Покупатель вернул товар: какие документы провести в 1С и как отдать деньги

Чтобы сделать возврат клиенту в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте исходную реализацию и выберите Создать на основании → Возврат товаров от покупателя. Документ сам подставит контрагента, договор, товары и цены. Останется оставить в табличной части только то, что реально вернули, провести документ и выписать корректировочный счёт-фактуру.

Типичная ситуация: менеджер звонит в бухгалтерию — «клиент привёз обратно 12 коробок из 50, деньги просит на карту». Тут важно не сразу проводить возврат, а понять, когда перешло право собственности. От этого зависит, какой документ вам нужен: правка реализации или полноценный возврат с корректировкой НДС.

Отказ, возврат или корректировка: выбираем вид операции

Возврат в учёте бывает трёх видов, и для каждого в 1С свой документ.

Основания для возврата после приёмки бывают разные:

• 🔧 брак или недостатки, выявленные при использовании;
• 📦 пересорт, не тот артикул, не та комплектация;
• 🤝 возврат качественного товара по условиям договора (например, оговорённый процент невыкупа);
• 🛒 розничный покупатель передумал в пределах срока по закону о защите прав потребителей.

Для бухгалтерии причина влияет в основном на пакет бумаг: претензия и акт при браке, письмо или допсоглашение при возврате качественного товара. Документ в 1С при этом один и тот же.

Покупатель отказался от части товара при приёмке

Если клиент не подписал накладную на часть товара и сразу вернул её водителю, возврата в учётном смысле нет. Право собственности на эту часть не переходило. Обычно покупатель оформляет акт о расхождении (по форме ТОРГ-2 или по своей форме) и подписывает накладную только на принятое количество.

В 1С есть два варианта.

Вариант 1. Исправить саму реализацию

Подходит, если период не закрыт, отчётность за него не сдана, а документ ещё не ушёл покупателю по ЭДО.

1. Откройте документ реализации (Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД)).
2. Уменьшите количество в строке или удалите строку с непринятым товаром.
3. Перепроведите документ.
4. Если счёт-фактура уже выписан, откройте его по ссылке внизу формы реализации и перепроведите, чтобы суммы совпали.
5. Распечатайте новую накладную или УПД и подпишите её с покупателем.

Вариант 2. Корректировка реализации с исправлением

Подходит, если первичка уже подписана в старом виде, документ ушёл по ЭДО или квартал закрыт.

1. В реализации нажмите Создать на основании → Корректировка реализации.
2. В поле вида операции выберите «Исправление в первичных документах».
3. В колонке «после изменения» укажите фактически принятое количество.
4. Проведите документ и выпишите из него исправленный счёт-фактуру.

Не оформляйте отказ при приёмке документом «Возврат товаров от покупателя». Иначе в книге покупок появится вычет по возврату, которого не было, а в книге продаж останется полная сумма первоначального счёта-фактуры.

Возврат товара от покупателя в 1С после отгрузки: пошагово

Это основной сценарий: покупатель принял товар, подписал документы, а через неделю или месяц вернул часть партии.

Шаг 1. Создайте возврат на основании реализации

1. Найдите исходную реализацию в списке Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД). Удобнее всего отфильтровать список по контрагенту.
2. Откройте её и выберите Создать на основании → Возврат товаров от покупателя.
3. Проверьте шапку: дата — день фактического поступления товара на ваш склад, склад — тот, куда товар реально приехал.

Возврат можно создать и из списка возвратов в разделе Продажи, но тогда реализацию придётся выбрать вручную. Делайте это обязательно: по ссылке на реализацию программа берёт себестоимость возвращаемого товара.

Шаг 2. Оставьте в табличной части только возвращённое

Документ заполнится всеми строками реализации. Удалите лишние, в оставшихся поставьте фактическое количество. Цена должна остаться той же, что в отгрузке, иначе сторнирование выручки не совпадёт с первоначальной суммой.

Шаг 3. Проверьте счета учёта

Раскройте колонки со счетами в табличной части. Для обычного товара это счёт 41.01, для готовой продукции — 43. Если товар бракованный и вы планируете его списать или вернуть поставщику, удобно принять его на отдельный склад «Брак», чтобы он не попал в продажу.

Шаг 4. Проведите и посмотрите движения

Нажмите Провести, затем кнопку ДтКт в командной панели. Убедитесь, что выручка, себестоимость и НДС уменьшились именно на сумму возвращённых позиций (подробнее о проводках — ниже).

Шаг 5. Выпишите корректировочный счёт-фактуру

Внизу формы проведённого возврата есть команда для выписки корректировочного счёта-фактуры. Нажмите её — документ создастся с данными из возврата. Номер присвоится по общей нумерации счетов-фактур.

