Доверенность на получение ценностей в 1С Бухгалтерии 3.0: от справочников до печати М-2 и МЧД

Доверенность в 1С Бухгалтерии 3.0 делают в разделе Покупки → Доверенности: кнопка Создать, затем указать сотрудника, поставщика, срок действия и перечень ценностей, записать документ и распечатать форму М-2 или М-2а кнопкой Печать. Проводок документ не формирует, это бланк с регистрацией в журнале.

Обычно доверенность нужна срочно: водитель уже едет на склад поставщика, а в бланке нет паспортных данных или пустая строка «Наименование ценностей». Ниже порядок, при котором документ в 1С заполняется за пару минут и печатается без ручных правок. Отдельно разобраны ИП, учёт аннулированных бланков и машиночитаемая доверенность для подписания документов в ЭДО.

Что подготовить в справочниках до оформления доверенности

Большинство пустых полей в печатной форме — следствие пустых справочников. Проверьте три объекта заранее.

Физическое лицо — получатель

Получателя выбирают из справочника физических лиц (Справочники → Физические лица или через карточку сотрудника в разделе Зарплата и кадры). В карточке должны быть заполнены:

• 🪪 ФИО полностью, без сокращений;
• 📄 удостоверение личности: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан;
• 💼 должность — если в базе ведётся кадровый учёт и человек принят на работу.

Паспорт хранится в карточке физлица как «Удостоверение личности». Если данные поменялись, добавьте новый документ с датой, а не правьте старый: так прежние доверенности сохранят паспорт, действовавший на дату выдачи.

Контрагент — поставщик

В доверенности указывают, от кого получать ценности. Поставщик должен быть в справочнике Справочники → Контрагенты с полным наименованием и ИНН. Если по поставщику заведено несколько договоров, нужный договор тоже выберите в документе — он попадёт в строку основания.

Организация и ответственные лица

Подпись руководителя и главного бухгалтера в бланке берётся из ответственных лиц организации: Справочники → Организации → карточка организации → Подписи. Заполните там руководителя и главного бухгалтера, иначе строки расшифровок подписей останутся пустыми. Банковский счёт организации тоже выводится в шапку бланка, поэтому основной счёт должен быть указан.

Создание доверенности в журнале документов: два способа

Документ создают либо вручную из журнала, либо на основании счёта поставщика. Второй способ быстрее, если счета ведутся в базе.

Способ 1. Новая доверенность из журнала

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать.
3. Проверьте организацию в шапке — в базе с несколькими юрлицами 1С подставляет основную.
4. Номер и дату программа ставит сама. Номер сквозной в пределах организации и года, вручную его меняют только при переходе с бумажного журнала.

Способ 2. Доверенность на основании счёта

1. Откройте счёт от поставщика.
2. Нажмите Создать на основании и выберите «Доверенность».
3. В новом документе уже стоят поставщик, договор, счёт в качестве основания и товары из счёта.
4. Остаётся выбрать получателя и проверить срок действия.

Заполнение данных о представителе и полномочиях

Шапка доверенности отвечает на три вопроса: кому, от кого получать и до какой даты.

Кому выдана

В поле получателя выберите физическое лицо. Паспортные данные в документ не вводятся: при печати 1С берёт их из карточки физлица на дату доверенности. Поэтому после выбора человека полезно сразу открыть предварительный просмотр печатной формы и проверить строку с паспортом.

Поставщик и основание

Выберите контрагента и договор. Если документ создан на основании счёта, в бланк попадёт ссылка на счёт с номером и датой. При ручном заполнении основание можно указать в договоре или в комментарии, по которому бланк потом проще найти.

Срок действия

Поле «Действительна по» задаёт последний день, когда представитель может получить ценности.

• ⏳ Закон не ограничивает срок доверенности. Если срок в документе не указан, по ст. 186 ГК РФ она действует один год со дня совершения.
• 📦 На практике для разового получения ТМЦ ставят 10–15 дней: меньше риск, что бланк используют повторно.
• 📅 Дата выдачи должна быть не позже даты получения ценностей. Поставщик вправе не отгрузить товар по просроченной доверенности.

Перечень ценностей

На закладке с товарами перечислите, что именно получает представитель: номенклатуру или текстовое описание, единицу измерения и количество. Количество в печатной форме выводится прописью автоматически.

Не оставляйте табличную часть пустой и не пишите «товар по счёту» без реквизитов счёта. Поставщик может отказать в отгрузке, а при проверке такую доверенность сложно привязать к конкретной поставке.

