Покупатель принёс товар обратно: чек возврата, деньги и документы в 1С

Чтобы сделать возврат в 1С по кассе, откройте рабочее место кассира (РМК), найдите исходный чек продажи, отметьте возвращаемые позиции и пробейте чек с признаком расчёта «Возврат прихода». Программа создаст документ «Чек ККМ на возврат», а касса отправит фискальный документ в ОФД. Отменить уже пробитый чек нельзя ни в 1С, ни на кассе — только оформить возврат.

Покупатель стоит у кассы, очередь растёт, а кассир не помнит, где кнопка и что делать, если смена уже закрыта. Ниже порядок для четырёх случаев: возврат в ту же смену, возврат за прошлые дни, разные виды оплаты и ситуация, когда нужен чек коррекции . Пути меню даны для 1С:Розница 2.3, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерия 3.0.

1. Что проверить перед возвратом по кассе в 1С

Пять минут проверки здесь избавляют от расхождений в отчёте о розничных продажах и от вопросов налоговой.

📌 Что нужно до начала:

• 🧾 Исходный чек. Бумажный или электронный — неважно. Нужны дата, номер смены и номер чека или хотя бы фискальный признак. Если чека нет, покупатель может подтвердить покупку другим способом, например выпиской по карте.
• 🟢 Открытая кассовая смена. Чек возврата пробивают только в открытой смене. Если касса показывает, что смена длится больше 24 часов, закройте её и откройте новую.
• 💵 Наличные в денежном ящике. Для возврата наличными сумма должна быть в кассе. Если не хватает, сначала оформите внесение денег.
• 📝 Заявление покупателя. Закон его прямо не требует, но многие магазины берут письменное заявление с причиной возврата и паспортными данными. Это защищает при проверке и при споре.
• 🏷 Код маркировки. Для маркированного товара (обувь, одежда, молочка, вода и др.) код с упаковки сканируют и при возврате.

Право покупателя на возврат

Товар надлежащего качества по статье 25 Закона «О защите прав потребителей» можно вернуть в течение 14 дней, не считая дня покупки, если сохранены вид и ярлыки. Есть перечень товаров, которые так не возвращают. Деньги за товар с недостатком по статье 22 того же закона нужно вернуть в течение 10 дней со дня требования.

2. Возврат в день покупки: чек в той же смене

Самый простой случай. Чек продажи ещё в статусе «Пробит», смена не закрыта, отчёт о розничных продажах не сформирован.

Пошагово в РМК

1. Откройте РМК: в Рознице и УТ 11 это Продажи → Рабочее место кассира (РМК).
2. Нажмите кнопку «Возврат» на панели РМК.
3. Найдите исходный чек: отсканируйте штрихкод с бумажного чека или выберите чек из списка чеков текущей смены.
4. Программа подставит все строки продажи. Удалите те, которые покупатель не возвращает, и поправьте количество.
5. Для маркированного товара отсканируйте код с упаковки.
6. Укажите форму возврата денег (см. раздел 4) и нажмите «Пробить чек ».
7. Отдайте покупателю чек возврата и деньги.

В базе появится документ «Чек ККМ на возврат» со ссылкой на исходный чек. Его видно в журнале Продажи → Розничные продажи → Чеки.

Почему не «сторно» и не удаление

Удалить или пометить на удаление пробитый чек нельзя: фискальные данные уже ушли в ОФД. Если вы исправите чек в базе, учёт разойдётся с данными налоговой.

Аннулировать можно только чек, который ещё не пробит на кассе. Например, кассир набрал позиции, а покупатель передумал до оплаты. В этом случае в РМК есть команда отмены текущего чека, и фискального документа не возникает.

Никогда не удаляйте пробитый чек из базы, чтобы «отменить» продажу. Только чек возврата.

Что будет при закрытии смены

При закрытии смены продажи и возвраты сворачиваются в один «Отчёт о розничных продажах». Возврат в ту же смену уменьшит выручку за смену. Отдельный документ возврата от покупателя здесь не нужен.

3. Возврат товара, купленного в предыдущие дни

Смена, в которой продали товар, уже закрыта. Исходный чек получил статус «Архивный», а продажа вошла в отчёт о розничных продажах. Касса при этом работает так же: чек «Возврат прихода» пробивают в текущей смене.

Розница 2.3

1. В РМК нажмите «Возврат».
2. Выберите возврат по архивному чеку и найдите его по дате, номеру или штрихкоду.
3. Отметьте строки, проверьте количество и цены. Цены подставятся из исходного чека, а не из текущего прайса.
4. Пробейте чек.

Программа создаст «Чек ККМ на возврат» по архивному чеку. В отчёте о розничных продажах текущей смены возврат отразится отдельно от продаж.

УТ 11

В УТ 11 есть два пути:

• 🛒 Через РМК — как в Рознице, с выбором архивного чека.
• 📄 Через документ возврата. В разделе Продажи откройте список возвратов от клиентов, создайте документ с операцией возврата от розничного покупателя, заполните его по исходной продаже и проведите. Деньги выдайте и чек пробейте из кассы.

Второй путь удобен, если товар вернули не на кассу, а на склад, а деньги отдают позже.

