Свой отчет в УНФ: от настройки варианта до внешнего отчета на СКД
Содержание
Чтобы создать свой отчет в 1С:УНФ, чаще всего не нужен программист. Откройте близкий по смыслу типовой отчет, нажмите Настройки, поменяйте поля, отборы и группировки, а затем сохраните результат как новый вариант отчета. Он появится в списке отчетов раздела рядом с типовыми и переживет обновление конфигурации
.
Распространенное заблуждение — что «свой отчет» обязательно пишут в Конфигураторе. На деле Конфигуратор нужен только тогда, когда нужных данных нет ни в одном типовом отчете или их надо связать нестандартно. Для таких случаев создают внешний отчет на системе компоновки данных (СКД) и подключают его без изменения конфигурации.
Что проверить перед созданием отчета
Пять минут подготовки экономят час переделок. До того как что-то настраивать, ответьте на четыре вопроса.
- 🎯 Какой вопрос решает отчет. Не «продажи», а «выручка по менеджерам за месяц с разбивкой по группам товаров».
- 📊 Строки и колонки. Что будет по строкам (контрагенты, товары), что по колонкам (месяцы, склады), какие числа в ячейках (сумма, количество, маржа).
- 🔎 Постоянные условия. Например, только одна организация или только проведенные документы определенного вида.
- 👥 Кто будет пользоваться. Только вы или весь отдел. От этого зависит, где хранить вариант и какие права нужны.
Затем найдите типовой отчет-основу. В УНФ отчеты собраны по разделам: продажи, закупки, склад, производство, деньги, зарплата. В каждом разделе есть команда Отчеты, которая открывает панель отчетов этого раздела. Если не помните, где отчет, введите слово из его названия в поле поиска на панели отчетов.
Самые гибкие основы — отчеты по продажам, остаткам и движениям денег. В них уже есть почти все поля, которые нужны для управленческой аналитики.
Три способа сделать отчет в 1С:УНФ
Способ выбирайте по сложности задачи, а не по привычке.
| Способ | Когда подходит | Что нужно | Риски |
|---|---|---|---|
| Свой вариант типового отчета | Данные уже есть в отчете, нужна другая разбивка или отбор | Права пользователя на настройку отчетов | Почти нет: типовой вариант остается нетронутым |
| Универсальный отчет | Нужно быстро посмотреть данные любого регистра или справочника | Доступ к команде универсального отчета | Нужно понимать, в каком объекте лежат данные |
| Внешний отчет на СКД | Данных нет в типовых отчетах или их надо объединить из разных источников | Конфигуратор и базовое знание языка запросов | Ошибка в запросе дает неверные цифры |
Универсальный отчет ищите через поиск по командам: введите «Универсальный» в строке поиска интерфейса. В нем выбираете тип объекта (регистр накопления, регистр сведений , справочник, документ) и сам объект, а дальше настраиваете поля так же, как в любом другом отчете.
Создаем свой вариант отчета: пошагово
Возьмем задачу: руководителю нужна выручка по менеджерам за прошлый месяц, внутри — по группам товаров, только по одной организации.
Шаг 1. Откройте отчет-основу
Перейдите в раздел продаж, нажмите Отчеты и откройте отчет о продажах. Сформируйте его один раз без изменений, чтобы увидеть, какие данные он показывает.
Шаг 2. Включите расширенный режим настроек
Нажмите Настройки. В окне настроек есть переключатель вида: простой и расширенный. В простом доступны только период и отборы. Переключитесь на расширенный — появятся вкладки с полями, сортировками, структурой и оформлением.
Шаг 3. Задайте период и отборы
- Укажите период: прошлый месяц. Удобно выбрать не фиксированные даты, а вариант «Прошлый месяц» — тогда отчет будет каждый раз брать актуальный месяц сам.
- На вкладке отборов добавьте поле организации, условие «Равно» и нужную организацию.
- Флажок «Быстрый отбор» (если он есть в вашем релизе) выносит отбор в шапку отчета. Тогда пользователь сменит организацию, не открывая настройки.
Шаг 4. Соберите структуру
Структура — это дерево группировок. Для нашего примера:
- Удалите лишние группировки, оставив корень «Отчет».
- Добавьте группировку по полю менеджера (ответственного).
- Внутри нее добавьте группировку по группе номенклатуры.
- На вкладке полей оставьте сумму выручки и количество, остальные показатели снимите флажками.
Шаг 5. Сохраните как новый вариант
Сформируйте отчет и проверьте цифры. Затем в меню Ещё найдите команду сохранения варианта отчета и введите понятное имя, например «Выручка по менеджерам».
