Удержания из зарплаты в 1С:ЗУП — от настройки до проводок

Любое удержание в 1С:ЗУП 3.1 — это отдельный документ, который уменьшает сумму к выплате и попадает в расчётный листок строкой «Удержано». Разовые суммы (подотчёт, ущерб) оформляют документом Удержание по прочим операциям в разделе Зарплата, а постоянные (алименты, долги по суду) — документом Исполнительный лист.

Но перед первым удержанием нужно один раз включить его вид в настройках расчёта зарплаты — иначе соответствующего документа просто не будет в списке. Ниже — как включить нужные виды, как провести самые частые удержания и какие проводки они дают.

Виды удержаний и пределы по Трудовому кодексу

Удержания делятся на три группы — именно в этом порядке они списываются из зарплаты:

• 🟥 Обязательные — НДФЛ и удержания по исполнительным документам (алименты, долги по кредитам, штрафы). Согласие работника не требуется.
• 🟧 По инициативе работодателя — неотработанный аванс, невозвращённый подотчёт, отпускные за неотработанные дни при увольнении, материальный ущерб.
• 🟩 По заявлению работника — профсоюзные взносы, погашение займа, добровольные взносы в НПФ.

Размер удержаний ограничивает статья 138 ТК РФ. Считается лимит от суммы после вычета НДФЛ:

Пример. Оклад 50 000 ₽, НДФЛ 13% = 6 500 ₽, к выдаче до удержаний 43 500 ₽. Алименты на одного ребёнка — 1/4 дохода: 43 500 × 25% = 10 875 ₽. Это в пределах 70%, программа проведёт удержание полностью.

Если исполнительных листов несколько, лимит считается на все вместе. Допустим, к алиментам 10 875 ₽ добавился лист на долг по кредиту 8 000 ₽. Вместе это 18 875 ₽, или примерно 43% от 43 500 ₽ — в пределах 50%, оба листа пройдут. Если бы лимит был превышен, 1С:ЗУП сначала удержала бы алименты (первая очередь взыскания), а долг по кредиту — на оставшуюся до лимита сумму, перенеся недоудержанное на следующий месяц.

Включаем нужный вид удержания в настройках

Сам справочник видов удержаний лежит в разделе Настройка → Удержания. Но большинство типовых удержаний появляются в нём и в документах только после включения галочек в составе начислений и удержаний.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты и перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
2. На закладке Удержания отметьте то, что будете применять: Удержания по исполнительным документам, Удержания за невозврат подотчётных сумм, Удержания в счёт погашения займов.
3. На соседней закладке Прочие удержания при необходимости включите профсоюзные взносы и добровольные взносы в НПФ.
4. Нажмите Применить и закрыть — нужные виды удержаний и документы станут доступны.

После включения все виды удержаний собраны в одном справочнике — там видно назначение каждого и можно посмотреть, каким документом он проводится.

Алименты и долги по исполнительному листу

Постоянные удержания по решению суда оформляют документом Исполнительный лист. Найти его можно в разделе Зарплата в списке документов по алиментам и постоянным удержаниям.

Что заполнить в документе:

1. Сотрудник и период — с какого месяца начинаем удерживать и до какой даты (дата окончания у алиментов на детей — обычно совершеннолетие ребёнка).
2. Способ расчёта — доля (например, 1/4 дохода), процент или фиксированная сумма. Для алиментов на детей чаще всего доля по статье 81 СК РФ: на одного ребёнка — 1/4, на двух — 1/3, на трёх и более — 1/2 дохода.
3. Получатель — физлицо или организация, куда уходят деньги. Здесь же указывают способ перечисления: почтовый перевод, на счёт или через судебных приставов.
4. Удержание за перевод — комиссия банка или почты за перечисление алиментов тоже удерживается с работника. Включите её в документе, чтобы она попала в расчёт.

После проведения документа удержание будет рассчитываться каждый месяц автоматически при начислении зарплаты — повторно заводить его не нужно.

Проверьте базу для алиментов: они удерживаются с дохода за вычетом НДФЛ, а не с «грязного» оклада. 1С:ЗУП считает так по умолчанию, но если вы задали свой вид удержания вручную, перепроверьте настройку базы.

Если исполнительных листов несколько и в сумме они упираются в лимит 50 или 70%, программа распределит деньги по очерёдности взыскания — сначала алименты и вред здоровью, затем остальные долги.

Отдельный случай — алименты в твёрдой денежной сумме, а не в доле от дохода. Такие суммы по закону индексируют пропорционально росту прожиточного минимума. В 1С:ЗУП это делает документ индексации алиментов: он пересчитает фиксированную сумму и дальше программа будет удерживать уже проиндексированную величину. Следить за изменением прожиточного минимума и своевременно вводить индексацию — задача бухгалтера, автоматически программа её не инициирует.