БП 3.0

В Бухгалтерии розница обычно отражается сводно: отчётом о розничных продажах за смену. Возврат за прошлые дни оформляют документом «Возврат товаров от покупателя» с видом операции для розничного покупателя. Чек возврата пробивают из 1С, если ККТ подключена к базе, или прямо на кассе. Сумму к выдаче оформляют расходным кассовым ордером.

Пути по конфигурациям

4. Как вернуть деньги: наличные, карта, смешанная оплата

Деньги возвращают той же формой, которой платили. Это касается и чека: в нём указывают ту же форму расчёта.

Наличные

Кассир выдаёт деньги из ящика и пробивает чек с оплатой наличными. Если наличных нет, сначала проведите внесение в РМК, затем возврат.

Банковская карта

Здесь важен порядок:

1. Сначала проведите возврат на эквайринговом терминале. Если терминал интегрирован с 1С, РМК отправит операцию сама.
2. Дождитесь одобрения от банка.
3. Пробейте чек возврата с оплатой «электронными».

Наличными за покупку по карте деньги не выдают: возврат идёт только на ту же карту. Банк зачисляет деньги на карту покупателя обычно за несколько рабочих дней, это не зависит от магазина.

Если терминал не интегрирован, сделайте возврат на нём вручную, а в РМК отметьте операцию по карте и введите код авторизации или номер ссылки из слипа.

Смешанная оплата

Покупка была оплачена частично наличными, частично картой. При полном возврате верните обе части в тех же суммах. При частичном возврате распределите сумму по формам оплаты так, чтобы не вернуть на карту больше, чем по ней списали.

Пример частичного возврата

Покупатель купил товары на 4 500 ₽: 1 500 ₽ наличными и 3 000 ₽ картой. Возвращает один товар за 2 000 ₽.

Оба варианта допустимы, если в чеке возврата формы оплаты совпадают с фактической выдачей денег. Пропорция 1 500 : 3 000 = 1 : 2, отсюда 2 000 × 1/3 ≈ 667 ₽ и 2 000 × 2/3 ≈ 1 333 ₽.

Подарочный сертификат и бонусы

Если часть оплачена сертификатом или бонусами, эта часть не возвращается деньгами. В чеке она отражается как зачёт предоплаты, и при возврате её восстанавливают на сертификат или бонусный счёт. Деньгами отдают только то, что покупатель заплатил деньгами.

5. Чек коррекции: когда обычный возврат не подходит

Чек коррекции — это не способ вернуть товар. Он исправляет ошибку в расчётах, которую нельзя исправить обычным чеком.

Когда нужен чек коррекции

• 💥 Продажа прошла, а чек не был пробит: касса зависла, пропал свет, кассир забыл.
• 🔄 Оформили возврат денег, но чек возврата не пробили.
• ✖ Пробили чек на сумму меньше фактической.

Когда чек коррекции не нужен

Если в чеке неверная сумма в большую сторону, неверный товар или ставка НДС, ошибку обычно исправляют двумя чеками: возврат прихода по ошибочному чеку и новый правильный чек продажи. Это проще и понятнее, чем коррекция.

Как оформить чек коррекции в 1С

1. Найдите документ «Чек коррекции» в разделе Продажи через поиск по разделу (в Рознице и УТ 11 он есть в розничных продажах).
2. Выберите тип коррекции: самостоятельно или по предписанию налоговой.
3. Укажите признак расчёта: «Коррекция прихода» для пропущенной продажи или «Коррекция возврата прихода» для пропущенного чека возврата.
4. Заполните дату расчёта, который корректируете, сумму и форму оплаты. При ФФД 1.2 укажите позиции, а для маркированного товара — коды.
5. Пробейте чек коррекции на кассе.

6. Как проверить возвраты и не допустить ошибок

Возвраты стоит сверять хотя бы раз в неделю. Частые возвраты от одного кассира — сигнал проверить, что там происходит.

Где смотреть

• 📊 Журнал чеков Продажи → Розничные продажи → Чеки. Отберите вид «Чек на возврат» и период.
• 📒 Отчёт о розничных продажах за смену. Сумма возвратов в нём должна совпадать с суммой чеков возврата в отчёте о закрытии смены с кассы.
• 🗂 Кассовые смены. Если смена в 1С закрыта, а на кассе нет, или наоборот, — возврат мог пройти только в одной системе.

Частые ошибки

• ❌ Возврат пробили «новой продажей с минусом». Отрицательного количества в чеке быть не может. Нужен именно признак «Возврат прихода».
• ❌ Возврат без ссылки на исходный чек. Цены подставятся текущие, а себестоимость и выручка за прошлую смену разъедутся.
• ❌ Деньги за карту выдали наличными. Покупатель получит двойной возврат, если позже оспорит операцию в банке.
• ❌ Чек возврата пробит, а товар на склад не вернули. Проверьте склад в документе возврата: товар должен прийти туда, откуда продавался, или в отдельную зону брака.
• ❌ Маркированный товар вернули без кода. Код останется выбывшим в «Честном знаке», и повторно продать товар не получится.

Товар с браком

Если товар вернули из-за недостатка, не возвращайте его на основной склад. Перемещайте в отдельный склад или зону брака, чтобы его не продали снова. Дальше — возврат поставщику, ремонт или списание.

7. Частые вопросы о возврате по кассе