Новый склад в 1С:Предприятии: от функциональности до первого документа

Склад в 1С делается в два хода. Сначала в настройках включается учёт по нескольким складам, потом в справочнике «Склады» создаётся новый элемент. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Товары и услуги → Склады, в 1С:Управлении торговлей 11 — справочник «Склады и магазины» в разделе НСИ и администрирование.

Типичная ситуация: компания открыла второй склад или магазин, а в документах поступления поле «Склад» не видно или в нём один «Основной склад». Значит, функциональность выключена, и программа ведёт все запасы на одном месте хранения. Ниже — что включить, какие поля заполнить и какие настройки потом лучше не менять.

1. Что включить в настройках до создания склада

Пока в базе один склад, 1С прячет его выбор из документов. Чтобы появился второй, нужно разрешить учёт по местам хранения.

Бухгалтерия 3.0

1. Откройте Главное → Функциональность, вкладку «Запасы».
2. Установите флажок «Несколько складов».
3. Откройте настройки плана счетов: ссылка «Настройка плана счетов» есть в разделе Главное → Настройки и в форме учётной политики.
4. В блоке «Учёт запасов» включите аналитику «По складам (местам хранения)» и выберите вариант: только по количеству или по количеству и сумме.

💡 Вариант «по количеству и сумме» даёт оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 или 10 в разрезе складов сразу в деньгах. Для сверки с материально ответственными лицами это удобнее. Цена вопроса — чуть больше записей в регистре бухгалтерии.

Управление торговлей 11

1. Перейдите в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Включите «Несколько складов».
3. Если планируете делить склад на зоны или ячейки, здесь же включаются складские помещения и адресное хранение. Их можно включить и позже.

2. Создание склада в справочнике: шаг за шагом

Когда функциональность включена, сам склад создаётся за минуту.

В Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Склады.
2. Нажмите «Создать».
3. Заполните «Наименование» так, чтобы его однозначно понимали все: «Склад Подольск», «Магазин на Ленина, 12», а не «Склад 2».
4. Выберите «Тип склада» (подробнее в следующем разделе).
5. Укажите ответственное лицо — сотрудника, который отвечает за ценности.
6. Для розничного типа укажите тип цен, по которым товар учитывается и продаётся.
7. Нажмите «Записать и закрыть».

Если складов много, заранее создайте группы: «Оптовые», «Магазины», «Комиссионные». Группа создаётся командой создания группы в том же списке, а склад переносится в неё перетаскиванием.

В Управлении торговлей 11

1. Откройте справочник «Склады и магазины» из раздела НСИ и администрирование (он же доступен из раздела «Склад»).
2. Нажмите «Создать» и укажите наименование.
3. Если склад принадлежит конкретному подразделению, заполните подразделение и ответственного.
4. Для магазина отметьте, что это розничный склад, и выберите вид цен.
5. Решите, использовать ли ордерную схему (раздел 4) и складские помещения.
6. Запишите карточку.

💡 В УТ 11 цены называются «Виды цен», в БП 3.0 — «Типы цен». Это разные справочники разных конфигураций, при обмене БП ↔ УТ они сопоставляются правилами обмена.

3. Параметры склада: тип, цены, ответственный, контроль остатков

От заполнения карточки зависит, на какие счета и по какой цене пойдёт товар.

Тип склада в Бухгалтерии 3.0

Для розничного магазина и НТТ тип цен обязателен. Если учёт в рознице ведётся по продажной стоимости, разница между продажной и покупной ценой ложится на счёт 42 «Торговая наценка».

Ответственное лицо

Поле не влияет на проводки, но попадает в печатные формы: товарные накладные, требования-накладные, инвентаризационные описи. Когда меняется кладовщик, проведите инвентаризацию на дату передачи дел и только потом поменяйте ответственного в карточке. Так у каждого материально ответственного лица будет подписанная опись на свой период.

Контроль остатков

Списание в минус в БП регулируется флажком «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта» в Администрирование → Проведение документов. Настройка общая, а не для каждого склада.

В УТ 11 контроль остатков работает сложнее: учитываются резервы и распоряжения на отгрузку, а не только физический остаток. Если документ не проводится из-за нехватки, проверьте, не зарезервирован ли товар под другой заказ.

4. Ордерная схема, помещения и ячейки

Эти механизмы есть в УТ 11, КА и ERP. В Бухгалтерии 3.0 ордерной схемы нет: поступление сразу приходует товар на склад.

Как работает ордерная схема

Без ордерной схемы один документ «Поступление» одновременно оформляет покупку и приход на склад. С ордерной схемой эти события разведены:

• 📄 менеджер оформляет финансовый документ — поступление или реализацию;
• 📦 кладовщик отдельно оформляет «Приходный ордер на товары» или «Расходный ордер на товары» на фактически принятое или отгруженное количество;
• 🔍 расхождения между документом поставщика и ордером видны сразу, до того как бухгалтер закроет месяц.

Ордерную схему в карточке склада включают отдельно для поступления, для отгрузки и для отражения излишков и недостач, с указанием даты начала. Это позволяет, например, принимать товар по ордерам, а отгружать по старой схеме.

Складские помещения и адресное хранение

Помещения нужны, когда у склада несколько зон с разными кладовщиками: «Холодильная камера», «Стеллажная зона», «Зона приёмки». Ячейки — следующий уровень: конкретное место на стеллаже.

Порядок такой:

1. Включите помещения и адресное хранение в настройках раздела «Склад и доставка».
2. В карточке склада отметьте использование помещений.
3. Создайте помещения и задайте в них ячейки по схеме «ряд — стеллаж — ярус — позиция».
4. Задайте правила размещения: какая номенклатура хранится в какой зоне.

Адресное хранение требует, чтобы ордерная схема была включена: размещение в ячейках оформляется складскими документами, а не накладными.

5. Какую схему склада выбрать: сравнение вариантов

6. Первые операции: остатки, основной склад, перемещение

Новый склад пустой. Чтобы с ним работать, сделайте три вещи.

Назначьте склад по умолчанию. В БП в списке складов есть команда «Использовать как основной»: выбранный склад будет подставляться в новые документы. Если сотрудники работают на разных складах, основной склад задаётся в персональных настройках каждого пользователя.

Перенесите товар. Если товар переезжает с существующего склада, оформите документ «Перемещение товаров» (Склад → Перемещение товаров в БП 3.0). Проводка внутри одного счёта, например Дт 41.01 Кт 41.01, с разной аналитикой склада. При перемещении в розничный магазин с учётом по продажной стоимости дополнительно начисляется торговая наценка на 42.

Введите начальные остатки, если склад существовал раньше, а в базе его не было. В БП для этого есть помощник ввода начальных остатков в разделе «Главное»; дата ввода — последний день месяца, предшествующего началу учёта.

Проведите инвентаризацию на старте. Даже если остатки введены по данным старой программы, пересчитайте склад документом «Инвентаризация товаров» в первые дни работы. Расхождения, найденные сразу, легко объяснить ошибкой переноса. Через полгода их уже не отличить от недостачи.

Пример: по данным старой программы на складе 120 коробок, при пересчёте — 117. Разницу в 3 коробки оформляют списанием недостачи с указанием причины, а не исправлением документа ввода остатков задним числом.

7. Ошибки при создании склада и как их исправить

8. Частые вопросы о создании склада