Как оформить удержание из зарплаты сотрудника в 1С

Удержание из заработной платы в 1С оформляют отдельным документом, а не ручной правкой суммы в расчётном листке. От типа удержания зависит, какой документ выбрать и какую проводку программа сформирует: исполнительный лист, возврат неотработанного аванса, заём или добровольное перечисление по заявлению работника — для каждого случая свой механизм.

Разберём, где настраиваются виды удержаний в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии, как соблюсти лимиты из статьи 138 ТК РФ, какими проводками закрываются расчёты и почему удержания (кроме НДФЛ) не меняют базу в 6-НДФЛ и РСВ.

Какие удержания бывают и сколько можно удержать по закону

Все удержания делятся на три группы — именно по этому признаку в 1С выбирают документ.

• 🧾 Обязательные. НДФЛ (глава 23 НК РФ) и удержания по исполнительным документам — алименты, возмещение вреда, штрафы, долги по решению суда.
• 🏢 По инициативе работодателя (ст. 137 ТК РФ) — неотработанный аванс, возврат излишне выплаченного из-за счётной ошибки, неотработанные дни отпуска при увольнении, возмещение материального ущерба.
• ✍️ По заявлению работника — профсоюзные взносы, добровольные перечисления в банк или НПФ, погашение займа.

Размер удержания ограничен статьёй 138 ТК РФ. Процент считается от суммы, оставшейся после удержания НДФЛ, а не от начисленного оклада.

Разберём предел на числах. Сотруднику начислено 60 000 ₽, НДФЛ по ставке 13% — 7 800 ₽, значит база для расчёта лимита (сумма после налога) — 52 200 ₽.

• По инициативе работодателя удержат не больше 52 200 × 20% = 10 440 ₽.
• Алименты на одного ребёнка (1/4 дохода): 52 200 × 25% = 13 050 ₽ — это в пределах максимума 70% (36 540 ₽), удержат полностью.
• Если одновременно идут алименты и возмещение ущерба, сначала удерживают алименты, а ущерб — только из остатка, не выходя за общий предел.

Где в 1С настраиваются виды удержаний: ЗУП и Бухгалтерия

Прежде чем вводить документ, нужный механизм включают в настройках.

1С:ЗУП 3.1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты и нажмите кнопку настройки состава начислений и удержаний. На вкладке «Удержания» поставьте флажки под ваши задачи: удержания по исполнительным документам, займы сотрудникам, добровольные страховые взносы, профсоюзные взносы. После этого в разделе Зарплата появятся соответствующие документы и журнал «Алименты и другие удержания».

Отдельно вводить удержание НДФЛ не нужно — налог программа исчисляет и удерживает сама при расчёте зарплаты, он автоматически попадает в расчётный листок и в 6-НДФЛ. Документами оформляют только удержания сверх налога: исполнительные листы, займы, добровольные перечисления.

1С:Бухгалтерия 3.0. Зарплатный блок здесь упрощённый и рассчитан на небольшой штат. Виды удержаний лежат в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Удержания, исполнительный лист оформляется одноимённым документом. Сложные сценарии — несколько исполнительных листов с очерёдностью, займы с графиком, взносы в НПФ — в БП реализованы ограниченно, поэтому при большом объёме расчётов их ведут в ЗУП.

Как оформить удержание в 1С: порядок действий

Общая схема одинакова для большинства видов. На примере ЗУП:

1. Зайдите в раздел Зарплата и откройте журнал удержаний («Алименты и другие удержания») или нужный документ напрямую.
2. Создайте документ под ваш случай — выбор зависит от основания (см. подсказку ниже).
3. Укажите сотрудника, период, с которого действует удержание, и реквизиты получателя денег (для исполнительных листов и перечислений — счёт взыскателя).
4. Задайте способ расчёта: фиксированная сумма, процент от заработка или доля (для алиментов — например, 1/4 дохода).
5. Проведите документ. Удержание подхватится при расчёте зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов.
6. Проверьте расчётный листок сотрудника: удержание должно появиться отдельной строкой, а сумма к выплате — уменьшиться.

Удержания по решению работодателя: аванс, переплата, ущерб

Эти удержания строже всего регламентированы, потому что работодатель забирает деньги по своей инициативе.

Неотработанный аванс. Выдали аванс, а сотрудник часть месяца не отработал (болел, уволился) — разницу удерживают. Решение принимают не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата, и при условии, что работник не оспаривает ни основание, ни сумму.

Счётная ошибка. Вернуть можно только арифметическую ошибку в расчёте. Если бухгалтер применил не ту ставку или дважды начислил премию — это не счётная ошибка, и без согласия работника или суда удержать нельзя.

