Товарная накладная ТОРГ-12 в 1С: от реализации до печати с подписями

ТОРГ-12 в 1С не создают отдельным документом. Накладная — это печатная форма документа реализации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), создайте документ вида «Товары (накладная, УПД)», заполните и проведите его, а затем выберите Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12).

Частая ошибка новичков — искать в списке документов «ТОРГ-12» и не находить. Его там нет и не будет. Всё, что попадёт в накладную, берётся из реализации, карточки организации и карточки контрагента. Поэтому и исправлять накладную нужно там, а не в печатной форме.

Где в 1С находится документ, из которого печатается ТОРГ-12

В типовых конфигурациях 1С 8.3 накладная печатается из одного и того же по смыслу документа — реализации. Различается только путь к нему.

Если раздел в меню не виден, быстрее всего воспользоваться поиском по интерфейсу: начните вводить «реализация» в строке поиска вверху окна, и программа покажет команду открытия списка.

💡 В Бухгалтерии кнопка Реализация в списке раскрывается в меню видов. Для ТОРГ-12 нужен именно вид «Товары (накладная, УПД)». Вид «Услуги (акт, УПД)» оформляет только работы и услуги — накладную по нему не напечатать, там нет товарной табличной части.

Что проверить до оформления: реквизиты и права

Накладная ТОРГ-12 — плотная форма. В ней много реквизитов, которые программа не придумывает, а берёт из справочников. Пустая клетка в печатной форме почти всегда означает пустое поле в справочнике.

Реквизиты своей организации

Откройте Главное → Организации и карточку организации. Проверьте:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП;
• 📍 юридический адрес — он печатается в строке грузоотправителя и поставщика;
• 🏦 основной банковский счёт — попадает в реквизиты поставщика;
• 🔢 код по ОКПО — отдельная клетка в правой колонке формы;
• ✍️ ответственных лиц: руководителя и главного бухгалтера (подробнее — в разделе о подписях).

Реквизиты покупателя

В карточке контрагента должны быть ИНН, КПП, юридический адрес и, если покупатель его сообщил, код по ОКПО. Пустой адрес — частая причина «голой» строки грузополучателя.

Проверьте и договор. В шапке ТОРГ-12 есть строка «Основание»: туда программа выводит договор, указанный в реализации. Если договор назван «Основной договор», так и напечатается. Лучше переименовать его в «Договор поставки № 15 от 10.03.» — тогда основание в накладной будет читаемым.

Права пользователя

Если сотрудник не видит раздел продаж или кнопка Провести у него неактивна, дело в правах. Права в 1С:Бухгалтерии 3.0 настраивает администратор: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

Сотруднику нужна группа доступа с профилем, где разрешено добавление и проведение документов продаж. Для склада, который только печатает накладные, хватает чтения документов — печать доступна и без права изменения.

Шапка реализации: поля, от которых зависит накладная

Создайте документ: Реализация → Товары (накладная, УПД). Заполните шапку сверху вниз.

1. Номер и дата. Номер программа присвоит при записи. Дата документа станет датой составления накладной и датой отгрузки в учёте.
2. Организация. Поле видно, если в базе ведётся учёт по нескольким организациям.
3. Склад. Склад, с которого отгружаются товары. От него зависят остатки и списание себестоимости.
4. Контрагент. Покупатель из справочника контрагентов.
5. Договор. Подставляется автоматически, если у покупателя один договор с видом «С покупателем». Если договоров несколько — выберите нужный.
6. Цены и НДС. Над табличной частью есть ссылка, где задаётся, включает ли цена НДС. Её стоит проверить до ввода цен, а не после.

Грузоотправитель и грузополучатель

По умолчанию грузоотправителем считается сама организация, а грузополучателем — покупатель. Если товар везут на склад третьего лица или отгружает обособленное подразделение, укажите грузоотправителя и грузополучателя в документе. Их поля находятся в блоке доставки или дополнительных реквизитов реализации — в разных релизах расположение немного отличается.

💡 Когда грузополучатель отличается от покупателя, проверьте и адрес доставки. В ТОРГ-12 грузополучатель печатается с адресом из своей карточки контрагента, поэтому эту карточку тоже надо заполнить.

Табличная часть: какие товары и как попадут в ТОРГ-12

Товары добавляют кнопкой Добавить или Подбор. Подбор удобнее: он показывает остатки на складе и цены.

Для каждой строки заполните:

Наименование и единица измерения

В карточке номенклатуры есть два наименования: краткое для списка и полное для печати. В ТОРГ-12 идёт полное. Если в накладной видно «Гвозди 100» вместо «Гвозди строительные 4×100 мм», правьте полное наименование в карточке.

