Инвойс в 1С: от настройки валютного учёта до печатной формы

Отдельного документа с названием «Инвойс» в типовых конфигурациях 1С нет. Инвойс формируют как печатную форму счёта покупателю или реализации, оформленных в иностранной валюте. То есть вы создаёте привычный документ продажи с валютным договором, а на печать выводите форму нужного вида — с суммами в долларах или евро, грузополучателем и условиями поставки.

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерии 3.0 порядок одинаковый: сначала настраиваете валюту и договор, потом выставляете счёт, потом печатаете. Разница только в разделах меню и в том, насколько гибко можно менять макет. Ниже разберём оба варианта, добавим свою печатную форму под условия контракта и покажем, как выгрузить инвойс в Excel.

Инвойс нужен при расчётах с иностранным покупателем: это коммерческий счёт, по которому банк проводит валютный контроль, а таможня — оформление груза. С российскими контрагентами в рублях инвойс обычно не выставляют — там хватает счёта на оплату.

Выставляют инвойс в двух ситуациях: на предоплату (проформа-инвойс, когда отгрузки ещё нет) и по факту отгрузки (коммерческий инвойс к поставке). В 1С под первый случай берут счёт или заказ, под второй — реализацию. Документ-основание один и тот же, меняется только момент и состав реквизитов.

Чем инвойс отличается от счёта и счёта-фактуры

Три документа часто путают, хотя у них разные задачи:

• 📄 Инвойс (invoice) — коммерческий счёт по внешнеторговой сделке. Содержит стороны, описание товара, сумму в валюте контракта, условия поставки (Incoterms), реквизиты для банка. Не является налоговым документом.
• 🧾 Счёт на оплату — предложение оплатить, внутренний аналог инвойса для расчётов внутри страны. Юридически необязателен.
• 📑 Счёт-фактура — налоговый документ по НДС. При экспорте выставляется со ставкой 0%, но инвойс его не заменяет.

Главный практический вывод: инвойс — это печатная форма на базе валютного счёта, а не новый вид операции. Поэтому вся настройка сводится к тому, чтобы документ-основание корректно считался в валюте.

Что настроить в справочниках до создания инвойса

Пока не заполнены валюта, договор и карточка иностранного покупателя, в документе не получится указать суммы в долларах или евро. Подготовьте основу заранее.

Валюта. Откройте справочник валют (в БП 3.0 — Справочники → Валюты, в УТ 11 — НСИ и администрирование → Валюты). Добавьте нужную валюту из классификатора и включите автоматическую загрузку курсов. Для загрузки нужна действующая интернет-поддержка пользователя — подключается в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Карточка покупателя-нерезидента. В карточке контрагента смените страну регистрации на иностранное государство. После этого поля ИНН/КПП заменяются на регистрационный номер и налоговый номер в стране — реквизиты российского юрлица для нерезидента не требуются.

Договор в валюте. В договоре укажите валюту взаиморасчётов, равную валюте контракта. Для экспорта расчёты ведутся в валюте, а в учёте параллельно считается рублёвый эквивалент по курсу на дату операции.

Банковский счёт. Для поступления валютной выручки заведите валютный расчётный счёт организации — его реквизиты попадут в инвойс.

Как оформить инвойс в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 инвойс удобнее строить на счёте покупателю или на реализации — там есть и валютные суммы, и расширенный набор печатных форм.

1. Перейдите в раздел Продажи и создайте Счёт покупателю (или Заказ клиента, если работаете через заказы).
2. Выберите покупателя-нерезидента и валютный договор. Поле валюты в документе подтянется из договора.
3. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену в валюте контракта. Итоги пересчитаются в рубли по курсу на дату.
4. При экспорте проверьте ставку НДС в строках — для вывоза за пределы ЕАЭС это 0%. Ставка влияет на счёт-фактуру, а не на сам инвойс, но её удобнее задать сразу.
5. Проверьте дату документа и курс — именно по ней формируется рублёвая оценка.
6. Проведите документ. По кнопке Печать выберите подходящую форму счёта.

Цена в валюте берётся из типа цен, если он задан в валюте, либо вводится вручную. Если по контракту курс зафиксирован (например, оплата по курсу на дату отгрузки), это условие задаётся в самом договоре — тогда 1С не будет брать плавающий курс ЦБ, а применит оговорённый.

Стандартная печатная форма счёта на английский инвойс не похожа: в ней нет блока условий поставки и грузополучателя. Поэтому инвойс в УТ почти всегда делают отдельной печатной формой (см. раздел про доработку шаблона ниже).

Инвойс в 1С:Бухгалтерии 3.0: валютный счёт покупателю

В БП 3.0 основанием для инвойса служит документ Счёт покупателю (раздел Продажи → Счета покупателям), а при отгрузке — Реализация (акты, накладные, УПД).