Сохраняйте именно как новый вариант, а не поверх типового. Иначе коллеги, открывшие стандартный отчет, увидят ваши отборы вместо привычной картины.
При сохранении можно указать, кому доступен вариант: только автору или всем пользователям. Для отдела выберите второе.
Как устроена СКД и что она дает в отчетах УНФ
Почти все отчеты УНФ построены на системе компоновки данных. СКД разделяет отчет на две части.
- 🧱 Схема — запрос к данным, вычисляемые поля, ресурсы (итоговые суммы), параметры. Ее делает разработчик в Конфигураторе.
- 🎛 Настройки — структура, отборы, сортировки, оформление. Их меняет пользователь прямо в режиме «Предприятие».
Поэтому один отчет может иметь много вариантов: схема одна, настроек сколько угодно. Все, что вы делали в предыдущем разделе, — работа с настройками СКД.
Пользовательские поля: формула без программиста
В расширенном режиме есть вкладка или пункт для пользовательских полей. Это ваш собственный показатель, посчитанный из существующих полей.
Пример: средний чек. Создайте поле-выражение [Сумма] / [Количество документов], если в отчете есть оба поля. Или наценка в процентах: ([Сумма продажи] - [Себестоимость]) / [Себестоимость] * 100. Названия полей в квадратных скобках берите из списка доступных полей своего отчета.
Деление на ноль в пользовательском поле не ломает отчет, но дает пустые ячейки. Для строк без себестоимости заранее решите, как их трактовать.
Есть и второй тип пользовательского поля — «Выбор»: значение по условию. Например, «Крупный клиент», если выручка больше 500 000, иначе «Обычный».
Ресурсы и итоги
Ресурс — поле, по которому СКД считает итоги в группировках. Сумма и количество обычно уже настроены как ресурсы. Если ваше пользовательское поле должно суммироваться в итогах группы, задайте ему выражение итога (как правило, это сумма). Для процентов итог считают отдельной формулой, иначе в строке группы окажется сумма процентов.
Фильтры, диаграммы и выгрузка в Excel
Отбор по значению показателя
Отборы работают не только по справочникам. Добавьте отбор по сумме «Больше 100 000» — останутся только крупные контрагенты. Порядок «топ-10» делают сортировкой по убыванию суммы и ограничением количества записей в группировке, если такая настройка доступна в вашем режиме.
Условное оформление
На вкладке оформления задайте правило: если маржа меньше 10 %, заливать строку светло-красным. Правило применяется ко всему отчету, а цвет помогает руководителю увидеть проблему без чтения цифр.
Диаграмма в отчете
В расширенном режиме в структуру можно добавить не только группировку, но и диаграмму. Укажите для нее серию (например, менеджеров), точки (месяцы) и показатель (выручку). Диаграмма выводится в том же отчете, над таблицей или под ней — порядок задает расположение в структуре.
Выгрузка в Excel
Сформируйте отчет и нажмите кнопку сохранения на панели отчета. В диалоге выберите формат «Лист Microsoft Excel 2007» (xlsx). Отчет сохранится с группировками и форматами.
| Формат | Когда выбирать |
|---|---|
| xlsx | Дальше будете считать в Excel |
| Отправить руководителю или клиенту «как есть» | |
| Табличный документ (mxl) | Открыть потом в 1С без потери оформления |
Перед выгрузкой для сводных таблиц Excel уберите многоуровневые группировки и оставьте плоский список. Иначе в файле появятся итоговые строки, которые сводная таблица посчитает дважды.
Частые ошибки при настройке отчетов в УНФ
Здесь собраны промахи, которые портят цифры незаметно, — сам отчет при этом формируется без ошибок.
- ❌ Детальные записи там, где они не нужны. Добавили их в каждую группировку — отчет растягивается на сотни строк, итоги групп теряются среди документов. Детальные записи оставляйте только на нижнем уровне и только при необходимости.
- ❌ Отбор по «В группе», а не «Равно». Для иерархической номенклатуры условие «Равно» по группе не найдет ни одного товара. Нужно условие «В группе».
- ❌ Фиксированный период в сохраненном варианте. Через месяц вариант показывает старые данные, а пользователь думает, что продаж нет.
- ❌ Пересечение отбора в шапке и в настройках. Два отбора по одному полю с разными значениями дают пустой отчет.
- ❌ Итог процентов суммой. Маржа в итоговой строке 340 % — признак того, что процент сложили, а не пересчитали.
Если отчет «вдруг» показывает не то, начните с простого: выберите стандартные настройки в меню Ещё. Отчет вернется к исходному виду, и станет ясно, виновата настройка или данные.
Автоматизация: отчет, который приходит сам
Отчет полезнее, когда его не надо формировать вручную.
