Справка о зарплате в 1С: как сформировать и распечатать

Готовые справки о зарплате в 1С лежат в разделе Отчётность, справки (в 1С ЗУП 3.1 ) или Зарплата и кадры (в 1С Бухгалтерии 3.0). Для налоговой и большинства жизненных ситуаций используют справку о доходах и суммах налога физлица — это бывшая 2-НДФЛ, форма осталась, название изменилось. Для банка чаще просят свободную форму за последние 3 месяца, её собирают из данных о начислениях.

Разберём оба сценария: как выдать сотруднику справку о доходах через документ в программе и как сделать справку о заработной плате произвольного вида, когда банк или ведомство требуют свой бланк. Пути меню, кнопки и типичные ошибки — по порядку.

Какие справки о зарплате умеет формировать программа

В 1С под «справкой о зарплате» понимают несколько разных документов. Прежде чем нажимать кнопки, определитесь, какая именно нужна:

• 📄 Справка о доходах и суммах налога физлица — официальная, с кодами доходов и вычетов. Её выдают по заявлению работника (ст. 230 НК РФ). Это бывшая 2-НДФЛ.
• 🏦 Справка для банка — обычно свободная форма за 3, 6 или 12 месяцев с помесячной разбивкой начислений. Жёсткого бланка нет, банк присылает свой образец.
• 🧾 Справка о среднем заработке — для службы занятости при постановке на учёт. У неё есть рекомендованная форма.
• 👥 Справка произвольного содержания — «работает, зарплата такая-то» для визы, суда, детского сада. Пишется на бланке организации.

Справку 182н о заработке для больничных с 2023 года не делают — её отменили. Данные о заработке за два предыдущих года Социальный фонд (СФР, бывший ФСС) получает сам, работодателю выдавать её больше не нужно.

Что проверить в учёте перед формированием

Справка берёт данные из проведённых документов. Если начисления не закрыты или НДФЛ не рассчитан, суммы «поедут». Пройдитесь по короткому списку перед тем, как формировать.

Самое частое расхождение — когда зарплата начислена, а ведомость на выплату не проведена. Тогда в справке о доходах удержанный налог окажется меньше исчисленного. Для справки за текущий, ещё не закрытый месяц это нормально, но банк и работник ждут согласованные цифры.

Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в 1С ЗУП

Это основной документ, когда работник просит «справку 2-НДФЛ ». Форма теперь называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», но в меню программы часто сохраняется привычное обозначение 2-НДФЛ.

1. Откройте раздел Отчётность, справки.
2. Выберите журнал Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников (в некоторых релизах пункт называется 2-НДФЛ для сотрудников).
3. Нажмите Создать.
4. Укажите организацию, год и сотрудника.
5. Нажмите Заполнить — программа подтянет доходы, вычеты и налог за выбранный год.
6. Проверьте итоговые суммы и нажмите Провести.

Обратите внимание на поле выбора года. Справка строится за календарный год, а не за произвольный период. Если работнику нужны данные за часть года — например, с января по текущий месяц, — программа покажет всё, что начислено на дату формирования.

Коды доходов и вычетов программа проставляет сама по виду начисления: оклад идёт кодом 2000, отпускные — 2012, премия — 2002 или 2003 в зависимости от источника. Проверять коды вручную не нужно, но если у сотрудника был нетипичный доход (материальная помощь, подарок), стоит убедиться, что он попал с правильным кодом и необлагаемой частью.

Сразу на нескольких сотрудников справки удобно сделать через Заполнить → выбор списком: программа создаст по документу на каждого. Это экономит время, когда перед отпускным сезоном справки просит сразу полотдела.

После проведения нажмите Печать → Справка о доходах (2-НДФЛ). Документ откроется в печатной форме, откуда его можно распечатать или сохранить.

Справка о зарплате за 3 месяца для банка

Для кредита и ипотеки банки просят справку за последние 3–6 месяцев с разбивкой по месяцам. Единого бланка нет: либо свободная форма на бланке организации, либо образец самого банка.

В 1С ЗУП готовой кнопки «справка для банка» нет, поэтому данные собирают из отчёта, а текст справки оформляют отдельно:

1. Откройте раздел Зарплата → Отчёты по зарплате.
2. Выберите отчёт Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) или Расчётный листок за нужные месяцы.
3. Отфильтруйте по конкретному сотруднику.
4. Выгрузите помесячные суммы начислений — это и есть основа справки.

Дальше суммы переносят в бланк банка или в произвольную справку на фирменном бланке. В ней указывают: ФИО и должность, период работы, помесячный доход (обычно начисленный, «до вычета НДФЛ»), подписи руководителя и главбуха, печать при наличии.

Пример расчёта среднего дохода за 3 месяца. Допустим, начислено: январь — 60 000 ₽, февраль — 60 000 ₽, март — 75 000 ₽ (с квартальной премией). Сумма за период — 195 000 ₽, средний месячный доход — 65 000 ₽ (195 000 ÷ 3). Именно среднюю сумму банк чаще всего и подставляет в расчёт платёжеспособности, поэтому в месяц с премией цифра заметно вырастает.

