Ведём упрощёнку в 1С:Бухгалтерия — от настройки до декларации

Упрощёнку в 1С:Бухгалтерия 3.0 включают в разделе Главное → Налоги и отчёты → Система налогообложения: там выбирают «Упрощённая» и объект — «Доходы» (ставка 6%) или «Доходы минус расходы» (ставка 15%). Дальше программа сама ведёт книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), считает авансовые платежи и готовит декларацию.

Разберём весь цикл по порядку: как задать учётную политику, как в программе признаются доходы и расходы, где смотреть КУДиР, как рассчитать налог при закрытии месяца, уменьшить его на страховые взносы и сдать декларацию. Пути указаны для конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0», интерфейс «Такси».

Настройка учётной политики для упрощёнки

Откройте Главное → Налоги и отчёты. В поле «Система налогообложения» поставьте «Упрощённая» и укажите дату, с которой организация применяет спецрежим.

Ниже появится блок с настройками УСН. Заполните его по порядку:

1. Объект налогообложения — «Доходы» или «Доходы минус расходы». Это ключевой выбор, сменить объект можно только с начала следующего года.
2. Налоговая ставка — программа подставит базовую (6% или 15%). Если в вашем регионе действует пониженная ставка, впишите её вручную (регионы вправе снижать «доходы» до 1%, а «доходы минус расходы» — до 5%).
3. Порядок признания расходов — доступен только для объекта «Доходы минус расходы». Здесь галочками отмечают условия, при которых расход попадёт в КУДиР (о нём ниже).
4. Дата перехода и уведомление — если переходите с другого режима, укажите реквизиты уведомления о применении УСН.

Для нового объекта «Доходы минус расходы» сразу проверьте раздел «Порядок признания расходов»: по умолчанию 1С требует для списания материалов и товаров и поступления, и оплаты поставщику, а для товаров — ещё и реализации покупателю.

Как 1С учитывает доходы на УСН

На упрощёнке действует кассовый метод: доход признаётся в день поступления денег, а не в день отгрузки. Это главное отличие от налога на прибыль, и именно поэтому аванс от покупателя — уже доход.

В программе доход в КУДиР формируют документы оплаты:

• Поступление на расчётный счёт — приход по банку;
• Поступление наличных (ПКО) — касса;
• оплата через Отчёт о розничных продажах и эквайринг.

Документ реализации (Реализация (акты, накладные)) сам по себе доход для УСН не создаёт — он нужен для бухучёта и закрытия аванса. Доход в налоговом учёте появляется от платёжного документа.

Признание расходов при объекте «Доходы минус расходы»

Расход уменьшает налог только при двух условиях одновременно: он фактически оплачен и экономически обоснован (попадает в закрытый перечень статьи 346.16 НК РФ). Для отдельных видов расходов 1С проверяет дополнительные условия из настройки учётной политики.

Самые частые правила признания:

Программа отслеживает выполнение всех условий по регистру «Расходы при УСН». Пока хотя бы одно условие не выполнено, расход «висит» в регистре и в книгу не попадает.

Если расход не признаётся, хотя деньги уплачены, проверьте:

• оплачен ли документ поступления (частичная оплата — частичное признание);
• для товаров — проведена ли реализация;
• не стоит ли в поступлении счёт-фактура с НДС, который не отражён.

Для анализа используйте отчёт Отчёты → УСН → Анализ учёта по УСН — он показывает по каждому расходу, какое условие не выполнено.

Регистрация записей в книге учёта доходов и расходов

КУДиР формируется автоматически из проведённых документов. Открыть книгу: Отчёты → УСН → Книга учёта доходов и расходов УСН. Укажите период и нажмите «Сформировать».

Книга состоит из разделов:

• Раздел I — доходы и расходы по кварталам нарастающим итогом;
• Раздел II — расходы на основные средства и НМА (только для «Доходы минус расходы»);
• Раздел IV — страховые взносы, уменьшающие налог (только для «Доходы»).

Если в книге не хватает записи или сумма неверна, не правьте КУДиР вручную из отчёта. Причина почти всегда в первичном документе: не проведена оплата, не закрыт аванс, неправильно указана статья расхода. Исправьте документ и переформируйте книгу.

Когда запись действительно нужно скорректировать вручную (например, доход прошлого периода), используйте документ Операции → Записи книги учёта доходов и расходов (УСН). Он добавляет строку в КУДиР без влияния на бухгалтерские проводки.

Расчёт налога и авансов при закрытии месяца

Налог по УСН считается при закрытии последнего месяца квартала. Запустите Операции → Закрытие месяца, выберите март, июнь, сентябрь или декабрь и выполните обработку. В списке операций появится «Расчёт налога УСН».

