Списание товаров, материалов и ОС в 1С: Бухгалтерии

Списание в 1С: Бухгалтерии 8.3 оформляют разными документами: материалы в производство — Требованием-накладной, испорченные или недостающие товары — документом Списание товаров, изношенное оборудование — документом Списание ОС. От выбора зависят и счёт, и проводки, и налоговые последствия.

Главная ошибка — списать всё «Операцией, введённой вручную». Так вы потеряете аналитику по складу и количественный учёт, а остатки на счетах 10 и 41 разойдутся с реальными. Ниже — какой документ под какую ситуацию и что он формирует.

С чего начать: тип актива и причина выбытия

Сначала ответьте на два вопроса: что списываете и почему. От этого зависит и документ, и счёт-получатель расхода.

• 📦 Материалы ушли в производство или на хозяйственные нужды → счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44).
• 🛒 Товар испортился, разбит, просрочен или не найден при инвентаризации → счёт 94 «Недостачи и потери».
• 🏭 Основное средство износилось, продано, ликвидировано → счёт 91.02 через счёт 01.09.
• 📄 Нематериальный актив больше не используется → счёт 91.02 через счёт 04.

Причина важна не только для проводки. Если выявлен виновный, часть потерь относят на него (счёт 73.02), а не на расходы. Если виновного нет — на прочие расходы. Для порчи и недостачи обязателен документ-основание: акт комиссии, результат инвентаризации, заключение о браке.

Чтобы не путаться, какой документ под что, держите перед глазами таблицу:

Для списания стоимостью расход всегда идёт через «складской» или амортизационный счёт — ручная проводка в обход документа ломает количественный учёт.

Списание материалов и товаров: каким документом оформлять

Разница между материалами и товарами в 1С принципиальная, хотя оба лежат на «складских» счетах.

Материалы (счёт 10) списывают в расход через Склад → Требования-накладные (в конфигурациях с производством — Производство → Требования-накладные). В шапке указываете склад, на вкладке Материалы — номенклатуру и количество, на вкладке Счёт затрат — куда отнести расход и статью затрат.

Если статья затрат или счёт указаны неверно, расход попадёт не в ту строку отчёта и исказит себестоимость. Проверяйте вкладку «Счёт затрат» перед проведением.

Товары (счёт 41) просто так в расход не списывают — для них нужна причина выбытия. Порядок такой:

1. Проводите Инвентаризацию товаров (Склад → Инвентаризация товаров) и фиксируете фактические остатки.
2. На основании инвентаризации создаёте Списание товаров — кнопка Создать на основании.
3. Документ списывает недостачу проводкой Дт 94 Кт 41.
4. Отдельной операцией или документом Операция относите сумму с 94 на расходы (Дт 91.02 Кт 94) или на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94).

Способ оценки при списании (по средней или ФИФО) задаётся в Главное → Учётная политика. 1С сама подберёт стоимость партий — вручную цену списания вводить не нужно и не следует.

Отдельно про акт на списание. Для материалов типовая форма не обязательна: достаточно Требования-накладной и, если нужно, акта расхода произвольной формы, закреплённого в учётной политике. Для списания испорченных товаров акт комиссии желателен — он подтверждает причину и состав комиссии. В 1С печатные формы (требование-накладная М-11, акт списания) формируются из самого документа кнопкой Печать, досоставлять их в Excel не нужно.

Ещё один практический момент — нормы естественной убыли. Если товар физически убывает при хранении (усушка, утруска, бой), потери в пределах утверждённых норм списывают на расходы, уменьшающие налог на прибыль. Сверхнормативные потери в налоговом учёте не принимаются, но в 1С их всё равно проводят — разница отражается постоянной разницей и не уменьшает базу по прибыли. Нормы берут из отраслевых актов, а не придумывают.

Выбытие основных средств и нематериальных активов

Для ОС используйте ОС и НМА → Выбытие ОС → Списание ОС. Документ сложнее, чем для материалов, потому что закрывает сразу несколько операций.

Что делает Списание ОС при проведении:

• доначисляет амортизацию за месяц выбытия;
• переносит первоначальную стоимость и накопленную амортизацию на вспомогательный счёт 01.09 «Выбытие основных средств»;
• списывает остаточную стоимость на прочие расходы (91.02).

В шапке укажите причину списания (справочник Причины списания ОС) и статью прочих расходов. Если ликвидация оформляется актом, его печатную форму документ формирует сам.

