Как оформить списание недостачи, порчи и естественной убыли товаров со склада в 1С:Управление торговлей 11

Списание товаров в 1С:Управление торговлей 11 оформляют документом в разделе Склад и доставка. Если товар пропал по итогам инвентаризации — документом «Списание недостач товаров» на основании пересчёта; если списываете порчу, бой или расход на хозяйственные нужды без инвентаризации — документом «Внутреннее потребление товаров» с вариантом «Списание на расходы». В обоих случаях нужно указать склад, количество, характеристики и серии (если они ведутся) и статью расходов — именно она определяет, как себестоимость ляжет на финансовый результат.

Главное отличие от продажи: при списании товар уходит со склада без выручки, а его себестоимость переносится в расходы. Поэтому до проведения стоит понять причину (недостача, порча, естественная убыль, хищение) — от неё зависит и документ, и статья расходов, и то, как операция отразится в регламентированном учёте.

Ниже — какой документ выбрать под вашу ситуацию, как заполнить его по шагам, что получится в учёте и какие печатные формы приложить к списанию.

С чего начать: сверяем остатки и выбираем основание

Перед списанием убедитесь, что товар действительно числится на нужном складе и в нужном количестве. Проще всего это сделать отчётом Склад и доставка → Отчёты по складу → Ведомость по товарам на складах с отбором по номенклатуре и складу.

Если расхождение нашли при инвентаризации, порядок строгий:

1. Создать и провести документ «Пересчёт товаров» (Склад и доставка, журнал пересчётов) — он фиксирует фактические остатки.
2. На основании проведённого пересчёта ввести «Списание недостач товаров» для нехватки и «Оприходование излишков товаров» для излишков.

Если инвентаризации не было, а причина известна заранее (разбили, истёк срок годности, забрали на внутренние нужды) — пересчёт не нужен, списание оформляют напрямую отдельным документом.

Какой документ списания выбрать

В УТ 11 под разные причины — разные документы. Выбор влияет на аналитику расходов и на то, нужен ли пересчёт.

В разных релизах УТ 11 документ недостач называется то «Списание недостач товаров», то коротко «Списание товаров» — ориентируйтесь на смысл, а не на точное слово в журнале.

Пересортица стоит особняком: это не чистое списание, а зачёт излишка одного товара недостачей другого, схожего (например, разные характеристики одной модели). Документ «Пересортица товаров» одновременно приходует одну позицию и списывает другую, и только разница в стоимости попадает в расходы или доходы. Если же товар просто пропал или испорчен — это обычное списание, а не пересортица.

Дальше разберём два основных сценария: недостачу после инвентаризации и прямое списание порчи.

Создаём документ «Списание недостач товаров»

Этот путь — для расхождений, выявленных пересчётом.

1. Откройте проведённый документ «Пересчёт товаров».
2. Нажмите Создать на основании и выберите списание недостач. Табличная часть заполнится автоматически — попадут только позиции с фактической нехваткой.
3. Проверьте склад и организацию в шапке.
4. В каждой строке проверьте количество к списанию, характеристику и серию (если ведутся).
5. Укажите статью расходов — куда отнести стоимость списанного (о ней — ниже).
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Если склад работает по ордерной схеме, одного списания мало: фактическое выбытие оформляется расходным ордером на товары. Пока ордер не проведён, остаток на складе не изменится, хотя документ списания уже есть.

Прямое списание порчи и расхода на нужды компании

Когда причина известна без инвентаризации, используют «Внутреннее потребление товаров».

1. Откройте Склад и доставка и найдите журнал внутреннего потребления (документы расхода товара внутри компании).
2. Создайте новый документ, в поле вида операции выберите вариант «Списание на расходы».
3. В шапке укажите организацию, склад и подразделение, на которое идёт расход.
4. На вкладке с товарами добавьте позиции: номенклатуру, количество, характеристику и серию.
5. Укажите статью расходов и, при необходимости, аналитику (подразделение, направление деятельности).
6. Проведите документ.

Этот же документ подойдёт, когда товар передают в эксплуатацию или на собственные нужды — меняется только статья расходов и, иногда, вариант операции.

Любое списание порчи должно опираться на документ: приказ руководителя о создании комиссии и акт, в котором комиссия зафиксировала, что именно и почему непригодно. Акт — основание и для бухгалтерского, и для налогового признания потерь, и именно его прикладывают к проведённому документу УТ. Без акта проверяющие вправе снять расходы.

Заполнение табличной части: характеристики, серии, себестоимость

Табличная часть — место, где чаще всего возникают ошибки. Несколько правил.