Рассылка отчетов
В УНФ есть механизм рассылки отчетов. В нем указывают:
- Какие отчеты и какие варианты отправлять.
- Получателей — пользователей или контакты контрагентов с e-mail.
- Расписание: например, каждый понедельник в 8:00.
- Формат вложения — xlsx, PDF или другой.
Для рассылки нужна настроенная учетная запись электронной почты в программе. В файловом варианте расписание работает, только пока кто-то из пользователей держит программу открытой, — в клиент-серверном варианте задания выполняет сервер.
Отчеты на начальной странице
Сохраненный вариант можно вывести на рабочий стол: в настройках начальной страницы добавьте форму отчета. Руководитель откроет программу и сразу увидит выручку по менеджерам за прошлый месяц.
Параметры вместо копий
Не плодите десять вариантов «Выручка по Иванову», «Выручка по Петрову». Сделайте один вариант с быстрым отбором по менеджеру. Меньше вариантов — меньше путаницы после изменений.
Внешний отчет на СКД: создание и подключение к УНФ
Когда настроек не хватает, создают внешний отчет. Он живет в отдельном файле .erf и не меняет конфигурацию, поэтому не мешает обновлениям УНФ.
Создание в Конфигураторе
- Запустите Конфигуратор той же базы. Создавать внешний отчет можно и без открытия конфигурации.
- Меню
Файл → Новый → Внешний отчет. - Задайте имя на латинице или кириллице без пробелов, например
ВыручкаПоКаналам. - Нажмите кнопку открытия схемы компоновки данных — программа предложит создать основную схему.
- Добавьте набор данных «Запрос» и откройте конструктор запроса.
- В дереве таблиц найдите нужный регистр по слову из названия (например, «Продажи»), выберите поля и условия.
- На вкладке «Ресурсы» отметьте суммовые поля.
- На вкладке «Настройки» откройте конструктор настроек и выберите вид отчета — список или таблица. Конструктор создаст структуру автоматически.
- Сохраните файл.
Проверьте цифры внешнего отчета на одном-двух документах, которые легко посчитать вручную. Ошибка в соединении таблиц запроса дает не пустой отчет, а правдоподобные, но завышенные суммы.
Быстрое открытие без регистрации
Внешний отчет можно открыть в режиме «Предприятие» через главное меню: Файл → Открыть. Для этого у пользователя должно быть право на интерактивное открытие внешних отчетов и обработок. Способ годится для проверки, но не для постоянной работы отдела.
Подключение как дополнительного отчета
Чтобы отчет появился в разделе и был доступен всем, его регистрируют как дополнительный. Для этого в модуль объекта отчета добавляют функцию регистрации:
Функция СведенияОВнешнейОбработке() Экспорт
ПараметрыРегистрации = ДополнительныеОтчетыИОбработки.СведенияОВнешнейОбработке();
ПараметрыРегистрации.Вид = ДополнительныеОтчетыИОбработкиКлиентСервер.ВидОбработкиДополнительныйОтчет();
ПараметрыРегистрации.Версия = "1.0";
ПараметрыРегистрации.БезопасныйРежим = Истина;
ПараметрыРегистрации.Информация = "Выручка по каналам продаж";
Команда = ПараметрыРегистрации.Команды.Добавить();
Команда.Представление = "Выручка по каналам продаж";
Команда.Идентификатор = "ВыручкаПоКаналам";
Команда.Использование = ДополнительныеОтчетыИОбработкиКлиентСервер.ТипКомандыОткрытиеФормы();
Команда.ПоказыватьОповещение = Ложь;
Возврат ПараметрыРегистрации;
КонецФункции
Дальше в режиме «Предприятие»:
- В разделе настроек программы откройте группу «Печатные формы, отчеты и обработки» и включите использование дополнительных отчетов и обработок.
- Откройте список дополнительных отчетов и обработок, нажмите
Создатьи выберите файл.erf. - В карточке укажите размещение — раздел, в панели отчетов которого появится команда.
- Откройте доступ нужным пользователям и запишите карточку.
Если отчет обращается к данным через запрос, безопасный режим ему не мешает. Если же он пишет файлы на диск или вызывает внешние компоненты, безопасный режим придется отключить — делайте это только для отчетов, код которых вы проверили.
Отчет из внешних данных
СКД умеет брать данные не только из базы. Набор данных «Объект» принимает таблицу значений, которую заполняет код модуля отчета. Так в отчет подтягивают, например, план продаж из загруженного файла и сравнивают его с фактом из регистра. Это уже работа для программиста, но результат пользователь настраивает так же, как любой типовой отчет.