Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3: от заполнения до отправки клиенту

Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 8.3 делают из раздела Продажи → Счета покупателям. Нажмите Создать, выберите покупателя и договор, добавьте строки с товарами или услугами, укажите цены и ставку НДС, проведите документ кнопкой Провести. Дальше счёт печатают, сохраняют в PDF или отправляют клиенту по электронной почте прямо из программы.

Счёт на оплату — не обязательный первичный документ и бухгалтерских проводок он не делает. Это предложение оплатить: по нему покупатель видит, за что и сколько платить, на какой расчётный счёт и в какой срок. В 1С документ ещё и удобен тем, что на его основании потом вводят оплату и реализацию, а в списке счетов видно, какие из них оплачены, а какие нет.

Разберём весь путь: что проверить в настройках организации до выставления, как заполнить документ , как подставить в печатную форму логотип, печать и подпись, и как довести счёт до клиента — печатью, файлом PDF или письмом.

Что настроить в организации до первого счёта

Счёт тянет данные из карточки организации и справочников. Если они заполнены наполовину, в печатной форме будут пустые места — например, без банковского счёта клиент не поймёт, куда платить. Проверьте четыре вещи.

• 🏢 Реквизиты организации. Откройте Главное → Организации, выберите свою компанию. Заполните ИНН, КПП, юридический адрес, руководителя и главного бухгалтера — их фамилии подставятся в подписи печатной формы.
• 🏦 Банковский счёт. В карточке организации откройте Банковские счета. Нужен хотя бы один счёт с БИК банка и номером расчётного счёта, отмеченный как основной. Именно его реквизиты попадут в счёт.
• 🖊 Логотип, печать и подписи. В карточке организации есть раздел Логотип и печать. Туда загружают картинку логотипа, факсимиле печати и факсимиле подписей руководителя и бухгалтера. Как это подключить — в разделе про печатные формы ниже.
• 👤 Покупатель и договор. Контрагента заводят в Справочники → Контрагенты. Для счёта удобно сразу создать договор с видом С покупателем — тогда он подставится автоматически.

Как заполнить счёт на оплату покупателю

Сам документ создаётся за минуту. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать. Заполняйте по порядку.

1. Покупатель. Выберите контрагента из справочника. Из его карточки подтянутся ИНН, КПП и адрес.
2. Договор. Если у контрагента один договор с покупателем, он встанет сам. Если несколько — выберите нужный. Договор задаёт валюту и вид расчётов.
3. Банковский счёт. По умолчанию встаёт основной счёт организации. Поменяйте, если платить должны на другой.
4. Оплатить до. Укажите срок действия счёта. Дата справочная, но дисциплинирует покупателя и выводится в печатную форму.
5. Табличная часть. На закладке Товары и услуги кнопкой Добавить или Подбор внесите позиции из справочника Номенклатура. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС.
6. НДС. Переключатель вверху табличной части задаёт, входит налог в цену (НДС в сумме) или начисляется сверху (НДС сверху). От этого зависит итог.

После заполнения нажмите Провести. Документ сохранится и попадёт в список счетов.

Номер счёту 1С присваивает сама при записи — сквозной в пределах организации и года. Переопределять его вручную не стоит: если вбить произвольный номер, следующая автонумерация может сбиться. Дата по умолчанию — текущая, но её можно поставить задним числом, если счёт готовите за прошлый период.

Номенклатура, цены и скидки

Если по договору действуют типовые цены, они подставятся из регистра цен автоматически. Разовую цену можно вписать вручную прямо в строке. Скидку оформляют отдельной колонкой % скидки — её включают через Ещё → Изменить форму, если колонки не видно.

Для услуг, которых нет в справочнике, создайте новую номенклатуру с видом Услуга — тогда 1С не будет требовать складской учёт и остатки. Названия позиций пишите так, как их должен увидеть покупатель: именно эти формулировки попадут в печатный счёт и потом в акт.

Если позиций много, заполнять их по одной долго. Кнопка Подбор открывает справочник номенклатуры в отдельном окне: отмечаете нужные строки, указываете количество и переносите всё разом в табличную часть.

Счёт с несколькими позициями и из разных разделов

В один счёт можно собрать и товары, и услуги — вид номенклатуры в каждой строке свой. Итог считается автоматически: сумма без НДС, сумма налога и всего к оплате выводятся под таблицей и дублируются в печатной форме прописью.

Как добавить в счёт логотип, печать и подпись

Клиенту приятнее получить счёт с логотипом и факсимильной печатью, а не голую таблицу. Всё это настраивается один раз в карточке организации.

Откройте Главное → Организации → [ваша организация] → Логотип и печать. Здесь загружают три-четыре картинки:

• Логотип — выводится в шапку счёта.
• Факсимиле печати — круглый оттиск печати организации.
• Подпись руководителя и подпись главного бухгалтера — отсканированные росписи.

