Как заполнить и проверить СЗВ-М в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Отчёт СЗВ-М формируется в 1С через 1С-Отчётность: в ЗУП — раздел Отчётность, справки, в Бухгалтерии — раздел Отчёты. Создаёте новый отчёт группы ПФР, нажимаете Заполнить, программа подтягивает всех застрахованных за месяц, затем Проверить и Отправить. Срок сдачи был до 15-го числа месяца, следующего за отчётным.

Важно: с 1 января 2023 года форма СЗВ-М отменена. Её заменили «Персонифицированные сведения о физических лицах», которые сдают ежемесячно уже в налоговую (ФНС), а не в фонд. Эта инструкция нужна, если вы формируете исходный, дополняющий или отменяющий СЗВ-М за периоды до 2023 года — такие отчёты по-прежнему доступны в регламентированной отчётности 1С. Для текущих месяцев механика в 1С почти такая же, только отчёт называется иначе (см. последний раздел).

Разберём весь путь: от проверки данных сотрудников до выгрузки файла и отправки.

Суть отчёта и кого он касается

СЗВ-М — это ежемесячный список застрахованных лиц. По каждому человеку в нём три реквизита: ФИО, СНИЛС и ИНН. Сумм, периодов и начислений в форме нет — только перечень тех, с кем в отчётном месяце действовал договор.

В отчёт попадают физлица, с которыми в течение месяца были оформлены:

• 🧾 трудовые договоры — даже если человек не получал выплат (отпуск за свой счёт, декрет, простой);
• 📄 договоры ГПХ на выполнение работ или оказание услуг, если на вознаграждение начисляются страховые взносы;
• ⚖️ договоры авторского заказа, лицензионные и другие, перечисленные в законе № 27-ФЗ.

Главный критерий — не факт выплаты, а действие договора хотя бы один день месяца. Уволенный 3-го числа сотрудник в отчёт за этот месяц входит. Принятый 28-го — тоже.

Что проверить в данных сотрудников до формирования

Отчёт заполняется автоматически, но берёт данные из справочников. Если СНИЛС или ИНН заполнены с ошибкой, фонд вернёт отрицательный протокол. Поэтому подготовка — это проверка карточек физлиц.

СНИЛС хранится в карточке физлица. В ЗУП откройте Кадры → Физические лица, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники, далее ссылка на физлицо. Поле СНИЛС — на основной вкладке.

Частый источник ошибок — сотрудник, принятый задним числом: кадровый документ есть, а дата приёма позже периода отчёта. Такой человек в СЗВ-М не попадёт. Поэтому перед заполнением убедитесь, что все кадровые события месяца проведены.

Где найти и как создать отчёт в 1С

Форма живёт в подсистеме регламентированной отчётности. Путь немного отличается по конфигурациям.

Дальше порядок общий:

1. Нажмите Создать — откроется список видов отчётов.
2. Выберите группу Пенсионный фонд (или воспользуйтесь строкой поиска по форме, набрав «СЗВ»).
3. Укажите организацию и период — месяц, за который сдаёте.
4. Нажмите Создать — откроется бланк отчёта.
5. В открытом отчёте нажмите Заполнить — таблица застрахованных заполнится автоматически.

После автозаполнения проверьте количество строк. Число в отчёте должно совпадать со списком работавших в месяце людей. Если кого-то не хватает — вернитесь к кадровым документам, а не правьте таблицу вручную: ручная правка слетит при повторном заполнении.

Тип формы: исходная, дополняющая, отменяющая

У СЗВ-М три типа сведений, и выбор типа — ключевой реквизит. Он задаётся в шапке отчёта полем вида «Тип формы».

• Исходная (исхд) — первичная подача за месяц. Её сдают в срок.
• Дополняющая (доп) — досдача тех, кого забыли в исходной. В дополняющую включают ТОЛЬКО недостающих людей, а не весь список заново.
• Отменяющая (отмн) — удаление ошибочно поданных. В неё вносят только тех, кого нужно исключить из ранее сданного отчёта.

Логика «отменяющая + дополняющая» для правки реквизитов часто вызывает ошибки. Фонд не умеет «заменить» строку — он сначала снимает неверную запись отменяющей формой, потом принимает правильную дополняющей. В 1С это два отдельных отчёта за один и тот же период.

Совместители, ГПХ и спорные категории

Автозаполнение покрывает штат, но по нестандартным категориям стоит перепроверить вручную.

Внешние совместители. Включаются наравне с основными работниками — трудовой договор действует. Если внешний совместитель заведён в базе и по нему проведён приём, он подтянется автоматически.

