Новый склад в 1С: от карточки до ячеек и инвентаризации

Чтобы сделать склад в 1С 8.3 Бухгалтерия, включите флаг Несколько складов в Администрирование → Функциональность → Запасы, затем откройте Справочники → Товары и услуги → Склады и нажмите Создать. В 1С:Управление торговлей 11 склады заводят в справочнике «Склады и магазины», а флаг нескольких складов включают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.

Сама карточка заполняется за минуту. Дольше и важнее решить, как программа будет вести остатки по этому складу: только количество или ещё и сумму, нужен ли ордерный учёт и ячейки. Эти решения потом тяжело менять задним числом, поэтому их лучше принять до первого документа.

Что включить до создания первого склада

В новой базе уже есть один склад — «Основной склад». Пока флаг нескольких складов выключен, поле «Склад» в документах скрыто, и все поступления и продажи молча падают на него. Это частая причина вопроса «почему я не вижу поле склада в накладной».

Настройки в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Администрирование → Функциональность, вкладка Запасы.
2. Отметьте Несколько складов. После этого поле «Склад» появится в шапке поступлений, реализаций, перемещений.
3. Перейдите в Администрирование → Настройка плана счетов и найдите блок про учёт запасов.
4. Включите учёт по складам (местам хранения) и выберите вариант: По количеству или По количеству и сумме.

Разница между вариантами существенная:

Меняйте способ учёта по складам с начала года или квартала, а не в середине месяца. Программа применит новую настройку к документам с даты изменения, и остатки на переходный момент придётся сверять вручную.

Настройки в 1С:Управлении торговлей 11

В УТ 11 все складские флаги собраны в одном месте: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Там включают:

• 📦 Несколько складов — без него справочник работает с одним складом;
• 📑 ордерную схему (приходные и расходные ордера на товары);
• 🏢 складские помещения;
• 🔢 адресное хранение.

Ордерную схему и адресное хранение затем дополнительно включают в карточке конкретного склада. Глобальный флаг только открывает такую возможность.

Карточка склада: какие поля заполнить

Склад в 1С:Бухгалтерии

Откройте Справочники → Товары и услуги → Склады → Создать. Поля карточки:

1. Наименование — понятное людям: «Склад Подольск», «Магазин на Ленина», «Цех — кладовая». В печатных формах выводится именно оно.
2. Тип склада — один из трёх вариантов (разобраны ниже).
3. Тип цен — нужен для розничных складов: по нему программа подставляет розничную цену.
4. Ответственное лицо — МОЛ. Подставляется в печатные формы, например в инвентаризационную опись.
5. Группа — если складов больше пяти, сгруппируйте их по городам или назначению.

Тип склада влияет на то, какими документами вы будете продавать и на каких счетах окажется товар:

Склад, который будет основным для подстановки в новые документы, выделите в списке и выполните команду Использовать как основной — он отобразится жирным шрифтом.

Склад в 1С:Управлении торговлей 11

Карточка в справочнике «Склады и магазины» богаче. Кроме наименования и ответственного, здесь задают:

• 🏬 подразделение, к которому относится склад;
• 🛒 признак магазина и розничный вид цены — для розничной точки;
• 📅 дату начала использования ордерной схемы отдельно для поступления, отгрузки и перемещения;
• 🔢 адресное хранение и складские помещения — если они включены глобально.

Места хранения, помещения и зоны

Склад в учётном смысле не обязательно равен зданию. Это место, по которому вы хотите видеть отдельный остаток и отдельного ответственного. Отсюда два подхода к зонированию.

Отдельный склад на каждую зону. Подходит для Бухгалтерии, где других уровней нет. Например:

• «Склад Подольск — основная зона»;
• «Склад Подольск — брак и возвраты»;
• «Склад Подольск — ответственное хранение ».

Так брак и возвраты не смешиваются с годным товаром, а ОСВ по счёту 41 сразу показывает, сколько денег «зависло» в браке. Перекладка товара из зоны в зону оформляется перемещением.

Помещения внутри склада. В УТ 11 одно здание можно оставить одним складом, а внутри разбить на складские помещения: холодильная камера, стеллажный зал, зона приёмки. Остаток по складу остаётся единым, а кладовщик видит, в каком помещении искать товар. Для разных МОЛ этот вариант не годится: ответственный задаётся на уровне склада, а не помещения.

Адресное хранение по ячейкам

Адресное хранение — это учёт остатков с точностью до ячейки стеллажа. В 1С:Бухгалтерии такого механизма нет. Если нужна ячейка, работают в УТ 11, КА или ERP, а Бухгалтерия получает уже свёрнутые данные по складу.

