Командировка сотрудника от приказа до закрытия подотчёта в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Командировку в 1С оформляют в двух программах. В ЗУП 3.1 создают документ Кадры → Командировки: он печатает приказ Т-9, ставит в табель код «К» и считает средний заработок. В Бухгалтерии 3.0 выдают аванс под отчёт на счёт 71.01, а после возвращения сотрудника проводят авансовый отчёт из Банк и касса → Авансовые отчеты и закрывают остаток.

Частое заблуждение — что командировку можно провести одним авансовым отчётом. Так закрываются только деньги. Без кадрового документа сотрудник получит за дни поездки обычный оклад вместо среднего заработка, а в табеле окажутся рабочие дни вместо командировочных. Ниже весь путь по порядку, с примером на цифрах.

Что подготовить до оформления командировки

Перед тем как открывать программу, соберите исходные данные. Без них документ придётся переделывать.

• 👤 Сотрудник — принят и работает на дату начала поездки.
• 📅 Даты — день выезда и день возвращения. Оба дня входят в срок командировки.
• 📍 Место и цель — город, организация, задание. Эти поля попадают в приказ.
• 💰 Смета — билеты, жильё, суточные. От неё зависит сумма аванса.
• 📄 Положение о командировках — размер суточных по вашей организации.

С 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны. Срок поездки подтверждают проездные документы. Если билетов нет (поездка на личной машине), нужна служебная записка сотрудника с подтверждающими документами: чеками АЗС, путевым листом.

Шаг 1. Приказ о командировке в ЗУП 3.1

Кадровая часть делается в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

1. Откройте Кадры → Командировки и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите даты начала и окончания поездки.
4. Заполните место назначения, цель и основание.
5. Нажмите Провести.
6. Через кнопку Печать выберите «Приказ о направлении в командировку (Т-9)».

Если в поездку едут несколько человек, проще создать групповой документ: в списке командировок есть вариант для нескольких сотрудников, он печатает приказ Т-9а.

После проведения документ делает три вещи. Отмечает дни в табеле кодом «К». Исключает эти дни из расчёта оклада в начислении зарплаты. И начисляет средний заработок за рабочие дни поездки.

Командировка в 1С Бухгалтерии без ЗУП

В Бухгалтерии 3.0 отдельного кадрового документа для командировок нет. Приказ печатают из ЗУП или готовят вне программы. Средний заработок считают вручную и вносят строкой в документе «Начисление зарплаты», а оклад за эти дни уменьшают. Для пары командировок в год так работать можно, для регулярных поездок удобнее ЗУП.

Шаг 2. Выдача аванса под отчёт

Деньги выдают в Бухгалтерии 3.0 — наличными или переводом на карту.

Наличными из кассы:

1. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача.
2. Вид операции — «Выдача подотчетному лицу».
3. Получатель — сотрудник, сумма — по смете.
4. В основании укажите «аванс на командировку» и даты.
5. Проведите документ и распечатайте РКО.

Переводом на карту:

1. Создайте платёжное поручение и выгрузите его в банк.
2. После выписки создайте Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу».

Проводка в обоих случаях одна по смыслу: Дт 71.01 Кт 50.01 или Кт 51.

Запрет выдавать новый аванс, пока не закрыт прошлый, из правил кассовых операций убрали ещё в 2017 году. Но перед выдачей всё равно откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 с отбором по сотруднику: старый долг лучше закрыть сразу, чтобы не путать поездки в авансовых отчётах.

Шаг 3. Средний заработок за дни командировки

Средний заработок ЗУП считает сам в документе «Командировка». Расчёт виден на вкладке с начислениями документа, а подробности — по кнопке расшифровки среднего.

Правило расчёта по Положению № 922:

• 📊 расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем выезда;
• 💵 берётся заработок, начисленный в эти месяцы;
• 📆 делится на отработанные дни;
• ✖️ умножается на число рабочих дней по графику сотрудника, приходящихся на поездку.

Пример. За 12 месяцев сотруднику начислено 720 000 ₽, отработано 240 дней. Средний дневной — 720 000 / 240 = 3 000 ₽. Командировка с понедельника по четверг — 4 рабочих дня. Оплата — 3 000 × 4 = 12 000 ₽.

Если средний ниже оклада за эти дни, многие организации доплачивают разницу. Это не обязанность, а решение, закреплённое в локальном акте. В ЗУП такую доплату вносят отдельным начислением.

Выходные дни в поездке

Выходной в пути или работа в выходной оплачиваются по ст. 153 ТК РФ — не менее чем в двойном размере, либо работник берёт другой день отдыха. В ЗУП это оформляют отдельным документом на работу в выходные и праздничные дни. Без него программа выходной не оплатит: средний начисляется только за рабочие дни графика.

Шаг 4. Суточные: норма и превышение

Суточные выплачивают из подотчётных средств, а не через зарплату. Но у них есть необлагаемый лимит:

Всё, что выше, — доход сотрудника. С превышения удерживают НДФЛ 13% и начисляют страховые взносы.

