Регистрация и учёт сертификатов соответствия на товары в 1С

Сертификат соответствия в 1С не оформляют и не печатают с нуля — программа не выдаёт его и не заменяет орган по сертификации. Сам сертификат соответствия или декларацию о соответствии выдаёт аккредитованный орган, а в базе вы только регистрируете реквизиты уже полученного документа и привязываете их к товарам.

Практический смысл этой работы простой: номер и срок сертификата всегда под рукой у менеджера и кладовщика, скан хранится рядом с карточкой товара, а при отгрузке вы быстро находите, какой документ передать покупателю. Ниже — как внести данные надёжным способом, который работает в большинстве конфигураций на платформе 8.3.

Что 1С делает с сертификатом, а что нет

Разведём три понятия, которые часто путают.

• 📄 Сертификат соответствия — подтверждает соответствие продукции техническому регламенту (ТР ТС / ТР ЕАЭС). Выдаёт орган по сертификации, запись есть в реестре ФГИС Росаккредитации.
• 📝 Декларация о соответствии — заявитель декларирует соответствие сам, под свою ответственность, и регистрирует в том же реестре. Для многих товаров нужна именно она, а не сертификат.
• ✉️ Отказное письмо — подтверждает, что продукция не подлежит обязательной оценке соответствия.

1С со всеми тремя работает одинаково: хранит реквизиты и скан, связывает с номенклатурой, помогает контролировать срок. Выпустить сам сертификат в программе нельзя — это не функция учётной системы.

Если вы не знаете, какой документ нужен на конкретный товар, отталкивайтесь от его кода ТН ВЭД и перечней обязательной сертификации и декларирования. В самой 1С этой проверки нет.

Что приготовить перед внесением данных

Соберите реквизиты с бумажного или электронного оригинала — вносить придётся вручную:

• номер сертификата или декларации;
• кем выдан (орган по сертификации) и дата регистрации;
• дата начала и дата окончания действия;
• на какую продукцию распространяется (наименования, артикулы);
• скан или PDF оригинала.

Чтобы хранить скан в базе, администратор должен включить работу с файлами. Откройте раздел Администрирование → Общие настройки и убедитесь, что хранение присоединённых файлов разрешено. Без этого кнопка прикрепления файла будет недоступна.

Перед вводом сверьте номер и срок с реестром ФГИС Росаккредитации — там видно, действует документ или приостановлен. 1С эту проверку не делает, но если в базу попадёт номер отозванного сертификата, при отгрузке в сеть он всплывёт как недействительный. Лучше поймать это один раз при вводе, чем разбираться с возвратом партии.

Если товаров с сертификатами много, заранее решите, где держать номер и срок: в дополнительном сведении номенклатуры (о нём ниже) или в отдельном справочнике, если он есть в вашей конфигурации. Выбранный способ применяйте ко всем позициям одинаково, иначе реестр не соберётся.

Регистрация сертификата: пошагово

Самый универсальный способ, который есть в 1С:Бухгалтерии, Управлении торговлей, УНФ и Рознице, — присоединённый файл плюс дополнительное сведение. Он не зависит от того, завели ли в типовой конфигурации отдельный справочник сертификатов.

1. Откройте карточку товара в справочнике Номенклатура.
2. В панели навигации карточки (ссылки слева или сверху) выберите Присоединённые файлы.
3. Нажмите Добавить → Из файла на диске и загрузите скан сертификата. Файл сохранится в базе рядом с товаром.
4. Вернитесь в карточку и откройте Дополнительные сведения (та же панель навигации ).
5. Заполните номер, дату окончания и орган по сертификации в заранее заведённых сведениях (как их создать — в следующем разделе).

Так у каждого товара оказывается и картинка документа, и его данные в виде отдельных полей, по которым потом можно строить отчёт.

Если в вашей торговой конфигурации есть готовый механизм хранения сертификатов (отдельный справочник или табличная часть у номенклатуры), используйте его — набор реквизитов тот же, меняется только место ввода.

Как завести поля сертификата один раз для всех товаров

Чтобы не держать номер и срок в произвольных заметках, добавьте номенклатуре дополнительные сведения . Это штатный механизм платформы, поля появятся сразу у всех товаров.

