Акт сверки взаиморасчётов в 1С: формирование и проверка

Акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии 3.0 создаётся документом Акт сверки расчётов. Он лежит сразу в двух разделах: Продажи → Акты сверки расчётов и Покупки → Акты сверки расчётов — заходите в любой. Внутри указываете контрагента, период и счёт учёта, нажимаете Заполнить по данным организации — программа подтянет обороты и выведет конечное сальдо.

Сверка нужна, чтобы остаток долга в вашей базе совпал с остатком у контрагента на одну и ту же дату. Расхождение почти всегда означает одно из трёх: документ не проведён, проведён не той датой или потерялся аванс. Ниже — как заполнить акт, прочитать сальдо и быстро вычислить, где именно разошлись суммы.

Рабочие счета для сверки: 60 — расчёты с поставщиками, 62 — с покупателями, 76 — прочие дебиторы и кредиторы. Авансы висят отдельно: 60.02 (выданные) и 62.02 (полученные).

Что проверить в базе до формирования акта

Акт сверки собирается из проводок. Если в базе есть непроведённые документы или задвоенные платежи, сверка покажет неверное сальдо, а вы потратите время на поиск несуществующего расхождения.

Перед формированием акта пройдитесь по трём отчётам из раздела Отчёты:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 и 62 в разрезе контрагента — видно общее сальдо и нет ли «красных» минусовых остатков там, где их быть не должно.
• 🔎 Анализ субконто по виду субконто Контрагенты → Договоры — раскрывает долг до конкретного договора и документа.
• 🧾 Список непроведённых документов — если провести забытую реализацию или поступление задним числом, сальдо изменится.

Отдельно проверьте авансы. Классическая ловушка: оплата встала на 62.02 как аванс, а реализация прошла позже и зачёт аванса не сформировался. По оборотке такой долг выглядит двойным — отдельно висит аванс и отдельно задолженность по отгрузке. Перепроведение документов в хронологическом порядке (кнопка Перепровести документы в разделе Операции → Закрытие периода) обычно убирает такие хвосты.

Как сформировать акт сверки расчётов

Откройте Продажи → Акты сверки расчётов (для покупателя) или Покупки → Акты сверки расчётов (для поставщика) и нажмите Создать.

Заполните шапку:

1. Контрагент — выберите из справочника. Договор можно не указывать: тогда акт соберёт расчёты по всем договорам этого контрагента.
2. Период — поля Период с и по. Чаще всего сверяют за квартал, полугодие или год.
3. Организация — если в базе их несколько, выберите нужную.

Перейдите на вкладку Счета учёта расчётов и отметьте счета, которые попадут в акт. По умолчанию стоят 60.01, 60.02, 62.01, 62.02, 76.05, 76.06 — оставьте те, что нужны. Если сверяете только задолженность по отгрузкам без авансов, снимите 60.02 и 62.02.

Теперь нажмите Заполнить по данным организации на вкладке По данным организации. Программа подтянет документы за период: входящее сальдо, обороты по дебету и кредиту, конечное сальдо.

Проведите документ. Акт сверки не делает проводок — он только собирает и печатает данные, поэтому провести его в рабочей базе безопасно, движений по счетам он не создаёт.

Вкладка По данным контрагента заполняется вручную, когда контрагент прислал свой акт. Внесите его цифры напротив ваших — так расхождение будет видно построчно на одном листе.

Как читать сальдо и находить расхождения

Конечное сальдо в акте — это ваш остаток на конец периода. Дебетовое сальдо по счёту 62 означает, что покупатель вам должен; кредитовое по счёту 60 — что вы должны поставщику.

Сверка сходится, когда ваше конечное сальдо равно сальдо контрагента с обратным знаком: ваша дебиторка = его кредиторке на ту же дату. Если цифры не бьются, ищите разницу, а не переделывайте весь акт.

Типовые причины расхождений и где смотреть:

Чаще всего виновата дата. Контрагент отразил отгрузку 30 числа, вы провели поступление 1-го — за квартал суммы совпадут, а на отчётную дату разойдутся. Поэтому при разборе смотрите не только суммы, но и даты пограничных документов.

Разберём на цифрах. По вашему акту конечное сальдо по счёту 62.01 — дебет 120 000 ₽ (покупатель должен вам). Контрагент в своём акте показывает долг перед вами 95 000 ₽. Разница — 25 000 ₽. Открываете Анализ субконто по этому покупателю с разворотом по регистратору и видите реализацию на 25 000 ₽ от 30 сентября. У контрагента эта поставка ещё не оприходована — она уйдёт в его учёт в октябре. Вывод: ошибки нет, это нормальный временной разрыв на границе квартала. В акте делаете отметку, что расхождение закрывается документом следующего периода.