Печать доверенности по форме М-2 и М-2а

Записанный документ печатают кнопкой Печать в форме доверенности или прямо из журнала, выделив строку. В меню две формы.

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны, но М-2 и М-2а остаются самым узнаваемым для поставщиков вариантом. Если организация утвердила свою форму в учётной политике, печатайте её через собственную печатную форму, о ней ниже.

Что проверить в бланке перед подписью

Подписывает доверенность руководитель или другое лицо, уполномоченное учредительными документами. Печать ставят, только если организация её использует: обязательной печать на доверенности не является.

Скан для поставщика

Многие поставщики просят прислать доверенность заранее, чтобы склад подготовил отгрузку. Подпишите бланк, отсканируйте и отправьте. Оригинал сотрудник всё равно привозит с собой: склад оставляет его у себя как основание для выдачи товара. Из окна печати 1С можно сохранить бланк в PDF кнопкой сохранения, но такой файл без подписи руководителя доверенностью не является — это только черновик для сверки реквизитов.

Если стандартный бланк не подходит

Встроенный макет не правят прямо в конфигурации — при обновлении изменения пропадут или конфигурацию придётся снимать с поддержки. Есть два безопасных пути:

1. Пользовательский макет. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм, найти макет доверенности, открыть и изменить. Например, убрать строку банковских реквизитов. Изменённый макет сохраняется в базе, исходный можно вернуть одной командой.
2. Внешняя печатная форма или расширение. Подходит для своей формы доверенности, утверждённой учётной политикой. Подключается в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Это работа для программиста 1С.

Доверенность от организации и от ИП: в чём разница

Сам документ в 1С одинаковый: меняется только организация в шапке. Различия касаются подписей.

Для ИП в карточке организации укажите тип «Индивидуальный предприниматель» и заполните подписи. Если ИП ведёт учёт сам, строку главного бухгалтера в бланке подписывает он же или её оставляют пустой — по правилам, принятым у поставщика.

Нотариальное удостоверение для доверенности на получение ТМЦ не требуется ни юрлицу, ни ИП: хватает простой письменной формы.

Учёт выданных и аннулированных доверенностей

Журнал Покупки → Доверенности сам по себе работает как журнал регистрации: номер, дата, получатель, поставщик и срок видны в списке.

Как вести журнал в 1С

• 🔎 Отбор по получателю или поставщику — через поиск в списке или Ещё → Настроить список, если нужен постоянный отбор.
• 🗂 Для бумажного журнала выгрузите список: Ещё → Вывести список, затем сохраните в Excel или распечатайте.
• 📌 Отметку о получении ценностей удобно вести в поле комментария документа: «Получено по накладной № 154 от 12.03».

Что делать с неиспользованной доверенностью

Сотрудник вернул бланк — товар не забрали, поставщик отказал, срок истёк. Удалять документ из базы нельзя: появится разрыв в нумерации.

1. Заберите бумажный бланк у сотрудника.
2. В документе в 1С допишите в комментарий «Аннулирована, бланк возвращён» и дату.
3. Бумажный бланк перечеркните и подшейте вместе с корешком или к журналу.
4. Для новой поставки оформите новый документ, а не меняйте дату в старом.

Контрольная сверка раз в месяц: отфильтруйте список по сроку действия, который уже прошёл, и проверьте, что по каждой доверенности либо есть поступление, либо отметка об аннулировании.

Машиночитаемая доверенность для ЭДО

Бумажная М-2 нужна для получения товара на складе. Для электронного документооборота действует другая доверенность — машиночитаемая (МЧД). С 1 сентября 2023 года сотрудник, который подписывает документы от имени организации своей личной КЭП, должен иметь МЧД.

Чем МЧД отличается от М-2

Как оформить МЧД в 1С

1. Откройте карточку организации, ссылку на машиночитаемые доверенности ищите там или в настройках электронного документооборота.
2. Создайте новую доверенность: укажите сотрудника-представителя, срок и полномочия из классификатора ФНС — например, подписание счетов-фактур и первичных документов.
3. Сохраните и подпишите доверенность КЭП руководителя.
4. Зарегистрируйте её в реестре ФНС прямо из 1С через встроенный сервис ЭДО или 1С-Отчетности.
5. После регистрации МЧД прикрепляется к подписи сотрудника и уходит контрагенту вместе с документом.

Отдельный момент — первичка. Для счетов-фактур нужна квалифицированная подпись, а первичные документы стороны вправе подписывать и неквалифицированной подписью, если это закреплено соглашением об ЭДО. Но если сотрудник подписывает КЭП физлица, МЧД нужна в любом случае.

Частые вопросы