1. Зайдите в Администрирование → Общие настройки и включите опцию работы с дополнительными реквизитами и сведениями.
2. Откройте список дополнительных сведений и добавьте набор для справочника Номенклатура.
3. Заведите три сведения: Номер сертификата (строка), Срок действия до (дата), Орган по сертификации (строка или значение из списка).

После этого поля доступны в каждой карточке товара через команду Дополнительные сведения. Заполнять их можно по мере поступления документов.

Привязка сертификата к номенклатуре и партиям

Сертификат привязывается к товару, а не к документу поставки. Один документ покрывает позицию целиком, пока не кончится срок или не выйдет новый.

Нюансы, которые стоит учесть:

• Если на один вид товара разные поставщики дают разные сертификаты, заведите отдельные позиции номенклатуры или храните несколько присоединённых файлов с понятными именами (например, Сертификат_поставщик_А.pdf).
• Для партионного учёта по сериям привязывайте скан к конкретной серии, если в карточке серии доступны присоединённые файлы.
• Отказное письмо тоже прикрепляйте к товару — при проверке его спрашивают так же, как сертификат.

Не дублируйте один и тот же скан в десятки карточек вручную: если документ общий для группы товаров, прикрепите его к папке-группе номенклатуры, а в карточках оставьте только номер.

Когда сертификат закончился и получен новый, старый скан не удаляйте — просто добавьте свежий файл и обновите номер с датой. История пригодится, если проверка касается отгрузок прошлых периодов: тогда действовал прежний документ, и подтвердить это нужно именно им.

Контроль срока действия сертификатов

Просроченный сертификат — частая причина проблем при проверках и отгрузке в сети. Автоматического напоминания «срок истёк» в типовой конфигурации может не быть, поэтому контроль настраивают через отчёт.

Как собрать список товаров с истекающими сертификатами:

1. Откройте Универсальный отчёт (раздел Администрирование или Отчёты, в зависимости от конфигурации).
2. В качестве источника выберите справочник Номенклатура.
3. Выведите в отчёт дополнительное сведение Срок действия до.
4. Поставьте отбор: Срок действия до меньше или равно нужной дате (например, конец следующего месяца).

Отчёт покажет, по каким товарам документ скоро закончится. Запускайте его раз в месяц — это и есть простейшая автоматизация без доработок.

Если нужно жёсткое напоминание до истечения срока, это делается доработкой (регламентное задание, рассылающее письмо по отчёту). В типовой поставке такой рассылки обычно нет.

Реестр сертификатов и передача копий покупателю

Реестр. Отдельного отчёта «Реестр сертификатов» в типовой конфигурации может не быть, но он легко собирается тем же Универсальным отчётом по номенклатуре: выводите наименование, номер сертификата, орган и срок, группируете по товарной группе. Такой список выгружается в Excel и подходит для передачи в торговую сеть или для внутренней проверки.

Передача покупателю. Копию сертификата передают вместе с товаром. Варианты:

• приложить скан к электронному документу в ЭДО (к пакету по УПД можно добавить дополнительный файл);
• отправить PDF по электронной почте прямо из карточки присоединённого файла;
• распечатать скан и вложить в комплект отгрузочных документов.

Ошибки, из-за которых сертификат «не находится»

Отдельно — то, что не очевидно из шагов выше.

• Ждут, что 1С «сделает» сертификат. Программа только учитывает документ; выпускает его орган по сертификации. Запрос «создать сертификат в 1С» почти всегда означает «внести реквизиты уже полученного».
• Путают сертификат соответствия и код маркировки. Коды Честного знака и сертификат соответствия — разные вещи. Маркировка не отменяет сертификат, а сертификат не заменяет код. Ведутся они в разных местах базы.
• Путают с криптографией. «Сертификат» в контексте подписи и обмена — это сертификат ключа электронной подписи (КЭП), он к сертификату соответствия отношения не имеет и настраивается в разделе обмена с контролирующими органами.
• Срок хранят текстом. Из-за этого не работает отбор просроченных. Только поле типа «дата».
• Один скан на всё. Если у поставщиков разные документы, общий файл вводит в заблуждение — храните отдельно.