А вот если разница не объясняется ни одним документом — ищите дубль или потерянный аванс. Когда сумма расхождения ровно совпадает с суммой одной из платёжек, почти наверняка платёж задвоен или не привязан к договору.

Настройка детализации: по договорам, документам и счетам

Стандартный акт показывает итоги. Чтобы увидеть, из каких документов сложилось сальдо, детализацию добавляют не в самом акте, а в отчётах — они гибче.

Используйте Отчёты → Анализ субконто:

1. Вид субконто — Контрагенты, вторым уровнем добавьте Договоры.
2. В настройках (кнопка Показать настройки) на вкладке Группировка включите разворот по Регистратору — это выведет каждый документ-основание.
3. На вкладке Отборы поставьте фильтр по конкретному контрагенту.

Получится расшифровка: контрагент → договор → документ → сумма. По ней видно, какой именно документ создал расхождение.

Для разбивки по договорам прямо в акте включите флаг Разбивать по договорам. Для детализации до счёта используйте вкладку Счета учёта расчётов: добавляя или убирая счета, вы управляете тем, что войдёт в сверку — только отгрузки, только авансы или всё вместе.

Печать, выгрузка и обмен актом с контрагентом

Из проведённого документа нажмите Печать → Акт сверки расчётов. Откроется печатная форма с шапкой, таблицей оборотов и строкой конечного сальдо, под которой — места для подписей обеих сторон.

Варианты передачи контрагенту:

• 📄 На бумаге. Кнопка Печать → распечатать два экземпляра, подписать, отправить почтой или с курьером.
• 📥 Файлом. В окне печатной формы — Сохранить → выбрать формат Лист Excel (.xlsx) или Документ PDF (.pdf). PDF удобнее: контрагент не изменит цифры.
• ✉️ По email. Кнопка Отправить в печатной форме приложит акт письмом, если в базе настроена учётная запись почты (Администрирование → Органайзер → Почта).
• 🔁 Через ЭДО. Если подключён сервис электронного документооборота, акт сверки можно отправить как формализованный или неформализованный документ и получить подписанный ответ.

Когда контрагент вернул свой экземпляр, перенесите его данные на вкладку По данным контрагента и установите флаг Сверка согласована. Документ закроется от случайных изменений, а в журнале будет видно, что акт закрыт.

Отдельно о сроках. Массовую сверку обычно проводят перед годовой отчётностью: инвентаризация расчётов с поставщиками и покупателями — часть обязательной годовой инвентаризации по Федеральному закону № 402-ФЗ. Акты сверки по ключевым контрагентам — удобное подтверждение остатков дебиторки и кредиторки на 31 декабря. Невостребованную дебиторку с истёкшим сроком давности по итогам сверки списывают, поэтому цифры в акте должны быть выверены до копейки.

Автоматическая выверка и поиск дублей платежей

Полностью автоматической сверки «база против базы контрагента» в типовой 1С:Бухгалтерии нет — данные второй стороны всё равно вносятся вручную или приходят по ЭДО. Но массовую выверку внутри своей базы можно ускорить.

Групповое формирование актов. В списке Акты сверки расчётов отбор по периоду и статусу показывает, с кем сверка уже закрыта, а с кем нет. Это заменяет ручной перебор контрагентов.

Поиск и удаление дублей контрагентов и договоров. Дубль в справочнике Контрагенты расщепляет долг на две карточки, и сверка по одной из них покажет неполную сумму. Откройте Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей, выберите справочник Контрагенты, задайте правило сравнения по ИНН и наименованию. Программа найдёт похожие элементы и предложит оставить один, заменив ссылки в документах.

Поиск задвоенных платежей. Дубль платёжки — частая причина «лишней» переплаты в акте. Найти его помогает Анализ субконто с разворотом по регистратору: два одинаковых поступления на одну сумму в один день сразу бросаются в глаза. Там же видно оплаты без основания, повисшие авансом.

Проверка зачёта авансов. Если контрагент сначала платит, а потом получает товар, аванс на 62.02 должен зачитываться в задолженность по отгрузке. Когда зачёт не прошёл, по контрагенту одновременно висит и аванс, и долг — акт покажет завышенные обороты. Разворот Анализа субконто по субсчетам 62.01 и 62.02 рядом покажет, закрылся аванс или нет. Если нет — перепроведите документы по этому контрагенту в хронологии.

Такую внутреннюю выверку стоит прогнать по всем крупным контрагентам раз в квартал, не дожидаясь, пока партнёр пришлёт свой акт с расхождением. Чем чище база, тем короче разбор при сверке.

Частые вопросы