Списание материалов, товаров и основных средств в 1С 8.3

Документ выбирают по тому, ЧТО списывается. Материалы в производство — Требование-накладная, товары при порче или недостаче — Списание товаров через счёт 94, основные средства при ликвидации — Списание ОС. Везде в 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) проводки формируются автоматически, вручную их править не нужно.

Ошибка обычно не в самих проводках, а в выборе документа и счёта затрат. Ниже — какой документ открыть под каждую ситуацию, какие проводки он даст и как потом свериться, что всё легло правильно. Разберём три основных блока: запасы (материалы), товары со склада и основные средства.

Какие бывают списания и каким документом оформлять

Списание — это выбытие ценности с учёта: материал ушёл в работу, товар испортился, оборудование демонтировали. В БП 3.0 под каждый случай свой документ, и путаница между ними — главный источник неверных проводок.

Отдельно стоит реализация: продажа товара — это тоже его выбытие, но оформляется она не «списанием», а документом продажи, где себестоимость уходит в дебет 90.02. Поэтому «списание товара» в узком смысле — это именно порча, бой, недостача, то есть выбытие без выручки.

Списание материалов в производство: требование-накладная

Самый частый вид списания. Материалы со счёта 10 переносятся в расходы — на счёт затрат того подразделения, которое их израсходовало.

Порядок:

1. Откройте раздел Производство → Требования-накладные (этот же документ доступен из раздела Склад).
2. Создайте новый документ, укажите дату и склад, с которого уходят материалы.
3. На вкладке Материалы подберите номенклатуру и количество.
4. На вкладке Счёт затрат укажите, куда списываются расходы: счёт (20.01, 23, 25, 26 или 44) и аналитику — подразделение, номенклатурную группу, статью затрат.
5. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Проводка будет такой:

Счёт затрат выбирают по сути расхода, а не по виду материала. Один и тот же лист бумаги уйдёт на 20.01, если это сырьё в производстве бланков, или на 26, если это офисная пачка для бухгалтерии.

Если материал передаётся не в производство, а другому подразделению или на давальческой основе, для этого есть отдельные документы (Передача материалов в эксплуатацию, Передача сырья в переработку) — требование-накладная тут не подойдёт.

Есть и приём для серийного производства: если выпуск оформляется документом Отчёт производства за смену, материалы можно списывать не отдельной требованием-накладной, а прямо в нём — на вкладке Материалы. При заполненной спецификации номенклатуры 1С подставит расход сырья автоматически по нормам, и списание привяжется к конкретной выпущенной продукции. Это убирает ручной ввод и исключает расхождение между выпуском и расходом материалов.

Списание товаров при порче, бое и недостаче

Здесь выбытие идёт без выручки, поэтому стоимость сначала собирается на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а уже оттуда — в расходы или на виновное лицо.

Если выявили недостачу при инвентаризации, порядок двухступенчатый:

1. Проведите Инвентаризацию товаров (Склад → Инвентаризация товаров) — она зафиксирует расхождение учётного и фактического количества.
2. На основании инвентаризации введите Списание товаров — оно сформирует проводку в дебет 94.

Дальше решается судьба суммы на счёте 94. Три варианта, и выбор между ними — это не формальность, а налоговый вопрос:

• 📉 В пределах норм естественной убыли — списывается на расходы (44 или 26), уменьшает налог на прибыль. Нормы убыли установлены по отраслям отдельными актами (для продуктов, нефтепродуктов, стройматериалов свои); применять их можно только к тем товарам, для которых норма утверждена, и только при наличии факта хранения или транспортировки.
• 👤 Виновное лицо установлено — сумма переносится на 73.02 и удерживается из зарплаты или вносится в кассу.
• ❓ Виновных нет (есть документ) — уходит на 91.02 в прочие расходы. Для налога на прибыль такой расход принимается, только если факт отсутствия виновных подтверждён документом уполномоченного органа.

Пример. Инвентаризация показала недостачу товара на 50 000 ₽. Норма естественной убыли по этой группе — 1 %, то есть 500 ₽ можно списать на расходы (Дт 44.01 Кт 94). Оставшиеся 49 500 ₽ — сверхнормативная недостача: если нашли виновного кладовщика, вся сумма идёт на 73.02 и удерживается с него; если виновных нет и это подтверждено, 49 500 ₽ уходят на 91.02, но в налоговом учёте примутся только при наличии подтверждающего документа.