Неотработанные дни отпуска при увольнении. Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется до конца рабочего года, излишне выплаченные отпускные удерживают из окончательного расчёта. Удержать можно в пределах того же лимита и не со всех оснований увольнения — например, при сокращении штата удержание не производится.

Материальный ущерб. По распоряжению работодателя удерживают сумму в пределах среднего месячного заработка. Больше — только через суд. В 1С оформляется документом прочих удержаний со ссылкой на приказ, а срок для издания распоряжения — не позднее одного месяца со дня, когда размер ущерба установлен.

Добровольные удержания по заявлению сотрудника

Здесь инициатива идёт от работника, поэтому ограничение 20% не действует — человек сам распоряжается своими деньгами после налога. Основание всегда письменное заявление.

• 💳 перечисление части зарплаты на счёт в банке, на карту родственника, в счёт кредита;
• 🏦 добровольные взносы в негосударственный пенсионный фонд;
• 🤝 профсоюзные взносы;
• 💰 погашение займа, выданного работодателем.

В ЗУП для перечислений и взносов используют документ прочих удержаний или удержание добровольных взносов в НПФ, для займа — механизм займов сотрудникам. В заявлении работник указывает сумму или процент, периодичность и реквизиты получателя — их и переносят в документ.

Комиссию банка за перечисление зарплаты на карту родственника или в счёт кредита, если она есть, работодатель на работника не перекладывает — её либо включают в условия зарплатного проекта, либо работник оплачивает сам на стороне банка. В сумму удержания эта комиссия не входит.

Как 1С рассчитывает удержания и контролирует лимиты

Главная причина вводить удержания документами, а не руками, — программа сама следит за очерёдностью, предельным процентом и переносом долга. Разберём, что именно она делает за вас.

Очерёдность при нескольких исполнительных листах. Если на сотрудника пришло несколько листов, 1С распределяет удержание по очередям из ФЗ-229. Сначала полностью гасятся требования первой очереди — алименты, возмещение вреда здоровью, вреда из-за смерти кормильца. Требования следующих очередей удерживают только из остатка в пределах тех же 50% или 70%. Если удержанной суммы на всех взыскателей одной очереди не хватает, она делится между ними пропорционально размеру долга каждого.

Контроль предельного процента. В документе Исполнительный лист программа знает и способ расчёта (доля, процент, твёрдая сумма), и предел по ст. 138 ТК. При расчёте зарплаты она не даст удержать больше, чем разрешено, а недоудержанный остаток перенесёт на следующий месяц, если указан общий долг.

Удержания с займов и процентов. В блоке займов сотрудникам 1С ведёт график погашения: ежемесячно удерживает тело займа и проценты, а при беспроцентном или льготном займе рассчитывает материальную выгоду и НДФЛ с неё по повышенной ставке. Отдельно вводить удержание не нужно — оно формируется из графика.

Плановые добровольные удержания. Профвзносы или фиксированное перечисление назначают один раз как постоянное удержание — программа применяет его при каждом расчёте, пока не отмените. Если условие меняется (сотрудник увеличил взнос, сменились реквизиты), правят не все прошлые документы, а вводят новое назначение удержания с нужной даты.

Перечисление удержанных сумм. Деньги взыскателям и в НПФ перечисляют ведомостью: в ЗУП формируется документ на перечисление, который разносит удержанные суммы по получателям с их реквизитами. Это закрывает долг по счёту 76.41 и избавляет от ручного разнесения платёжек. Перечислить удержанное по исполнительному листу нужно в трёхдневный срок со дня выплаты зарплаты, иначе возможен штраф по ФЗ-229.

Проводки по удержаниям и отражение в отчётности

Любое удержание уменьшает долг предприятия перед работником, поэтому в проводке всегда задействован счёт 70. Кредит зависит от того, куда уходят деньги.

Теперь про отчётность — здесь чаще всего путаются. Удержания, кроме НДФЛ, не уменьшают налоговую базу и базу по страховым взносам. Алименты, заём, перечисления работник оплачивает уже из своего дохода после налогообложения.

• 6-НДФЛ. Отражается только сам НДФЛ — исчисленный и удержанный. Прочие удержания в отчёте не фигурируют. Годовые сведения о доходах (бывшая 2-НДФЛ) входят в состав 6-НДФЛ отдельным приложением.
• РСВ. Показывает начисленные выплаты и взносы. Удержания на базу взносов не влияют — она считается от начисленного дохода до любых удержаний.
• Бухучёт. Остатки по счетам 76.41, 73.01, 73.02 показывают незакрытые расчёты: сколько ещё предстоит перечислить взыскателям или удержать с работника по действующим основаниям.

Частые ошибки при удержаниях в 1С