Пример. Командировка по России на 3 дня, суточные по положению — 1 000 ₽ в день.

• необлагаемая часть: 700 × 3 = 2 100 ₽;
• превышение: 300 × 3 = 900 ₽;
• НДФЛ: 900 × 13% = 117 ₽.

Как отразить превышение в 1С

В ЗУП превышение регистрируют разовым начислением с кодом дохода НДФЛ 4800 в месяце утверждения авансового отчёта. Налог удержится из ближайшей зарплаты, взносы начислятся вместе с остальными. Если в списке начислений нет готового вида для сверхнормативных суточных, создайте его в Настройка → Начисления: код дохода 4800, облагается НДФЛ и взносами, не входит в расчёт среднего.

В налоговом учёте по прибыли суточные списываются в полном размере по положению — нормирования для прибыли нет.

Шаг 5. Авансовый отчёт после возвращения

Сотрудник сдаёт отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения. Документ создают в Бухгалтерии 3.0: Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать.

1. Шапка. Укажите сотрудника и дату отчёта. Дата — день утверждения руководителем.
2. Вкладка «Авансы». Выберите документ выдачи (РКО или списание с расчётного счёта). Сумма аванса подтянется.
3. Вкладка «Прочее». Сюда вносят билеты, жильё, такси, суточные. Каждая строка — отдельный расход с документом-основанием.
4. Счёт затрат для каждой строки — по подразделению, которое отправило сотрудника.
5. Проверьте итог внизу: программа покажет остаток или перерасход.
6. Проведите документ и распечатайте форму АО-1.

Билеты и гостиница с НДС

НДС по железнодорожным и авиабилетам принимают к вычету, если налог выделен в билете отдельной строкой. По гостинице — если НДС выделен в чеке или счёте. В строке на вкладке «Прочее» укажите сумму НДС и отметьте, что вычет разрешён. Тогда программа разнесёт налог через 19 счёт и сразу примет к вычету.

Если гостиница на УСН или НДС в документе не выделен, вся сумма идёт в расход.

Пример: что сформирует программа

Сотрудник получил 20 000 ₽ наличными. Отчитался так:

• ж/д билеты — 8 400 ₽, в том числе НДС 20% — 1 400 ₽;
• гостиница без НДС — 6 000 ₽;
• суточные — 3 дня × 1 000 ₽ = 3 000 ₽.

Всего расходов 17 400 ₽, остаток подотчёта — 20 000 − 17 400 = 2 600 ₽.

Шаг 6. Счета затрат по командировочным расходам

Командировочные списывают туда же, где учитываются расходы подразделения, отправившего сотрудника.

В справочнике статей затрат у статьи должен стоять вид расхода, связанный с командировками. Так затраты попадут в правильную строку декларации по прибыли.

Шаг 7. Возврат остатка или доплата перерасхода

После проведения авансового отчёта на счёте 71 по сотруднику остаётся сальдо. По нему понятно, что делать дальше.

Дебетовое сальдо — сотрудник должен вернуть остаток. Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, вид операции «Возврат от подотчетного лица». Проводка Дт 50.01 Кт 71.01.

Если деньги не вернули, остаток можно удержать из зарплаты. По ст. 137 ТК РФ это допустимо, если работник не оспаривает сумму и удержание сделано не позднее месяца с окончания срока возврата. Удержание оформляют в ЗУП, а в Бухгалтерии — проводкой Дт 70 Кт 71.01 при загрузке зарплаты.

Кредитовое сальдо — организация должна доплатить. Создайте Выдача наличных с видом «Выдача подотчетному лицу» или перевод на карту с видом «Перечисление подотчетному лицу». Проводка Дт 71.01 Кт 50.01 (51).

Проверка в конце: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 с отбором по сотруднику должна показать нулевое сальдо.

Ошибки при оформлении командировки и как их исправить

Средний заработок не начислился. Документ «Командировка» не проведён или в нём не указан способ выплаты. Откройте документ, проверьте вкладку начислений, проведите. Затем перерассчитайте начисление зарплаты за месяц.

Дни поездки оплачены окладом и средним одновременно. Командировку провели после расчёта зарплаты. Перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» — оклад за дни командировки уберётся.

В авансовом отчёте не выбирается аванс. Выдача сделана на другого сотрудника или другую организацию, либо документ выдачи не проведён. Проверьте получателя в РКО или списании.

НДС по билету ушёл в расход. В строке вкладки «Прочее» не указана сумма НДС. Откройте отчёт, внесите налог и перепроведите: сумма разделится на расход и 19 счёт.

НДФЛ со сверхнормативных суточных удержан не в том месяце. Начисление внесли месяцем выезда. Перенесите его в месяц утверждения авансового отчёта — иначе разойдутся даты дохода в 6-НДФЛ.

В авансовом отчёте смешались две поездки. Сотруднику выдали новый аванс, не закрыв прошлый, и расходы обеих командировок внесли в один отчёт. Оформляйте отдельный авансовый отчёт на каждую поездку и на вкладке «Авансы» выбирайте выдачу именно под неё.

Частые вопросы