Для малоценных предметов, которые по ФСБУ 6/2020 не признаются ОС (ниже лимита, установленного в учётной политике), отдельного Списания ОС не будет — они уже списаны в расход при принятии к учёту, а контроль ведётся на забалансовом счёте МЦ.04. Списать их — значит снять с забаланса.

Нематериальные активы списывают документом Списание НМА (ОС и НМА → Выбытие НМА). Логика та же: доначисление амортизации (счёт 05), перенос стоимости со счёта 04, остаток — на 91.02.

Отличие ОС от материалов в том, что у объекта есть параллельный учёт — бухгалтерский и налоговый, и амортизация в них могла начисляться по-разному. Документ Списание ОС закрывает обе суммы автоматически, но после проведения стоит заглянуть в проводки по налоговому учёту (колонки НУ): если в нём была амортизационная премия или разные сроки, остаточная стоимость в БУ и НУ разойдётся, и это нормально. Вручную подгонять суммы не нужно.

Если ОС продаётся, а не ликвидируется, документ другой — Передача ОС. Путать их не стоит: при продаже возникает выручка и НДС, при списании — только расход.

НДС при списании: когда восстанавливать, а когда нет

Это самый спорный вопрос, и ошибка здесь дороже всего.

Если материалы и товары использованы в облагаемой деятельности (ушли в производство, проданы) — НДС, принятый к вычету при покупке, не трогаем. Всё корректно.

Вопрос возникает при списании из-за порчи, недостачи, брака, истечения срока годности. Формально товар не использован в облагаемых операциях. Долгое время Минфин настаивал на восстановлении НДС.

Однако пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит закрытый перечень случаев восстановления, и выбытие имущества по причинам порчи или недостачи в нём прямо не названо. Арбитражная практика и разъяснения налоговой службы в большинстве случаев подтверждают: при списании по не зависящим от воли налогоплательщика причинам восстанавливать НДС не требуется.

В 1С восстановление НДС (если вы на нём настаиваете) оформляют через Операции → Регламентные операции НДС → Восстановление НДС. Автоматически при обычном списании товаров программа НДС не восстанавливает — это сознательное решение бухгалтера.

Отдельно о налоге на прибыль. Потери от порчи и недостачи уменьшают налоговую базу не всегда. В пределах норм естественной убыли и при документально подтверждённом отсутствии виновных — расход принимается. Если виновный есть, сумма ущерба в расходах не признаётся: вместо этого в доходах позже отразится возмещение. Поэтому статью прочих расходов в документе Списание товаров выбирайте с правильным признаком «принимается / не принимается к налоговому учёту» — от этого зависит, попадёт ли сумма в декларацию по прибыли.

Какие проводки формирует списание

Собрал проводки по типовым операциям. Счета соответствуют типовому плану счетов 1С: Бухгалтерии 3.0.

Если при ликвидации ОС остаются пригодные детали или металлолом, их приходуют проводкой Дт 10 Кт 91.01 — это прочий доход. 1С предложит оприходовать материалы при списании, если поставить соответствующий флаг в документе.

Проверка остатков и отчёты после операции

Списание прошло — убедитесь, что оно отразилось правильно. Три проверки закрывают почти все вопросы.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Для материалов — счёт 10, для товаров — 41, для ОС — 01. Разверните по номенклатуре и складам: количество и сумма должны совпасть с фактическими остатками.
• Счёт 94 после списания товаров должен закрыться в ноль. Остаток на 94 означает, что недостачу не отнесли ни на расходы, ни на виновного.
• Карточка счёта по конкретной номенклатуре покажет каждое движение — удобно, когда остаток «не бьётся» и надо найти лишний или пропущенный документ.

Для контроля склада в разрезе партий смотрите отчёт Склад → Остатки товаров или универсальный Отчёты → Остатки и обороты. После списания ОС проверьте, что объект исчез из Отчёты → ОС и НМА → Ведомость амортизации ОС и больше не амортизируется.

Типичная ситуация после списания — «остаток на счёте есть, а товара нет». Причин обычно две: списание провели не тем документом (например, ручной операцией без движения по складу) либо позже задним числом ввели поступление, и перепроведение документов сдвинуло партии. Помогает Операции → Закрытие месяца → Перепроведение документов в хронологическом порядке, после чего остатки встают на место. Делайте это, когда в базе нет других активных пользователей, иначе перепроведение будет конфликтовать с их документами.

Частые вопросы