Как оформить внутреннего и внешнего совместителя в 1С ЗУП

Совместитель в 1С ЗУП 3.1 — это отдельный элемент справочника «Сотрудники», даже если человек уже работает у вас по основному месту. Оформляется он документом Прием на работу, где в поле «Вид занятости» выбирается «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство», а размер ставки обычно ставится 0,5 (не более половины нормы по ст. 284 ТК РФ).

Ниже — как завести внутреннего и внешнего совместителя, какой поставить график, как программа посчитает оклад и отпускные и что сделать при увольнении. Пути указаны для конфигурации «Зарплата и управление персоналом 3.1» в интерфейсе «Такси».

Внутреннее и внешнее совместительство: в чём разница для программы

Совместительство — это работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. Важно не путать его с совмещением: при совмещении дополнительная работа выполняется в течение основного рабочего дня, отдельный договор не заключается, и в ЗУП это оформляется не приёмом, а документом Совмещение.

Для 1С разница между двумя видами совместительства сводится к тому, одно физлицо или два стоят за сотрудником:

• 🧍 Внутреннее совместительство — работник уже оформлен в вашей организации. Вы создаёте нового «Сотрудника», но привязываете его к уже существующему «Физическому лицу». ИНН, СНИЛС, стандартные вычеты по НДФЛ — общие.
• 🧑‍🤝‍🧑 Внешнее совместительство — человек работает где-то ещё, а у вас только подрабатывает. Для него заводится и новое физлицо, и новый сотрудник.

Ограничение по времени одинаковое для обоих видов: не более 4 часов в день, а за учётный период (обычно месяц) — не более половины нормы рабочего времени. В дни, когда работник свободен от основной работы, он может трудиться у совместителя полный день — но в среднем за месяц всё равно не больше половины нормы. Отсюда и типовая ставка 0,5.

Число работодателей для совместителя закон не ограничивает: человек может подрабатывать сразу у нескольких. А вот кому совместительство запрещено или ограничено, стоит проверить до оформления:

• 🚫 работникам младше 18 лет;
• 🚫 на тяжёлых работах и работах с вредными условиями, если основная работа такая же;
• 🚫 водителям и ряду других категорий — по специальным нормам (ст. 329 ТК РФ и отраслевые правила).

Приём внутреннего совместителя по шагам

Сотрудник уже числится у вас на основной должности, и вы оформляете ему вторую — по совместительству.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте документ Прием на работу.
2. В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию работника. Программа найдёт уже заведённое физлицо и предложит создать нового сотрудника на его основе — согласитесь. В карточке проверьте, что физлицо то же самое (совпадают ИНН и СНИЛС).
3. В поле «Вид занятости» выберите «Внутреннее совместительство».
4. Укажите подразделение, должность и дату приёма.
5. В поле «Размер ставки» поставьте долю ставки — чаще всего 0,5. От неё зависит и оклад, и максимум рабочего времени.
6. Выберите «График работы» — отдельный, с неполным днём (как его создать, см. ниже).
7. На вкладке «Оплата труда» задайте оклад. Оклад указывается полный, по штатному расписанию; программа сама умножит его на размер ставки при расчёте.
8. Проведите документ.

После проведения в справочнике «Сотрудники» появятся две строки на одного человека: основная должность и совместительство. В списке они различаются колонкой с видом занятости.

Если в организации ведётся штатное расписание, под должность совместителя в нём должна быть свободная ставка. Когда на одну должность приходятся и основной работник, и совместитель на 0,5, в штатном расписании по этой позиции нужны минимум 1,5 ставки — иначе при приёме программа предупредит о превышении штата.

Печатные формы по приёму берутся из самого документа по кнопке «Печать»: доступны трудовой договор и приказ о приёме по форме Т-1. В трудовом договоре и приказе должно быть прямо указано, что работа выполняется по совместительству, — это обязательное условие по ст. 282 ТК РФ. ЗУП подставит вид занятости в печатную форму автоматически из поля документа.

Как оформить внешнего совместителя с нуля

У внешнего совместителя в вашей базе ещё нет ни физлица, ни сотрудника, поэтому их нужно создать.

1. В том же журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения создайте Прием на работу.
2. В поле «Сотрудник» введите ФИО нового человека — программа предложит создать нового сотрудника и новое физлицо. Заполните карточку: дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС.
3. В поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство».
4. Дальше всё как у внутреннего: подразделение, должность, дата, размер ставки 0,5, график, оклад на вкладке «Оплата труда».
5. Проведите документ.