Эта операция:

1. собирает доходы (и расходы — для объекта 15%) нарастающим итогом с начала года;
2. умножает базу на ставку;
3. для «Доходы минус расходы» сравнивает результат с минимальным налогом 1% от доходов;
4. вычитает ранее начисленные авансы и показывает сумму к доплате за квартал.

Увидеть расчёт можно по ссылке на операции или через помощник Отчёты → УСН → Отчётность по УСН — там пошагово показана налоговая база, ставка, уменьшение на взносы и итог.

Сроки уплаты авансов — 28 апреля, 28 июля и 28 октября. Налог по итогам года: организации — до 28 марта, ИП — до 28 апреля следующего года. Платежи идут на единый налоговый счёт (ЕНП), поэтому в 1С перед сроком формируется уведомление об исчисленных суммах.

Уменьшение налога на страховые взносы

При объекте «Доходы» налог и авансы уменьшаются на уплаченные страховые взносы, больничные за счёт работодателя и торговый сбор. Правило зависит от того, есть ли работники:

• Организации и ИП с работниками — уменьшают налог не более чем на 50%.
• ИП без работников — уменьшают на всю сумму фиксированных взносов, вплоть до нуля.

С 2023 года ИП без работников вправе уменьшать налог на фиксированные взносы, подлежащие уплате в текущем году, даже если они ещё не перечислены на дату аванса. Это снимает прежнюю привязку «уменьшаю только после оплаты».

В 1С суммы для вычета собираются в разделе IV КУДиР и в помощнике по расчёту налога. Проверьте, что взносы проведены документами Зарплата и кадры → Отражение зарплаты в бухучёте и оплачены по банку с верным КБК — иначе программа не учтёт их в уменьшении.

При объекте «Доходы минус расходы» взносы отдельно налог не уменьшают — они целиком входят в расходы по факту уплаты и попадают в КУДиР на общих основаниях.

Формирование и сдача декларации по УСН

Декларация сдаётся раз в год: организации — до 25 марта, ИП — до 25 апреля следующего года. Отчётных деклараций за кварталы нет, но авансы платятся ежеквартально.

Где сформировать: Отчёты → Регламентированные отчёты (или 1С-Отчётность) → кнопка «Создать» → «Декларация по УСН». Выберите год и нажмите «Заполнить» — программа подтянет данные из КУДиР.

Декларация заполняется по данным учёта, поэтому порядок такой:

1. закройте декабрь и выполните «Расчёт налога УСН» за год;
2. сформируйте и проверьте КУДиР за год;
3. создайте декларацию и нажмите «Заполнить»;
4. сверьте строки с книгой через встроенную проверку контрольных соотношений;
5. отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для загрузки на сайт ФНС.

Перед отправкой запустите проверку: в форме отчёта есть кнопка «Проверка → Проверить контрольные соотношения». Она ловит расхождения между разделами и типовые ошибки.

Ошибки, из-за которых налог считается неверно

Перечисленные ниже промахи не видны сразу: декларация формируется, но сумма налога оказывается завышенной или заниженной. Проверяйте эти места до сдачи отчётности.

• 🔸 Доход задвоен из-за эквайринга. Если провести и Отчёт о розничных продажах, и отдельно поступление денег по эквайрингу, выручка попадёт в КУДиР дважды. Оплата картой должна закрываться документом Поступление на расчётный счёт с видом «Поступления от продаж по платёжным картам», а не как самостоятельный доход.
• 🔸 Взаимозачёт не отражён как доход и расход. При зачёте встречных требований (Операции → Корректировка долга) на дату зачёта у упрощенца возникает и доход, и расход — живых денег нет, но кассовый метод выполняется. Без документа корректировки суммы в книгу не попадут.
• 🔸 Возврат поставщику уменьшает доход, а не расход. Если поставщик вернул вам предоплату, это не доход; но многие ошибочно проводят возврат как поступление выручки. Используйте вид операции «Возврат от поставщика».
• 🔸 Расходы на товары списаны без реализации. На объекте «Доходы минус расходы» стоимость товара уменьшает налог только после продажи покупателю. Оплата поставщику и приёмка на склад — ещё не расход.
• 🔸 Взносы учтены и в уменьшение налога, и в расходы. Это возможно только при разных объектах. На «Доходы» взносы уменьшают сам налог (раздел IV КУДиР), на «Доходы минус расходы» — входят в расходы. Смешивать нельзя.

Контрольная сверка простая: сумма доходов в КУДиР должна совпадать с оборотом по поступлениям денег за период, а налоговая база в декларации — с итогом раздела I книги. Расхождение означает, что какой-то документ проведён не тем видом операции.