Счет-фактура в 1С:Бухгалтерии 3.0: от реализации и аванса до исправления и ЭДО

Чтобы сделать счет-фактуру в 1С 8.3, откройте проведённую реализацию в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и внизу формы нажмите ссылку «Выписать счет-фактуру». Программа сама создаст документ «Счет-фактура выданный»: заполнит покупателя, суммы, ставки НДС и дату, а затем зарегистрирует его в книге продаж. Срок по НК РФ — не позже пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса.

Типичная ситуация: менеджер отгрузил товар в пятницу, бухгалтер провёл накладную в понедельник, а счет-фактуру так и не выписал. В книге продаж строки нет, декларация по НДС не сходится с оборотами по 90.03. Пути даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси»; платформа одинакова для всех конфигураций, но меню здесь именно бухгалтерские.

Подготовка: что проверить до первого счета-фактуры

Счет-фактура берёт данные из трёх мест: карточки организации, карточки контрагента и настроек НДС. Если где-то пусто, документ выйдет с пробелами, и покупатель вернёт его на переделку.

Карточка организации (Главное → Организации):

• 🏢 полное наименование, ИНН и КПП;
• 📍 юридический адрес — он печатается в строке «Адрес» продавца;
• ✍️ ответственные лица: руководитель и главный бухгалтер (ссылка «Подписи» в карточке). Без них поля подписей останутся пустыми.

Карточка контрагента (Справочники → Контрагенты):

• ИНН и КПП покупателя — у обособленного подразделения свой КПП;
• юридический адрес;
• для филиала-покупателя — отдельная карточка или указание грузополучателя в реализации.

Настройки НДС (Главное → Налоги и отчеты → НДС). Здесь выбирают, как программа регистрирует счета-фактуры на аванс. Варианты сводятся к трём подходам:

С 2025 года часть организаций на УСН тоже платит НДС и выставляет счета-фактуры. Для них в тех же настройках указывают ставку: общую или пониженную. Остальной порядок работы с документом тот же.

Как сделать счет-фактуру на реализацию товаров и услуг

Основной сценарий — счет-фактура на отгрузку. Он создаётся из документа реализации, вручную набирать строки не нужно.

Пошагово из документа реализации

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Создайте или откройте нужный документ. Проверьте покупателя, договор, ставки НДС в табличной части.
3. Нажмите «Провести». Без проведения ссылка на счет-фактуру неактивна.
4. Внизу формы найдите строку «Счет-фактура» и щёлкните «Выписать счет-фактуру».
5. В строке появится ссылка на созданный документ с номером и датой. Откройте её, если нужно поправить данные.

Счет-фактура проводится сразу и формирует запись в регистре книги продаж с кодом вида операции 01. Проводок по счетам он не делает: НДС уже начислен реализацией (Дт 90.03 Кт 68.02).

Что проверить в открытом счете-фактуре

• 📅 Дата — по умолчанию равна дате реализации. Её можно сдвинуть вперёд в пределах пяти дней, но не раньше отгрузки.
• 🔢 Номер — сквозной в пределах года по организации. Если в учёте несколько подразделений, может использоваться префикс.
• 💳 Платёжно-расчётный документ — заполняется, если перед отгрузкой был аванс. Программа подставляет данные платёжки автоматически, если оплата зачтена в реализации.
• 🏷️ Код вида операции — 01 для обычной отгрузки.
• 📝 Грузоотправитель и грузополучатель — для услуг ставятся прочерки, для товаров заполняются.

Если реализаций много

Для нескольких отгрузок за период удобнее не открывать каждую. В списке Продажи → Счета-фактуры выданные есть команда пакетного создания по реализациям за выбранный период: она находит отгрузки без счета-фактуры и создаёт документы одним проходом. Если у вас её нет в командной панели, проверьте меню «Ещё» этого списка.

Оформление счета-фактуры на аванс

Если покупатель заплатил раньше отгрузки, продавец начисляет НДС с аванса и выписывает счет-фактуру с кодом 02. Сумма налога считается по расчётной ставке: 20/120 или 10/110.

Пример: поступил аванс 120 000 ₽ за товар со ставкой 20%. НДС с аванса = 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽. Проводка: Дт 76.АВ Кт 68.02 — 20 000 ₽.

Способ 1. Из документа поступления

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и найдите проведённое поступление от покупателя.
2. Внизу формы нажмите «Выписать счет-фактуру».
3. Программа создаст «Счет-фактура выданный» с видом «На аванс» и заполнит номенклатуру из договора или счёта на оплату.

Если в поступлении не указан счёт на оплату, номенклатура будет обобщённой: например, «Предоплата по договору». Это допустимо, когда точный состав поставки неизвестен.

