Транспортная накладная в 1С: от реализации до печати с подписями

ТТН в 1С 8.3 отдельным документом не вводится: её печатают из уже проведённой реализации. В «1С:Бухгалтерии 3.0» откройте Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД), найдите отгрузку, нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная » или «Товарно-транспортная накладная (1-Т)». Товарная часть подтянется из документа, транспортную придётся дозаполнить.

Типичная ситуация: склад отгружает партию, водитель перевозчика уже у ворот, а бухгалтер ищет в меню кнопку «Создать ТТН ». Её нет. Сделать ТТН в 1С можно за пару минут, если заранее понимать, откуда программа берёт данные и что придётся дописать руками.

Когда нужна ТТН, а когда хватит ТОРГ-12 или УПД

Две накладные отвечают на разные вопросы. ТОРГ-12 (или УПД со статусом 1/2) подтверждает, что товар продан и право собственности перешло. Транспортная накладная подтверждает, что груз принят к перевозке и доставлен. Поэтому при доставке автотранспортом по договору перевозки обычно оформляют обе.

📌 Что важно знать про формы:

• 🚚 С 2021 года действует форма транспортной накладной из Правил перевозок грузов (Постановление № 2200). Её часто по старой памяти тоже называют ТТН.
• 📄 Форма 1-Т — унифицированная форма Госкомстата. Использовать её можно, но обязательной она не является.
• 🏬 Покупатель забирает товар сам своим транспортом — договора перевозки нет, хватит ТОРГ-12 или УПД. Водителю покупателя нужна доверенность.
• 💻 Электронная транспортная накладная (ЭТрН) допускается с 1 сентября 2022 года. Её подписывают КЭП и передают через оператора ЭДО.

Как сделать ТТН в 1С 8.3 пошагово

Порядок одинаков для БП 3.0 и для типовых торговых конфигураций: сначала документ отгрузки, потом печать.

Шаг 1. Создайте и проведите реализацию

1. Откройте Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД).
3. Укажите организацию, склад, контрагента и договор.
4. Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
5. Нажмите Провести.

Шаг 2. Укажите грузоотправителя и грузополучателя

Если товар отправляет или получает не сам продавец и покупатель, а, например, обособленный склад, заполните поля грузоотправителя и грузополучателя в документе реализации. В БП 3.0 они находятся в реквизитах доставки документа: раскройте нижнюю часть формы или вкладку с дополнительными реквизитами.

Если поля оставить пустыми, в печатной форме будут продавец и покупатель. Для большинства отгрузок это правильно.

Шаг 3. Выведите накладную на печать

1. В проведённой реализации нажмите Печать.
2. Выберите в списке «Транспортная накладная» или «Товарно-транспортная накладная (1-Т)».
3. Откроется табличный документ с готовой формой.

Если в списке Печать такой формы нет, откройте журнал реализаций и проверьте меню Печать там: часть форм доступна прямо из списка, с пакетной печатью по нескольким документам.

Шаг 4. Дозаполните транспортный раздел

Сведения о водителе, автомобиле и перевозчике в документе реализации БП не хранятся. Есть два рабочих способа:

• ✍️ Вписать их прямо в открытую печатную форму. Табличный документ в 1С редактируется: щёлкните по ячейке и печатайте.
• 🖊 Распечатать бланк и дописать данные от руки при погрузке.

Перед тем как отдать бланк водителю, сверьте три вещи: госномер с машиной у ворот, ФИО водителя с его удостоверением и число мест с фактической погрузкой. Расхождение в любом из этих пунктов грузополучатель вправе отметить при приёмке, и спор с перевозчиком потом решается уже по бумаге. Если перевозчик привёз свой бланк накладной, подписывайте его экземпляр, а свой распечатанный из 1С оставьте как копию для учёта.

Правки в печатной форме не сохраняются в базе. Закрыли форму — при следующей печати поля снова будут пустыми.

Пакетная печать за день

Когда за смену уходит десяток машин, открывать каждую реализацию неудобно. В списке Продажи (акты, накладные, УПД) выделите нужные строки с зажатым Ctrl и выберите форму в меню Печать. 1С сформирует все накладные одним табличным документом, каждая — с новой страницы. Транспортные данные по-прежнему вписываете для каждой машины отдельно.

Шаг 5. Распечатайте нужное число экземпляров

Транспортную накладную по Правилам № 2200 оформляют в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Форму 1-Т традиционно печатали в четырёх. Число копий задайте в поле над табличным документом или в окне печати.

Что попадает в товарный и транспортный разделы

У формы 1-Т два раздела. В транспортной накладной по Правилам № 2200 деление другое — пронумерованные блоки, — но по смыслу данные те же. Понимание того, что откуда берётся, экономит время на проверке.

Товарный раздел

Здесь перечень груза: наименование, единица измерения, количество, цена, сумма. 1С переносит строки из реализации один в один. Если в накладной 40 строк, а в машине 40 одинаковых коробок, это нормально: накладная повторяет документ продажи.

Массу брутто 1С заполнит только если вес хранится в номенклатуре и ваша печатная форма умеет его брать. Иначе поле останется пустым, и его дописывают по данным склада.

Транспортный раздел

Это зона ответственности перевозчика: кто везёт, на чём, откуда и куда, когда принят и сдан груз. В БП 3.0 эти данные в учёте не ведутся, поэтому почти весь раздел заполняется при погрузке. Отметки о приёме и сдаче груза ставят водитель и грузополучатель уже на бумаге.

Настройка печатной формы и подписей

Подписи ответственных лиц

ФИО руководителя, главного бухгалтера и кладовщика попадают в накладную из карточки организации. Откройте Главное → Организации, карточку своей фирмы, и найдите блок с подписями и ответственными лицами. Там же можно загрузить факсимиле и печать, если вы печатаете документы с подписью.

Если отпуск груза разрешает не руководитель, назначьте ответственного в этом же блоке. Иначе в форму встанет директор.

Правка макета

Когда клиент требует свой вид бланка или стандартная форма не помещается на лист, есть три способа:

1. 🖨 Настроить печать в самом табличном документе: ориентация, масштаб, поля. Подходит для разовых случаев.
2. 📐 Изменить макет: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет транспортной накладной, откройте его, поправьте и сохраните. Изменённый макет помечается в списке, его можно вернуть к стандартному.
3. 🧩 Подключить внешнюю печатную форму: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Это вариант для формы, которая сама заполняет водителя и автомобиль из ваших справочников.

Проводки: что формирует реализация, а что — доставка

Сама ТТН проводок не делает. Это печатная форма, движения по счетам создаёт документ реализации. При продаже товара в БП 3.0 будут такие записи:

Пример с числами. Продали товар на 120 000 ₽ с НДС 20%, себестоимость 70 000 ₽. Выручка Дт 62.01 Кт 90.01.1 — 120 000 ₽. НДС Дт 90.03 Кт 68.02 — 20 000 ₽ (120 000 × 20 / 120). Себестоимость Дт 90.02.1 Кт 41.01 — 70 000 ₽.

Перевозчик выставил 6 000 ₽ с НДС. Документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом «Услуги» отражаете 5 000 ₽ на счёт 44.01 и 1 000 ₽ НДС на 19.04. Если доставку оплачивает покупатель и перевозчика нанимает он, у продавца этих проводок нет.

Транспортная накладная здесь — подтверждение расходов на доставку. Без неё налоговая может поставить расход под сомнение, поэтому храните свой экземпляр вместе с актом перевозчика.

Ошибки при печати ТТН и как их убрать

Частые вопросы