Как распечатать справку в 1С Бухгалтерии 3.0

Если зарплату ведут в 1С:Бухгалтерии 3.0 (а не в отдельной ЗУП), справку о доходах делают там же. Путь другой, суть та же.

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. В группе, связанной с НДФЛ, выберите 2-НДФЛ для сотрудников.
3. Нажмите Создать, укажите сотрудника и год.
4. Нажмите Заполнить, проверьте суммы, проведите документ.
5. Кнопка Печать → справка о доходах.

В типовой Бухгалтерии расчёт зарплаты подходит для небольшого штата. Если сотрудников много и используется полноценный кадровый и зарплатный учёт в ЗУП, справки формируют в ЗУП, а в Бухгалтерию попадают только сводные проводки.

Распечатать можно сразу из формы: кнопка Печать формирует табличный документ, дальше — значок принтера или Ctrl+P. Чтобы сохранить файл , в окне печати выберите Сохранить и формат (PDF, Excel или Word).

Если справку в Бухгалтерии заполнить не удаётся — суммы нулевые или сотрудника нет в списке, — проверьте, что в программе вообще ведётся расчёт зарплаты по этому человеку. В типовой Бухгалтерии учёт кадров и начислений включается в настройках зарплаты (раздел Зарплата и кадры → Настройки зарплаты). Пока учёт сведён к сводным проводкам из внешней программы, детальной справки о доходах здесь не получится — её делают в той базе, где считается зарплата .

Настройка печатной формы и бланка справки

Иногда типовой бланк не устраивает: нужен логотип, другая подпись, свой текст. Макеты печатных форм в 1С настраиваемые.

• Для разовой правки откройте печатную форму и воспользуйтесь кнопкой Ещё → Изменить макет. Изменения сохранятся для текущего пользователя.
• Для постоянных макетов зайдите в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Здесь хранятся все пользовательские варианты.
• Логотип и факсимиле подписи загружают в карточке организации (раздел Настройка → Организации → реквизиты и логотип).

Для свободной справки (банк, суд, виза) макет в 1С вообще не обязателен: берёте данные из отчёта и оформляете в бланке организации. Это быстрее, чем дорабатывать печатную форму под каждый банк.

Подписантов в типовой справке о доходах программа подставляет из настроек организации и ответственных лиц. Если в печатной форме стоит не тот руководитель или главбух, поправьте ответственных лиц в карточке организации, а не в самом макете — тогда корректные ФИО появятся и в других печатных формах, не только в справке.

Выгрузка справки в файл и электронная подпись

Справку о доходах не обязательно печатать на бумаге — её выдают и в электронном виде.

• 📎 Сохранить файл. В окне печатной формы: Сохранить → выбрать PDF, Excel или Word. PDF удобен тем, что не «разъедется» при открытии у получателя.
• ✍️ Электронная подпись. Справку о доходах можно подписать усиленной квалифицированной подписью организации и передать работнику файлом — такая справка юридически равнозначна бумажной с печатью.
• 📤 Выгрузка в XML. Для справки о доходах есть выгрузка в утверждённом электронном формате (кнопка Выгрузить в форме документа) — пригодится, если принимающая сторона просит именно файл установленного формата.

Отдельно про отчётность: сведения о доходах физлиц работодатель сдаёт в налоговую в составе годового 6-НДФЛ через 1С-Отчётность. Выдача справки конкретному сотруднику с этой отправкой не связана — это два разных действия.

Уволенному сотруднику справку о доходах выдают в последний рабочий день вместе с остальными документами (ст. 84.1 ТК РФ). Делается она так же, как действующему, — по году увольнения. Если бывший работник обратился позже, отказать в справке нельзя: обязанность выдать документы о работе сохраняется и после увольнения.

Типичные ошибки при формировании справки

• 🔴 Удержанный налог меньше исчисленного. Не проведена ведомость на выплату. Проверьте, что зарплата за период не только начислена, но и выплачена в учёте.
• 🔴 В справке не все доходы. Часть начислений прошла по виду расчёта, не попадающему в налоговую базу, или документ не проведён. Сверьтесь с отчётом Анализ НДФЛ.
• 🔴 Не подтягиваются вычеты. У сотрудника не введено заявление на вычет или не указан период его действия.
• 🔴 Пустые ИНН/паспорт. Для справки о доходах реквизиты физлица обязательны. Заполните карточку сотрудника до формирования.
• 🔴 Банк вернул справку 2-НДФЛ. Банку нужна была своя форма. Уточните бланк заранее и сделайте свободную справку.

Отдельно про суммы «на руки» и «начислено»: в справке о доходах фигурирует начисленный доход (до удержания НДФЛ). Банки тоже обычно хотят начисленную сумму, но некоторые просят доход за вычетом налога — читайте требования банка, чтобы не переделывать.

Частые вопросы