Способ 2. Обработкой за период

Для массовой регистрации есть обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс» в Операции → Регламентные операции НДС. Она подбирает поступления за период, исключает авансы, зачтённые в рамках выбранного в настройках срока, и создаёт счета-фактуры пакетом.

Что происходит при отгрузке

Когда реализация зачитывает аванс, НДС с аванса принимается к вычету. Это делает документ «Формирование записей книги покупок» в конце квартала: Дт 68.02 Кт 76.АВ. Строку вычета вы увидите в книге покупок с кодом 22.

Исправленный и корректировочный счет-фактура

Ошибку в уже выставленном счете-фактуре нельзя просто поправить в документе, если он отправлен покупателю или квартал закрыт. Порядок зависит от того, что именно случилось: ошиблись или изменили условия сделки.

Как оформить исправление

1. Откройте исходную реализацию.
2. Нажмите «Создать на основании» и выберите «Корректировка реализации».
3. Выберите вид операции из таблицы выше.
4. Для исправления реквизитов заполните только изменившиеся поля. Для изменения сумм — колонку «После изменения».
5. Проведите корректировку и внизу формы нажмите «Выписать счет-фактуру».

Исправленный счет-фактура сохраняет номер и дату исходного и получает номер исправления: 1, 2 и так далее. Корректировочный получает собственный номер в общей нумерации.

Не удаляйте и не перепроводите задним числом счет-фактуру из закрытого квартала: книга продаж и сданная декларация разойдутся, а покупатель потеряет основание для вычета.

Сроки, нумерация и подписи счета-фактуры

Программа заполняет большинство реквизитов сама, но за соблюдение правил отвечает бухгалтер. Налоговая при проверке смотрит в первую очередь на четыре вещи.

Пример расчёта срока: отгрузка 26 марта. Пять календарных дней — это 27, 28, 29, 30 и 31 марта. Последний день для счета-фактуры — 31 марта. Если он выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

В 1С нумерация счетов-фактур ведётся в пределах года и с 1 января начинается заново. Пропуски номеров сами по себе не делают документ недействительным, но вызывают вопросы при камеральной проверке. Поэтому лишние черновые счета-фактуры лучше не удалять, а исправлять: удаление создаёт дыру в нумерации.

Печать, УПД и отправка счета-фактуры через ЭДО

Печатные формы

В счете-фактуре или в реализации нажмите кнопку «Печать». Доступны:

• 📄 Счет-фактура — отдельная форма по постановлению № 1137;
• 📦 УПД — универсальный передаточный документ со статусом 1 (счет-фактура + накладная) или 2 (только первичный документ);
• 🖨️ Комплект — накладная, счет-фактура и счёт в одном пакете.

Если вы печатаете УПД со статусом 1, отдельную счет-фактуру не печатают. Но документ «Счет-фактура выданный» в базе всё равно нужен: без него не будет записи в книге продаж.

Отправка по ЭДО

Электронный счет-фактура уходит в формате ФНС через оператора ЭДО. В 1С:Бухгалтерии для этого есть встроенный сервис 1С-ЭДО или подключение к другим операторам.

1. Подключите организацию к ЭДО и пригласите покупателя: приглашение должно быть принято.
2. Откройте счет-фактуру или УПД.
3. В командной панели нажмите кнопку «ЭДО» и выберите отправку.
4. Подпишите документ квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.

Для счетов-фактур нужна именно КЭП. Если подписывает не руководитель, а сотрудник, оформляют машиночитаемую доверенность по формату ФНС.

Если покупатель работает с другим оператором, между операторами настраивают роуминг. Выгрузить XML вручную тоже можно — через форму печати: «Сохранить» и выбор электронного формата. Такой файл годится для загрузки в личный кабинет оператора.

Как проверить выставленные счета-фактуры

Раз в месяц, а тем более перед сдачей декларации, стоит сверить, что на каждую отгрузку и аванс есть свой документ.

Список счетов-фактур выданных

Откройте Продажи → Счета-фактуры выданные. Отфильтруйте по периоду и контрагенту. Колонки «Вид» и «Код вида операции» сразу показывают, где отгрузки, где авансы, где корректировки. В колонке состояния ЭДО видно, дошёл ли документ до покупателя.

Отчёты

• 📘 Книга продаж (Отчеты → Книга продаж) — каждая строка должна совпадать со счетом-фактурой по номеру, дате и сумме НДС.
• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по 68.02 — кредитовый оборот за квартал равен итогу НДС книги продаж плюс восстановленный налог.
• 🔎 Экспресс-проверка ведения учёта (Отчеты → Экспресс-проверка) — находит реализации без счетов-фактур и счета-фактуры с нарушением срока.

Частые вопросы