В УТ 11 порядок такой:

1. Включите адресное хранение в настройках раздела «Склад и доставка».
2. В карточке склада включите ордерную схему — адресный учёт без неё не работает : товар размещается и отбирается по ордерам.
3. Отметьте адресное хранение в карточке склада и задайте дату начала.
4. Заведите структуру склада: помещения, ячейки, их типоразмеры. Адрес ячейки удобно кодировать как «ряд-стеллаж-ярус-место», например 02-14-3-B.
5. Перед стартом разместите текущие остатки по ячейкам документом размещения товаров — иначе программа будет считать, что товар лежит «нигде».

Есть два уровня адресного учёта:

Как склад участвует в документах закупки и продажи

После создания склад выбирают в шапке каждого товарного документа. Чтобы не выбирать вручную, назначьте основной склад, как описано выше. Склад, указанный в документе-основании, переходит в документы, созданные «на основании»: из заказа — в реализацию, из поступления — в возврат.

Цепочка в Бухгалтерии

• 📥 Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) — товар приходуется на выбранный склад.
• 📤 Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) — товар списывается с указанного склада.
• 🔁 Склад → Перемещение товаров — передача между складами.
• 🧰 Склад → Комплектация номенклатуры — сборка набора из комплектующих на одном складе.

При продаже с розничного склада реализацию не оформляют: выручку отражает «Отчёт о розничных продажах», где склад — обязательный реквизит.

Цепочка в УТ 11

Если ордерная схема не используется, всё как в Бухгалтерии: накладная сразу двигает остаток. Если используется, работа делится между менеджером и складом:

1. Менеджер оформляет приобретение или реализацию — это финансовый документ.
2. Кладовщик подтверждает фактический приход или отгрузку приходным или расходным ордером на товары.
3. До ордера товар числится в ожидании поступления или в распоряжениях на отгрузку.

Так склад не отгружает товар, пока документ продажи не согласован, а бухгалтерия видит расхождения между накладной и фактом.

Работа с несколькими складами

Когда складов два и больше, появляются задачи, которых нет при одном.

Перемещение между складами. Перемещение товаров — единственный правильный способ перевезти товар. Списание с одного склада и оприходование на другом ломает себестоимость: товар оприходуется по новой цене, а исходная стоимость уйдёт в расходы.

Перемещение в магазин. Если получатель — НТТ, в документе перемещения указывают розничную цену: на её основе Бухгалтерия формирует наценку на 42.02. Поэтому у склада-получателя заранее задайте тип цен и заполните розничные цены, иначе наценку не из чего будет рассчитать.

Транзит. Товар в пути между городами удобно держать на отдельном складе «Транзит»: отгрузили — переместили на «Транзит», приняли — переместили на склад-получатель. Остаток «Транзита» в любой момент показывает, что сейчас едет.

Права пользователей. В типовой Бухгалтерии ограничить кладовщика только своим складом штатными настройками нельзя: ограничения доступа на уровне записей там работают по организациям. В УТ 11 ограничение по складам настраивается через группы доступа.

Отрицательные остатки. В Бухгалтерии Администрирование → Проведение документов есть флаг, разрешающий списание запасов при отсутствии остатков. При нескольких складах его лучше держать выключенным: иначе программа спишет товар со склада, где его нет, а на другом складе останется «лишний» остаток.

Контроль остатков и инвентаризация по складу

Где смотреть остатки

В Бухгалтерии остаток по каждому складу показывает Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для 41.01 или 10.01 с включённой детализацией по субконто «Склады». Если учёт по складам ведётся только по количеству, суммы в разрезе складов не будет — это не ошибка, а следствие настройки.

В УТ 11 используют отчёты «Ведомость по товарам на складах» и «Остатки и доступность товаров». Второй показывает не только физический остаток, но и сколько уже зарезервировано под заказы.

Инвентаризация в Бухгалтерии

1. Создайте документ Склад → Инвентаризация товаров, укажите склад и ответственного.
2. Кнопкой заполнения загрузите учётные остатки этого склада на дату.
3. Распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3) для комиссии.
4. После пересчёта внесите фактическое количество в колонку факта.
5. На основании инвентаризации создайте Оприходование товаров для излишков и Списание товаров для недостач.

Сама инвентаризация движений не делает — это ведомость. Остатки меняются только после оприходования и списания.

Инвентаризация в УТ 11

На ордерном складе фактическое количество фиксирует документ пересчёта товаров: кладовщик вносит результат по каждой позиции, а при адресном хранении — по ячейкам. Расхождения затем оформляют оприходованием излишков, списанием недостач или пересортицей, если один товар пересчитали как другой.

Порядок проведения инвентаризации, состав комиссии и сроки определяет учётная политика организации. Программа лишь даёт документы, по которым этот порядок исполняется.

Частые вопросы