Внутренние совместители. Это тот же человек по второму рабочему месту. В СЗВ-М он идёт одной строкой, а не двумя — отчёт группирует по физлицу, а не по позициям штатного расписания.

Договоры ГПХ. Подрядчик попадает в отчёт за все месяцы действия договора, а не только за месяц выплаты. Если договор заключён в марте, работа принята в мае, а оплата в июне — человек должен быть в СЗВ-М за март, апрель, май и июнь. В 1С это работает корректно только если указаны реальные даты начала и окончания договора ГПХ.

Декрет и отпуск по уходу. Сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком остаётся в отчёте: трудовой договор не прерывается. То же касается отпусков без сохранения зарплаты.

Проверка отчёта и контрольные сверки

Перед отправкой отчёт проходит два контроля — встроенный форматный и ваш смысловой.

Встроенный запускается кнопкой Проверить (или Проверка → Проверить выгрузку). Программа прогоняет данные через модуль форматно-логического контроля и показывает список ошибок: пустой СНИЛС, неверная длина, недопустимые символы в ФИО. Все красные строки нужно закрыть до отправки — с ними фонд файл не примет.

Смысловую сверку делаете сами. По одному месяцу сверять не с чем, но есть межотчётные соотношения:

• число человек в СЗВ-М за месяцы квартала должно биться с разделом 3 РСВ за тот же квартал;
• по итогам года список застрахованных из СЗВ-М должен сходиться с годовым СЗВ-СТАЖ.

Расхождение обычно означает, что кого-то приняли или уволили не тем числом, либо забыли договор ГПХ. Ищите разницу по спискам, а не пересчитывайте вручную.

Выгрузка, печать, отправка и сроки

Когда проверка пройдена, отчёт можно сдать тремя способами — зависит от того, подключена ли у вас 1С-Отчётность.

Отправка напрямую из 1С. Если подключён сервис 1С-Отчётность, нажмите Отправить. Отчёт уйдёт через оператора, а статусы (принято / отклонено) и протоколы вернутся прямо в ту же форму. Это самый быстрый путь — ничего выгружать не нужно.

Выгрузка файла. Если отправляете через стороннюю программу или личный кабинет, нажмите Выгрузить и укажите папку. 1С сохранит XML-файл установленного формата. Этот файл загружаете в свою программу сдачи отчётности.

Печать. Кнопка Печать формирует бумажный бланк. Он нужен, если сдаёте лично или почтой (это было допустимо при численности до 25 человек). Печатная форма также удобна для визуальной проверки перед отправкой.

После отправки дождитесь протокола. Отчёт считается сданным при положительном протоколе — его стоит сохранить. В 1С-Отчётности статус виден в журнале отправленных отчётов.

Сроки и ответственность. Срок сдачи исходной формы — до 15-го числа месяца, следующего за отчётным. Если 15-е выпадало на выходной, срок переносился на ближайший рабочий день.

За нарушения по СЗВ-М закон № 27-ФЗ предусматривал штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Он грозил в трёх случаях:

• 📅 отчёт сдан позже срока;
• 👤 кого-то из застрахованных не включили в отчёт;
• ✏️ по сотруднику поданы недостоверные сведения (ошибка в СНИЛС, ФИО).

Штраф считался пообъектно, поэтому забытые пять человек превращались в 2500 рублей, а не в одну санкцию за весь отчёт. Отдельно отвечало должностное лицо — административный штраф на руководителя.

Эти правила действуют и сейчас при подаче корректирующих форм за старые периоды: ответственность определяется по нормам, которые были в силе в отчётном месяце.

Чтобы вернуться к ранее сданному отчёту (например, чтобы выгрузить файл повторно или сверить состав), откройте журнал 1С-Отчётности и найдите отчёт по периоду. Повторная выгрузка не меняет статус и не формирует новую отправку — вы просто получаете тот же файл. Удалять сданный отчёт из журнала не нужно: он хранит историю и протоколы, которые пригодятся при сверке с РСВ и годовым стажем.

Что сдают вместо СЗВ-М сейчас

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а помесячный список застрахованных ушёл в налоговую. Вместо СЗВ-М теперь сдают «Персонифицированные сведения о физических лицах» — в ФНС, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

В 1С этот отчёт формируется там же — в 1С-Отчётности, только в группе ФНС. Механика почти та же: Создать → выбрать «Персонифицированные сведения» → Заполнить → Проверить → Отправить. Отличие по сути одно: в новой форме к списку лиц добавилась сумма выплат за месяц.

Поэтому навык формирования СЗВ-М переносится на текущую отчётность напрямую — меняются адресат и набор реквизитов, а логика «заполнить по застрахованным, проверить, отправить» остаётся.

Частые вопросы