «Счет покупателю»: Продажи → Счета покупателям → Создать. Отдельного вида «авансовый счет» в программе нет — предоплатой счет делает момент оплаты: деньги пришли раньше отгрузки. Смотреть уже выписанные счета на оплату нужно в том же журнале, а счета-фактуры на полученный аванс — в журнале Продажи → Счета-фактуры выданные.

Сам счет проводок не делает и в учете ничего не меняет. Проводки появятся, когда вы проведете поступление денег, а НДС с аванса — когда зарегистрируете счет-фактуру на аванс.

Чем авансовый счет отличается от обычного и где искать счета на аванс в 1С

Юридически счет на оплату — не первичный документ. Это предложение заплатить с реквизитами и суммой. Поэтому в 1С нет галочки «аванс»: тот же документ «Счет покупателю» работает и для предоплаты, и для оплаты после отгрузки.

Разница видна только в учете, когда приходят деньги:

Где смотреть счета на аванс

Запрос «где в 1С смотреть счета на аванс» обычно означает одно из трех. Пути для 1С:Бухгалтерии 3.0:

💡 В журнале «Счета покупателям» есть колонка статуса оплаты. По ней видно, какие счета уже оплачены, оплачены частично или висят без денег. Отберите список по контрагенту — и получите картину по конкретному покупателю за минуту.

Если аванс платите вы

Счет поставщика на предоплату в 1С не выставляют, а регистрируют: Покупки → Счета от поставщиков → Создать. Это нужно, чтобы видеть, что и кому вы должны оплатить, и создавать платежки на основании счета.

Дальше цепочка зеркальная:

1. На основании счета создайте платежное поручение и списание с расчетного счета. Проводка — Дт 60.02 Кт 51.
2. Получите от поставщика счет-фактуру на аванс и зарегистрируйте ее в Покупки → Счета-фактуры полученные. Если вычет НДС с авансов выданных предусмотрен учетной политикой, налог примут к вычету: Дт 68.02 Кт 76.ВА.
3. При поступлении товаров аванс зачтется, а НДС восстановится обратной проводкой.

Как создать счет на аванс в 1С 8.3: пошагово

Перед первым счетом проверьте две вещи. В карточке организации должен быть заполнен основной банковский счет — без него в печатной форме не будет реквизитов. В карточке контрагента — ИНН, КПП и договор с видом «С покупателем».

Шаг 1. Откройте журнал и создайте документ

1. Перейдите в Продажи → Счета покупателям.
2. Нажмите Создать.
3. Откроется пустая форма счета с текущей датой и следующим свободным номером.

Шаг 2. Заполните шапку

• 🏢 Организация — если в базе их несколько, выберите ту, от имени которой берете деньги.
• 👤 Контрагент — покупатель. Договор подставится сам, если он один.
• 📄 Договор — важен для расчетов: по нему потом будет идти зачет аванса.
• 🏦 Банковский счет — счет вашей организации, на который ждете предоплату.

Шаг 3. Заполните таблицу товаров и услуг

Добавьте строки кнопкой Добавить или подбором. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену. Сумма и НДС посчитаются автоматически.

Если аванс частичный — например, 50% от стоимости заказа, — у вас два честных варианта:

1. Выставить счет на всю сумму, а в поле комментария или в тексте счета указать «Предоплата 50%: 60 000 руб.».
2. Выставить счет на сумму предоплаты одной строкой услуги «Предварительная оплата по договору №…».

Первый вариант удобнее: покупатель видит полный состав заказа, а реализацию потом можно создать на основании этого же счета.

Шаг 4. Укажите срок оплаты

На форме счета есть поле срока оплаты. Для авансового счета его стоит заполнить всегда: дата попадет в печатную форму, и покупатель увидит, до какого числа ждете деньги. Без срока счет легко «зависает» в списке неоплаченных.

Шаг 5. Запишите и проведите

Нажмите Провести. Проводок по счетам учета не будет — документ только фиксирует, что счет выставлен, и становится основанием для оплаты и отгрузки.

Счет на аванс с НДС и без НДС: настройки

Как НДС попадет в счет, зависит от системы налогообложения организации и от настройки цен в документе.

Организация на ОСНО

Над таблицей товаров есть ссылка с настройками цен. В ней выбирают, включен НДС в цену или начисляется сверху. Ставку берет из карточки номенклатуры, но в строке ее можно поменять вручную.

С 1 января 2026 года основная ставка НДС — 22%. Проверьте, что в номенклатуре не осталась старая ставка 20% — иначе счет покупателю уйдет с неверной суммой налога.

Организация на УСН

Если организация не платит НДС, в колонке ставки выбирают «Без НДС». В печатной форме вместо суммы налога появится строка «Без налога (НДС)».

С 2025 года часть упрощенцев с доходом выше порога стали плательщиками НДС по ставкам 5% или 7%. Для них в настройках налогов и отчетов нужно указать выбранную ставку — тогда она подставится и в счета.