• 📦 Характеристики. Если для номенклатуры включён учёт по характеристикам (цвет, размер), поле обязательно к заполнению — списание «вообще по номенклатуре» не пройдёт.
• 🏷️ Серии. При посерийном учёте укажите конкретную серию или партию. Для товаров со сроком годности серия и срок связаны, подбирайте ту, что реально лежит на складе.
• 💰 Себестоимость. Вручную её обычно не ставят. В УТ 11 стоимость списания рассчитывается при закрытии месяца по выбранному методу оценки (средняя или ФИФО). Поэтому сразу после проведения сумма в управленческом учёте может быть предварительной, а окончательная появится после регламентной операции Расчёт себестоимости товаров.

Метод оценки задаётся в учётной политике организации и влияет на сумму списания. При средней себестоимости вся партия товара на складе идёт по одной усреднённой цене. При ФИФО первыми списываются самые ранние поступления, поэтому при росте закупочных цен себестоимость списания окажется ниже, чем по средней. На выбор метода отдельное списание не влияет — он общий для всего учёта.

Причина списания и статья расходов: нормативное обоснование

Статья расходов в документе — это не формальность. Она определяет, в каких расходах осядет стоимость товара и примет ли её налоговый учёт. Разберём типовые причины.

Естественная убыль. Усушка, утруска, испарение в пределах утверждённых норм. В налоговом учёте такие потери включаются в материальные расходы в пределах норм, установленных в порядке Постановления Правительства РФ № 814 (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Сверхнормативная часть расходы не уменьшает.

Пример. На складе выявлена убыль муки 50 кг при себестоимости 40 ₽/кг — всего 2000 ₽. Норма естественной убыли по этой группе товара даёт 35 кг (1400 ₽). Тогда 1400 ₽ уменьшают налоговую базу, а оставшиеся 600 ₽ списываются как сверхнормативная потеря и в налоговых расходах не учитываются. В УТ это разделяют через разные статьи расходов — одну с принятием в НУ, другую без.

Порча, бой, брак. Списывается как потеря. В пределах норм естественной убыли — в расходы; сверх норм — за счёт виновных лиц либо в прочие расходы, если виновных нет.

Хищение, недостача без установления виновных. Учитывается во внереализационных расходах, но только при наличии документа от уполномоченного органа, подтверждающего отсутствие виновных (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Без такого документа списать недостачу в налоговые расходы нельзя.

Недостача по вине сотрудника. Стоимость относят на расчёты с персоналом по возмещению ущерба, а не на расходы компании.

Чтобы статья расходов корректно управляла учётом, у неё в карточке (НСИ и администрирование → Статьи расходов) должен быть задан вид расхода и, для регламентированного учёта, счёт отнесения затрат.

Что получится в учёте: себестоимость и проводки

УТ 11 в первую очередь ведёт управленческий учёт: при списании товар выбывает со склада, а его себестоимость уменьшает валовую прибыль по выбранной статье расходов. Регламентированные бухгалтерские проводки формируются либо в блоке регламентированного учёта самой УТ (если он включён), либо в 1С:Бухгалтерии после синхронизации данных.

Типовая схема проводок по бухгалтерскому учёту выглядит так:

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — транзитный: сначала на него собирается стоимость выбывшего товара, затем она списывается в зависимости от причины. Конкретные счета подставляются из настройки статьи расходов и вида номенклатуры.

Когда недостачу относят на сотрудника, цепочка не заканчивается проводкой Дт 73.02 Кт 94. Дальше идёт удержание из зарплаты или внесение денег в кассу: Дт 70 Кт 73.02 при удержании либо Дт 50 Кт 73.02 при оплате наличными. Если взыскиваемая сумма больше балансовой стоимости, разницу относят на прочие доходы.

На валовую прибыль в отчётах УТ списание влияет сразу: себестоимость уходит в расходы, выручки по этому товару нет, значит, результат по периоду уменьшается на сумму списания. Поэтому списание крупной партии удобно делать в конце месяца и сразу смотреть, как изменилась прибыль по направлению в отчёте Финансовый результат и контроллинг → Валовая прибыль.

Печатные формы и завершение операции

После проведения документ можно распечатать. Нажмите Печать в командной панели документа и выберите доступную форму акта списания.

Если организации нужна унифицированная форма, применяют:

• ТОРГ-16 «Акт о списании товаров» — для товаров, не подлежащих дальнейшей реализации.
• ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» — для испорченного товара.

Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 132. С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны: организация вправе утвердить собственный бланк акта в учётной политике и печатать его. Акт подписывает комиссия, назначенная приказом руководителя.

Завершает операцию по инвентаризационному сценарию закрытие месяца: регламентная операция Расчёт себестоимости товаров подставит фактическую стоимость, после чего отчёты по прибыли и остаткам покажут корректные суммы. Только после этого списание считается полностью отработанным в учёте.

Частые вопросы по списанию товаров в УТ 11