По документам внешнего совместителя есть две частые тонкости:

• Стандартные вычеты по НДФЛ. Вычет на детей предоставляется только у одного работодателя по выбору работника. Если по основному месту вычет уже применяется, у вас его назначать не нужно — иначе НДФЛ будет занижен.
• Трудовая книжка. Запись о работе по совместительству вносит основной работодатель по желанию работника; вы как работодатель по совместительству книжку не ведёте.

Настройка графика и табелирование неполного времени

График — это то, что ограничивает совместителя четырьмя часами в день и позволяет программе правильно посчитать и оплату, и норму.

Создайте график в разделе Настройка → Графики работы сотрудников:

1. Нажмите «Создать».
2. Задайте имя, по которому график будет понятен, например «Совместители 4 часа».
3. Выберите вид — пятидневка.
4. Включите флажок «Неполное рабочее время» и укажите долю от полного дня или часы в день (4 часа).
5. Заполните график на год кнопкой заполнения.

Отдельный документ Табель в ЗУП нужен не всегда — он вводится только при отклонениях от графика. Если совместитель отработал месяц ровно по графику, достаточно самого графика: программа возьмёт из него норму и фактически отработанное время при расчёте.

Расчёт зарплаты и отпускных совместителю

Зарплата совместителя считается тем же документом, что и всем: Зарплата → Начисления зарплаты и взносов. Отдельно совместителя считать не нужно — он попадёт в общий документ по организации.

Как программа считает оклад при ставке 0,5:

• Оклад по совместительству = полный оклад должности × размер ставки.
• Пример: оклад должности 40 000 ₽, ставка 0,5 — начислено будет 20 000 ₽ за полностью отработанный месяц.
• Если совместитель отработал не весь месяц, сумма делится на норму часов по его графику и умножается на фактически отработанные часы.

Доплаты, премии и районный коэффициент начисляются совместителю на общих основаниях — так же, как основным работникам. Если в организации действует районный коэффициент или северная надбавка, задайте их в карточке сотрудника, и программа применит их к начисленному окладу.

Для внутреннего совместителя НДФЛ и взносы программа посчитает по физлицу суммарно: доход по основной должности и по совместительству складывается, стандартные вычеты применяются один раз ко всей сумме. Для внешнего — только по доходу у вас.

Отпуск и отпускные

По ст. 286 ТК РФ отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если по совместительству он отработал меньше 6 месяцев, отпуск даётся авансом.

Оформляется документом Кадры → Отпуска или Зарплата → Все начисления → Отпуск:

1. Выберите сотрудника-совместителя (именно строку совместительства, а не основную должность).
2. Укажите период отпуска — он должен совпадать с отпуском по основной работе.
3. Программа рассчитает средний заработок по доходам этого сотрудника за 12 месяцев.

Если основной отпуск у работника длиннее, чем положенный ему по совместительству, недостающие дни по второму месту работодатель по его просьбе предоставляет без сохранения зарплаты. В ЗУП это оформляется документом Отпуск без сохранения оплаты на сотрудника-совместителя.

Больничный совместителю

С пособием по больничному у совместителей есть особенность, которую программа сама не решит — нужны правильные исходные данные.

• Если последние два года совместитель был занят у тех же работодателей, что и сейчас, пособие платит каждый работодатель, включая вас.
• Если места работы за два года менялись, работник приносит справку, и пособие назначается по одному месту с учётом заработка у других.

Больничный лист в ЗУП оформляется документом Больничный лист на сотрудника-совместителя; средний заработок программа возьмёт по данным этого сотрудника и из сведений, введённых вручную по прежним работодателям.

Переводы, изменение ставки и увольнение совместителя

Перевод и изменение условий. Если совместитель переходит на другую должность или меняется его ставка, используйте документ Кадровый перевод (Кадры → Приемы, переводы, увольнения). Через него же оформляется распространённая ситуация — когда совместительство становится основным местом работы: по сути это увольнение с совместительства и приём (или перевод) на основное место, порядок зависит от принятого у вас кадрового регламента.

Увольнение. Оформляется документом Увольнение в журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения:

1. Создайте Увольнение, выберите сотрудника-совместителя.
2. Укажите дату и основание.
3. Проведите — программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по этому месту работы.

Помимо общих оснований, у совместителя есть специальное: по ст. 288 ТК РФ трудовой договор с совместителем можно прекратить, если на это место принимается работник, для которого работа будет основной. В этом случае совместителя нужно письменно предупредить не менее чем за две недели. Это основание применимо только к бессрочному договору — срочный договор с совместителем прекращается по истечении срока в общем порядке.

В документе Увольнение выберите основание, соответствующее ст. 288, и программа подставит нужную формулировку в приказ по форме Т-8 и в сведения для СФР. Компенсацию за неиспользованный отпуск ЗУП рассчитает автоматически исходя из отработанного по совместительству стажа.

Частые вопросы