1. Создайте счёт покупателю, выберите иностранного контрагента и валютный договор.
2. Суммы в табличной части вводятся в валюте договора; графа с рублёвым эквивалентом считается автоматически.
3. Проведите документ и откройте Печать. В типовом комплекте есть «Счёт на оплату» — он выводит суммы в валюте, но без внешнеторговых реквизитов.
4. Для полноценного инвойса подключите внешнюю печатную форму или доработайте макет (ниже).

При отгрузке на экспорт вводите Реализацию на основании счёта — суммы и позиции перенесутся, а в учёте появятся проводки по выручке в рублёвой оценке. На дату оплаты валютная задолженность покупателя переоценивается по новому курсу, и разница ложится на счёт прочих доходов или расходов (91). Это штатное поведение валютного учёта, отдельно настраивать его не нужно.

Пути по двум конфигурациям собраны в таблице:

Своя печатная форма инвойса под условия контракта

Типовой счёт редко устраивает по форме: инвойсу нужны язык контракта, условия поставки, страна происхождения, вес брутто/нетто. Есть два способа получить правильный макет, не трогая типовую конфигурацию .

Внешняя печатная форма. Готовый или заказанный у специалиста файл .epf подключается через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Механизм дополнительных обработок предварительно включается в том же разделе. Форма привязывается к документу-основанию и появляется в списке по кнопке Печать — обновлять конфигурацию при этом не нужно.

Расширение конфигурации . Если инвойс должен быть частью штатного комплекта и меняться вместе с реквизитами, макет добавляют расширением (.cfe). Расширения поддерживаются платформой с версии 8.3.6. Это аккуратнее прямого изменения типовой конфигурации: обновления типовой проходят без конфликтов.

Что обычно выносят в макет инвойса:

• 🌍 стороны сделки с иностранными реквизитами и адресами;
• 📦 условия поставки по Incoterms и пункт доставки;
• 💱 валюту, курс и способ оплаты;
• ⚖️ вес и код ТН ВЭД по каждой позиции;
• 🏦 валютные реквизиты банка для платежа.

Выгрузка инвойса в Excel и другие форматы

Любая печатная форма в 1С — это табличный документ, поэтому выгрузка делается стандартно.

1. Откройте печатную форму инвойса.
2. Нажмите Сохранить (значок дискеты) или Файл → Сохранить как.
3. Выберите тип файла: Лист Excel 2007 (.xlsx), Книга Excel (.xls) или родной Табличный документ (.mxl).

Для отправки покупателю удобнее PDF — он выбирается в том же окне типом Документ PDF (.pdf). Excel оставляйте для случаев, когда контрагент сам досчитывает позиции или сводит инвойсы в реестр.

Если нужен не один инвойс, а список для банка или внутреннего реестра, выгружайте в Excel не печатную форму, а отчёт по продажам с отбором по валютным договорам — так в таблицу попадут номера, даты и суммы всех инвойсов за период, а не один документ.

Частые ошибки при оформлении валютного инвойса

Ошибки в инвойсе всплывают на валютном контроле и на таможне, где исправить их уже дорого.

• ❌ Курс на дату документа не загружен. Рублёвый эквивалент и проводки считаются неверно. Проверяйте регистр курсов перед проведением.
• ❌ Договор в рублях, а не в валюте. Тогда суммы не удаётся ввести в долларах/евро. Валюта расчётов задаётся в договоре, а не в документе.
• ❌ Покупатель заведён как резидент. В карточке остаются поля ИНН/КПП, в инвойс попадают неверные реквизиты. Смена страны регистрации перестраивает набор полей.
• ❌ Инвойс печатают типовым счётом на оплату. В нём нет условий поставки и грузополучателя — для внешнеторговой сделки этого мало.
• ❌ Не заполнен код ТН ВЭД. Для таможенного оформления код обязателен; добавьте его в карточку номенклатуры заранее.

Автоматизация выставления инвойсов

Когда инвойсов много, ручной ввод превращается в рутину. Что помогает сократить время:

• 🔁 Ввод на основании. Инвойс-реализацию и счёт создавайте на основании заказа клиента — реквизиты и позиции переносятся автоматически.
• 🧩 Внешняя обработка пакетной печати. Одна обработка формирует инвойсы по списку документов и сразу выгружает их в PDF — удобно для серии отгрузок.
• 📤 Обмен с учётной системой покупателя. Если контрагент принимает электронные документы , инвойс можно выгружать в согласованном формате вместо ручной пересылки файла.
• 🗂️ Шаблоны договоров и номенклатуры. Один раз настроенные валютные договоры и позиции с кодами ТН ВЭД убирают большую часть ручной работы на каждом новом инвойсе.

Частые вопросы