Как это выглядит в УТ 11

В «Управлении торговлей» 11 логика та же, названия другие:

В УТ перед возвратом часто оформляют заявку на возврат: она фиксирует договорённость с клиентом, а складское и финансовое движение делает уже сам возврат.

НДС при возврате: корректировочный счёт-фактура и вычет

С 2015 года покупатель — плательщик НДС не выставляет продавцу счёт-фактуру на возврат. Вместо этого продавец сам выписывает корректировочный счёт-фактуру на уменьшение стоимости отгрузки. Основанием для него служит документ, подтверждающий возврат: накладная на возврат, акт, письмо с согласием сторон.

Что происходит в 1С:

• 🧾 корректировочный счёт-фактура выданный регистрируется в журнале и попадает в книгу покупок продавца;
• 📉 в книге покупок у такой записи код вида операции 18;
• 📅 вычет заявляется в квартале, когда оформлен возврат, а не в квартале отгрузки.

Если покупатель не платит НДС (упрощенец, физлицо), схема та же: продавец выписывает корректировочный счёт-фактуру на свою сторону и уменьшает налог.

После проведения откройте Отчёты → Книга покупок за квартал и найдите строку с корректировочным счётом-фактурой. Нет строки — проверьте, проведён ли документ и совпадает ли организация.

Как вернуть деньги клиенту в 1С

Деньги возвращают, только если клиент уже оплатил товар. Если отгрузка была в долг, возврат просто уменьшит задолженность по счёту 62, платить ничего не нужно.

Безналичный возврат

1. Создайте платёжку: Банк и касса → Платёжные поручения → Создать, вид операции «Возврат покупателю».
2. Укажите получателя, договор и сумму. В назначении платежа напишите основание: «Возврат денежных средств за возвращённый товар по накладной № … от …».
3. После выгрузки в банк и получения выписки проведите документ «Списание с расчётного счёта» с тем же видом операции. Проводка: Дт 62.01 (или 62.02) Кт 51.

Возврат из кассы

Документ — Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Возврат оплаты покупателю». Проводка: Дт 62 Кт 50.01.

Если покупатель платил наличными или картой через вашу кассу, при возврате пробивают чек с признаком расчёта «возврат прихода». Этого требует закон о ККТ. Деньги возвращают тем же способом, каким их получили: оплату картой — на карту.

Возврат аванса без отгрузки

Отдельный случай — клиент заплатил вперёд, а потом отказался от поставки. Товар не отгружался, возвращать нечего, кроме денег. Порядок:

1. Проведите «Списание с расчётного счёта» с видом «Возврат покупателю» по договору, где висит аванс.
2. В конце квартала запустите Операции → Формирование записей книги покупок. На закладке с полученными авансами программа подберёт возвращённый аванс.
3. Проверьте проводку вычета НДС с аванса: Дт 68.02 Кт 76.АВ.

Вычет НДС с возвращённого аванса возможен только после того, как деньги реально ушли покупателю.

Зачёт вместо денег

Клиент может попросить не возвращать оплату, а засчитать её в следующую поставку. Тогда платёжку не делают: переплата останется кредитовым сальдо по счёту 62 и зачтётся автоматически при следующей реализации по тому же договору. Если оплату нужно перенести на другой договор, используйте документ «Корректировка долга ».

Проводки и налоговый учёт возврата

Набор проводок зависит от того, когда была продажа: в текущем году или в прошлом.

Продажа текущего года

Документ «Возврат товаров от покупателя» сторнирует записи реализации на сумму возврата. Пример: продали 50 коробок по 1 200 руб. с НДС 20%, себестоимость коробки 700 руб. Вернули 12 коробок.

Проверка: 12 × 1 200 = 14 400; НДС 14 400 × 20/120 = 2 400; себестоимость 12 × 700 = 8 400.

Продажа прошлого года

Если отчётность за прошлый год уже утверждена, менять её выручку нельзя. Возврат показывают в текущем периоде как убыток прошлых лет:

• Дт 91.02 Кт 62.01 — уменьшена выручка от продажи прошлого года;
• Дт 41.01 Кт 91.01 — товар вернулся на склад по прежней себестоимости.

В налоге на прибыль такой возврат обычно учитывают в текущем периоде как убыток прошлых лет. Проверьте движения документа кнопкой ДтКт: если программа сделала сторно по счёту 90, а год закрыт, проводки нужно поправить.

Отчёты для проверки

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 в разрезе контрагента и договора — долг или переплата должны соответствовать договорённости.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 по складу возврата — количество должно сойтись с актом.
• Документ «Акт сверки расчётов с контрагентом» — отправьте клиенту после возврата денег, чтобы зафиксировать нулевое сальдо.

Ошибки при возврате товара и как их найти

Частые вопросы