Списание основного средства при ликвидации

Когда объект физически выбывает — демонтирован, сломан, морально устарел — применяется документ Списание ОС (ОС и НМА → Списание ОС). Продажа оформляется другим документом — Передача ОС.

Порядок ликвидации:

1. Откройте ОС и НМА → Списание ОС.
2. Укажите причину списания (из справочника Причины списания ОС), счёт и статью прочих расходов — обычно 91.02.
3. В табличной части подберите объект (или несколько) из справочника Основные средства.
4. Проведите документ.

1С сама рассчитает амортизацию за месяц выбытия и сформирует цепочку проводок через вспомогательный субсчёт 01.09 «Выбытие основных средств»:

Если объект самортизирован полностью, остаточная стоимость равна нулю и последней проводки не будет — весь объект закроется амортизацией.

Расходы на сам демонтаж (услуги подрядчика, зарплата своих рабочих) тоже идут на 91.02 — но отдельными документами: Поступление услуг или начислением зарплаты, а не через Списание ОС.

Отдельно держите в голове разницу бухгалтерского и налогового учёта. Остаточная стоимость в этих двух учётах может отличаться — из-за разных сроков полезного использования или применённой амортизационной премии. 1С ведёт обе суммы параллельно (графа НУ в проводке), поэтому в декларации по налогу на прибыль в расход попадёт именно налоговая остаточная стоимость, а не бухгалтерская. Проверить это проще всего отчётом Анализ счёта по 91.02 с включённой колонкой налогового учёта.

Списание малоценного оборудования и инвентаря

Отдельная ситуация — имущество, которое по стоимости не дотягивает до лимита ОС (его организация задаёт в учётной политике сама), но служит дольше года: инструмент, мебель, оргтехника.

Такие объекты учитывают на счёте 10.21 (или 10.09) и списывают в расходы при передаче в эксплуатацию документом Передача материалов в эксплуатацию (Склад → Спецодежда и инвентарь → Передача материалов в эксплуатацию).

Стоимость сразу уходит в затраты, но объект продолжает числиться за балансом на счёте МЦ.04 — чтобы не потерять его из виду. Когда инвентарь окончательно выбывает (сломался, списали), его снимают с забаланса документом Списание материалов из эксплуатации.

Как проверить, что списание прошло правильно

Проводки сформировались — это ещё не гарантия, что всё корректно. Быстрая проверка по счетам занимает пару минут.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10 (или 41) — покажет, не ушёл ли остаток в минус и не осталось ли «висеть» количество без суммы. Красные отрицательные значения — сигнал, что списали раньше, чем оприходовали.
• ОСВ по счёту 94 — после закрытия периода сальдо должно быть нулевым. Остаток на 94 означает, что сумму недостачи не довели до расходов или виновного.
• ОСВ по счёту 01 и 02 — после списания ОС объекта не должно остаться ни в первоначальной стоимости, ни в амортизации.
• Отчёт Остатки и обороты по нужной номенклатуре — наглядно, что именно и в каком количестве выбыло.

Автоматизация: как не оформлять каждое списание вручную

Когда списаний много и они однотипные, ручной ввод документов съедает время. Несколько рабочих приёмов:

• 📥 Ввод на основании. Из Инвентаризации товаров одной кнопкой создаётся Списание товаров (и Оприходование на излишки) с уже заполненной табличной частью.
• 📋 Копирование документа. Повторяющиеся требования-накладные удобно создавать клавишей F9 из уже проведённого документа — меняется только дата и количество.
• 🗂 Групповое заполнение. В табличной части работает Подбор с остатками — видно доступное количество, и можно набрать всю номенклатуру за один проход, не создавая строки по одной.
• ⚙️ Типовые операции. Для регулярных ручных списаний (например, списание ГСМ по нормативу) можно настроить Типовую операцию (Операции → Типовые операции) с готовым шаблоном проводок.

Частые вопросы по списаниям в 1С