Невозвращённый подотчёт и материальный ущерб

Разовые удержания по инициативе работодателя оформляют документом Удержание по прочим операциям (раздел Зарплата). В нём указывают сотрудника, месяц, сумму и вид удержания — за подотчёт или за ущерб.

Здесь важны не столько клики в программе, сколько сроки и основания по Трудовому кодексу:

• Невозвращённый подотчёт. Удержать из зарплаты можно по распоряжению работодателя не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выданы деньги, и только если работник не оспаривает основание и размер (ст. 137 ТК РФ). Пропустили месяц или работник против — взыскание только через суд.
• Материальный ущерб. По распоряжению работодателя взыскивают сумму в пределах среднемесячного заработка и не позднее месяца со дня, когда размер ущерба определён (ст. 248 ТК РФ). Ущерб сверх среднего заработка — через суд.

Сумма ущерба для удержания за месяц тоже ограничена статьёй 138 ТК РФ — обычно не больше 20% от выплаты после НДФЛ. Если ущерб крупный, его гасят частями несколько месяцев: заводите документ Удержание по прочим операциям каждый месяц на допустимую часть.

Сюда же относится ещё одно частое удержание — за неотработанные дни отпуска при увольнении. Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется до конца рабочего года, излишне выплаченные отпускные удерживают при окончательном расчёте. В 1С:ЗУП это делает документ увольнения: он сам рассчитает количество неотработанных дней и сумму к удержанию. Отдельный документ удержания здесь заводить не нужно.

Займы, профвзносы и добровольные удержания

Удержания по заявлению работника — отдельная группа. Они не относятся к обязательным, поэтому лимиты статьи 138 ТК РФ на них формально не распространяются: работник сам просит удержать деньги из зарплаты. Но на практике их тоже считают после обязательных удержаний.

• Погашение займа. Если организация выдала сотруднику заём, его оформляют документом договора займа, а ежемесячные платежи программа удерживает автоматически по графику. Основной долг и проценты попадают в расчётный листок отдельными строками. Если по займу возникает материальная выгода, 1С:ЗУП рассчитает с неё НДФЛ.
• Профсоюзные взносы. Включаются на закладке Прочие удержания в настройке состава и обычно считаются процентом от начисленной зарплаты. После включения достаточно отметить членство сотрудника — удержание пойдёт ежемесячно.
• Добровольные взносы в НПФ. Оформляются по заявлению и удерживаются фиксированной суммой или процентом, которые вы задаёте в соответствующем документе.

Во всех этих случаях заводить удержание каждый месяц вручную не требуется: один раз настроенный вид или документ работает на постоянной основе, пока вы его не прекратите.

Какие проводки формируют удержания

В 1С:ЗУП проводки появляются при отражении зарплаты в учёте (или после синхронизации с 1С:Бухгалтерией). Само начисление зарплаты даёт Дт 20/26/44 Кт 70, а удержания уменьшают кредит счёта 70 по кредиту соответствующих счетов расчётов.

Проверить итог по сотруднику удобно в расчётном листке: там отдельным блоком видно, что начислено, что удержано и какая сумма осталась к выплате. Субсчёт 76 для исполнительных листов и аналитику по получателям программа подставляет по настройке способов отражения зарплаты в учёте. Если проводки не формируются, проверьте, что для вида удержания задан способ отражения в разделе настроек учёта — без него удержание уменьшит выплату, но в бухгалтерских проводках не отразится.

Частые ошибки при удержаниях

• Удержание не появляется в расчётном листке. Чаще всего вид удержания не включён в составе начислений и удержаний либо документ заведён не на тот месяц начисления. Проверьте месяц в документе и галочку в настройках.
• Сумма удержана больше лимита. Так бывает, когда удержание заведено не исполнительным листом, а произвольным видом без контроля ст. 138. Для алиментов и судебных долгов всегда используйте документ Исполнительный лист — он держит лимит.
• Алименты посчитаны с оклада до НДФЛ. База должна быть «доход минус НДФЛ». Проверьте настройку базы у своего вида удержания.
• Забыли комиссию за перевод. Почтовый или банковский сбор за перечисление алиментов удерживается с работника — его указывают в документе Исполнительный лист, иначе расходы лягут на организацию.
• Удержали ущерб или подотчёт без приказа и с пропуском месячного срока. Формально такое удержание можно оспорить. Сначала приказ и срок по ТК, потом документ в 1С.

Частые вопросы