Единица измерения должна быть выбрана из общероссийского классификатора. Если единицу «упаковка» когда-то завели вручную без кода, графа «код по ОКЕИ» в накладной останется пустой. Исправляется это в справочнике единиц: подберите единицу из классификатора и замените её в карточке товара.

Товары и услуги в одном документе

Если вместе с товаром продаёте доставку или сборку, в реализации вида «Товары (накладная, УПД)» услуги вносятся на отдельную вкладку. В ТОРГ-12 они не попадут: накладная оформляет только передачу товарно-материальных ценностей. Услуги закрываются актом или войдут в УПД, если печатать его.

Когда всё заполнено, нажмите Провести и закрыть или просто Провести. Печатать можно и до проведения, но в таком случае документ не сформирует движений, и отгрузка не попадёт в учёт.

Печать ТОРГ-12 и настройка печатной формы

В открытом документе или в списке реализаций нажмите Печать и выберите Товарная накладная (ТОРГ-12). Откроется окно с готовой формой.

ТОРГ-12 или УПД

В Бухгалтерии 3.0 вместе с реализацией по умолчанию часто оформляется УПД со статусом «1» — он заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Если покупатель просит именно ТОРГ-12 и отдельный счёт-фактуру, выпишите счёт-фактуру из подвала документа и печатайте ТОРГ-12 отдельно. Договоритесь с покупателем заранее, какой пакет он принимает: перепечатывать документы задним числом неудобно обеим сторонам.

Правки прямо в печатной форме

Готовую форму можно отредактировать в окне печати — например, дописать количество мест или массу брутто, если в учёте они не ведутся. Такие правки не сохраняются в документе. При повторной печати накладная снова выйдет без них. Всё, что должно повторяться, правьте в справочниках или в самой реализации.

Номер в печатной форме

В базе номер выглядит как 0000-000123 или с префиксом организации. В печатной форме программа убирает префикс и ведущие нули, поэтому покупатель увидит «123». Это нормальное поведение, а не ошибка.

Своя форма накладной

С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны: по закону о бухучёте организация вправе использовать свою форму, если в ней есть все обязательные реквизиты первичного документа. Если нужна собственная накладная — с логотипом, другой разбивкой граф — её делают внешней печатной формой или через расширение конфигурации. Менять типовой макет в самой конфигурации не стоит: при обновлении изменения потеряются или придётся снимать конфигурацию с поддержки.

Подписи, ответственные лица и доверенность

В нижней части ТОРГ-12 стоят подписи: «Отпуск груза разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвёл», а со стороны покупателя — «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель».

Как подставить своих ответственных

Ответственных лиц задают в карточке организации, в разделе подписей: руководитель и главный бухгалтер с датами вступления в должность. Программа берёт тех, кто действует на дату документа. Поэтому, если сменился директор, не исправляйте старую запись, а добавьте новую с датой назначения — тогда старые накладные напечатаются со старым руководителем.

В самом документе реализации, в его нижней части, есть блок подписей. Там можно указать, кто подписывает именно эту накладную, например заместителя по доверенности или кладовщика, который отпускает груз.

Подпись по доверенности

Если накладную подписывает не руководитель, а сотрудник по доверенности, сведения о ней должны быть в форме. Укажите подписанта в блоке подписей документа. Если в вашем релизе нет поля для реквизитов доверенности, допишите их в печатной форме перед печатью.

Доверенность покупателя

Со стороны покупателя в ТОРГ-12 есть строка «По доверенности №… от…, выданной…». Данные доверенности водителя или экспедитора покупателя можно внести в реализацию, если такие поля есть в вашей версии, либо вписать от руки при получении груза.

Факсимиле

Скан подписей и печати загружается в карточке организации, в разделе логотипа и печати. После этого 1С выводит факсимиле в печатные формы, которые отправляют покупателю по почте.

Ошибки в накладной ТОРГ-12 и как их убрать

Исправление уже переданной накладной

Если покупатель уже подписал ТОРГ-12, а в ней ошибка, просто поправить реализацию нельзя: у покупателя останется старый экземпляр. Порядок такой:

1. Договоритесь с покупателем, как исправляете — новым экземпляром взамен или корректировочным документом.
2. Для технических ошибок (реквизиты, наименование, адрес) исправьте данные в справочниках, перепечатайте накладную и обменяйтесь новыми экземплярами со ссылкой на замену.
3. Если изменились количество или цена, оформите корректировку реализации. В Бухгалтерии 3.0 её создают на основании исходной реализации кнопкой Создать на основании.

Частые вопросы