Пример расчета

Цена с НДС — 122 000 руб., ставка 22%:

• НДС в счете: 122 000 × 22 / 122 = 22 000 руб.
• Сумма без налога: 100 000 руб.

При получении аванса налог считают по расчетной ставке 22/122 — те же 22 000 руб. Ставку для начисления берет программа, вручную ее менять не нужно.

Как связать предоплату по счету с будущей отгрузкой

Связь строится через три документа: счет → поступление денег → реализация. Если правильно указать договор и счет в каждом из них, 1С сама разнесет аванс и зачтет его.

Оплата по счету

Когда деньги пришли, откройте счет и создайте на его основании поступление на расчетный счет. Сумма, контрагент, договор и ссылка на счет заполнятся сами.

Если выписку загружаете из клиент-банка, откройте загруженное поступление и проверьте поле счета на оплату. Указанный счет сменит статус на «Оплачен» или «Оплачен частично».

При проведении поступления программа сама определит, что долга нет, и сделает проводку на счет авансов:

Дт 51  Кт 62.02 — получена предоплата от покупателя

Счет-фактура на аванс

Плательщик НДС обязан выставить счет-фактуру на аванс в течение пяти календарных дней после получения денег. В 1С это делается двумя способами:

1. Из документа поступления. Внизу формы есть ссылка для выписки счета-фактуры — нажмите ее, документ создастся и проведется.
2. Пакетно. Обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс» соберет все авансы за период и создаст счета-фактуры разом. Ее можно запустить из помощника по учету НДС при закрытии квартала.

Проводка по НДС с аванса:

Дт 76.АВ  Кт 68.02 — начислен НДС с полученного аванса

Отгрузка и зачет аванса

Реализацию удобнее всего создать на основании счета: Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД). Товары и цены перенесутся из счета.

В документе реализации есть ссылка с настройками расчетов. Там задают способ зачета аванса:

После проведения реализации появятся проводки зачета и восстановления НДС:

Дт 62.01  Кт 90.01   — выручка от реализации
Дт 62.02  Кт 62.01   — зачтен аванс
Дт 68.02  Кт 76.АВ   — НДС с аванса принят к вычету

Печать счета на аванс и отправка контрагенту

Печатная форма открывается кнопкой Печать → Счет на оплату прямо из документа или из журнала.

Счет с печатью и подписью

Чтобы печать и подпись руководителя встали в счет сами, загрузите их в карточку организации:

1. Главное → Организации → откройте свою организацию.
2. Найдите раздел «Логотип и печать».
3. Загрузите картинки печати, подписи руководителя и главного бухгалтера. Там же можно взять готовый макет для заполнения.
4. Запишите карточку.

После этого в меню Печать появится вариант «Счет на оплату (с печатью и подписями)». Логотип, загруженный там же, тоже выведется в шапке счета.

💡 Счет с факсимиле годится для отправки по почте. Для бумажного экземпляра в папку договора распечатайте обычную форму и подпишите вручную.

Отправка по электронной почте

В открытой печатной форме есть кнопка с конвертом — отправка письмом. Программа приложит счет в PDF и подставит адрес из контактов контрагента.

Чтобы кнопка работала, один раз настройте учетную запись почты: Администрирование → Органайзер → раздел почты. Если подключен 1С-ЭДО, счет можно отправить и через оператора — покупатель получит его в своей программе.

Что проверить перед отправкой

• 📌 номер и дату счета;
• 📌 банковские реквизиты — особенно если в организации несколько расчетных счетов;
• 📌 назначение и срок оплаты;
• 📌 итоговую сумму и сумму НДС — покупатель на ОСНО сверит их с будущей счет-фактурой.

Как ускорить работу с авансовыми счетами

Если вы выставляете десятки счетов в месяц, ручной набор быстро надоедает. Несколько приемов, которые реально экономят время:

• ⚡ Копирование. Выделите похожий счет в журнале и нажмите F9 или кнопку копирования. Останется поменять дату и количество.
• ⚡ Создание на основании. Счет → поступление → реализация → счет-фактура: каждый следующий документ создается из предыдущего, без повторного набора товаров.
• ⚡ Пакетная регистрация счетов-фактур на аванс — раз в неделю или в конце квартала, вместо выписки по одному.
• ⚡ Загрузка выписки из банка. С подключенным сервисом 1С:ДиректБанк поступления создаются сами; остается проверить в них счет на оплату и договор.
• ⚡ Отбор журнала по статусу. Список неоплаченных счетов с истекшим сроком — готовый список для звонков покупателям.

Для контроля авансов по всем покупателям сразу сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.02 с разбивкой по контрагентам. Кредитовое сальдо — это авансы, по которым еще не было отгрузки.

Частые ошибки с авансовыми счетами

Не удаляйте оплаченный счет покупателю, даже если он вам кажется лишним. На него ссылаются поступление и реализация: при удалении связи порвутся, а статусы оплаты в журнале перестанут сходиться. Если счет больше не нужен, а денег по нему нет — поставьте статус «Отменен».

Частые вопросы