Картинки готовят заранее: печать и подписи сканируют на белом фоне и сохраняют в PNG или JPG. В той же форме есть инструкция, как подготовить изображение нужного размера, и кнопка предпросмотра — сразу видно, как счёт будет выглядеть.

После загрузки при печати выбирайте форму Счет на оплату (с печатью и подписями) — в неё подставятся загруженные факсимиле. Обычная форма Счет на оплату печатается без них, под живую подпись.

Проведение счёта и статусы оплаты

Здесь важный момент, который часто путает новичков: счёт на оплату не формирует бухгалтерских проводок. Это не реализация и не поступление денег, а только предложение оплатить. Поэтому в движениях документа (Ещё → Движения документа) по счёту ничего не будет — и это нормально.

Зачем тогда проводить? Проведение фиксирует документ в учётной системе и включает его в механизм контроля оплаты. В списке Счета покупателям у каждого счёта есть два статуса:

Статусы меняются сами, когда вы проводите оплату или реализацию на основании счёта. Благодаря этому список счетов работает как мини-отчёт: сразу видно, кто ещё не заплатил.

Чтобы связать оплату со счётом, при разноске банковской выписки в документе Поступление на расчётный счёт заполните поле Счёт на оплату — тогда счёт отметится оплаченным. А реализацию удобно вводить прямо из счёта: Создать на основании → Реализация (акт, накладная) — позиции и суммы перенесутся без повторного ввода.

Проверить, какие счета ещё не оплачены, можно не глазами по списку, а отчётом Продажи → Расчёты с покупателями или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 62. Но сам по себе неоплаченный счёт в бухгалтерской задолженности не сидит: долг возникает только после реализации. До отгрузки неоплаченный счёт — это лишь ожидаемый приход, а не дебиторка.

Как распечатать счёт, сохранить в PDF и отправить по почте

Готовый счёт доводят до клиента тремя способами. Все они доступны из открытого документа.

Печать на бумаге. Нажмите Печать и выберите форму счёта. Откроется табличный документ — это предпросмотр. Кнопка Печать в окне предпросмотра отправит его на принтер.

Сохранение в PDF. В окне предпросмотра печатной формы нажмите Ещё → Сохранить (или кнопку с дискетой). В типе файла выберите Документ PDF (.pdf), укажите папку. Получится файл, который можно приложить к письму вручную. Так же сохраняют в Excel или Word, если клиент просит редактируемый формат.

Отправка по электронной почте. В счёте есть кнопка с конвертом — Отправить (или Ещё → Отправить). 1С сама вложит счёт в письмо в формате PDF и подставит адрес из карточки контрагента. Останется написать текст и нажать отправить.

Чтобы отправка работала, в программе должна быть настроена почта. Откройте Администрирование → Органайзер, включите почтовый клиент и заведите учётную запись: адрес, пароль и серверы входящей/исходящей почты. После этого письма уходят прямо из 1С, а их копии хранятся в базе.

Текст письма можно сохранить шаблоном, чтобы не набирать «Здравствуйте, во вложении счёт на оплату…» каждый раз. А если клиент работает через электронный документооборот, счёт отправляют не почтой, а через оператора ЭДО — но для обычного счёта на оплату это избыточно, он не требует подписи и регламента обмена.

Как ускорить выставление однотипных счетов

Если счета повторяются от месяца к месяцу или вы выставляете их десятками, заводить каждый с нуля не нужно.

• 📄 Копирование. Встаньте на похожий счёт в списке и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Откроется новый документ с теми же позициями — поменяйте дату, сумму или покупателя и проведите.
• 🔗 Ввод на основании. Из карточки договора или из другого документа продаж счёт можно создать через Создать на основании — реквизиты подставятся автоматически.
• 📋 Групповая обработка. Выделите в списке несколько счетов (с Ctrl или Shift) и через Ещё распечатайте или отправьте их пачкой, не открывая по одному.
• 💾 Шаблоны номенклатуры. Соберите типовой набор услуг в одну номенклатурную группу — подбор в табличную часть пойдёт быстрее.

Для по-настоящему массового и регулярного выставления (абонентская плата, подписки) в типовой Бухгалтерии отдельного механизма «периодических счетов» нет. Если таких счетов много, их удобнее вести в 1С:Управление нашей фирмой или 1С:Управление торговлей, где есть заказы покупателей и автоматическое формирование счетов по графику. В Бухгалтерию потом переносят только итоги.

Частые ошибки при выставлении счёта

• Пустой банковский счёт в печатной форме. Клиент не знает, куда платить. Причина — не заполнен или не отмечен основной счёт в карточке организации.
• Неверная ставка НДС. На УСН выставили счёт «с НДС 20%» по привычке. Исправьте ставку на Без НДС в строках и перепроведите.
• Счёт не привязан к оплате. Деньги пришли, а счёт висит неоплаченным, потому что в банковской выписке не заполнено поле Счёт на оплату. Статус не обновится, пока связь не проставлена.
• Отправка не настроена. Кнопка Отправить ругается на учётную запись — почта в Администрирование → Органайзер не заведена.

Частые вопросы