Оформление налоговых вычетов в 1С:Бухгалтерия — порядок действий

Под словом «вычет» в 1С скрываются две совершенно разные задачи, и путь к ним тоже разный. Вычет по НДС делают в 1С:Бухгалтерии через полученные счета-фактуры и регламентную операцию «Формирование записей книги покупок» в закрытии месяца. Вычеты по НДФЛ — стандартные, имущественные, социальные, профессиональные — вносят в карточку сотрудника, и дальше программа сама уменьшает налог при расчёте зарплаты.

Если нужен именно НДС — идите в раздел Покупки → Счета-фактуры полученные, затем Операции → Закрытие месяца. Если речь про НДФЛ и сотрудников — Зарплата и кадры → Сотрудники, карточка работника, ссылка «Налог на доходы».

Ниже разберу оба сценария по порядку: от настроек до проверки перед сдачей декларации.

Два вида вычетов и настройки перед стартом

Прежде чем что-то оформлять, определитесь, какой вычет вам нужен. От этого зависит весь маршрут в программе.

Для вычета по НДС проверьте учётную политику: Главное → Налоги и отчёты → НДС. Организация должна быть на общей системе и быть плательщиком НДС. Если вы применяете раздельный учёт (есть и облагаемые, и необлагаемые операции), включите соответствующий флажок — тогда часть входного налога пойдёт в вычет, часть в стоимость.

Для вычетов по НДФЛ в 1С:Бухгалтерии должен быть включён кадровый и зарплатный учёт: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты. Полноценный расчёт с большим штатом обычно ведут в 1С:ЗУП, но стандартные и имущественные вычеты доступны и в базовой зарплате Бухгалтерии.

Регистрируем счета-фактуры поставщиков для вычета НДС

Право на вычет НДС появляется при трёх условиях: товар или услуга приняты к учёту, есть корректный счёт-фактура, покупка предназначена для облагаемой деятельности (ст. 171–172 НК РФ).

Порядок действий:

1. Проведите документ поступления: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). На вкладке с товарами указывается ставка НДС, программа формирует проводку Дт 19 Кт 60 — входной налог «висит» на счёте 19.
2. В подвале документа поступления заполните поля «Счёт-фактура №» и дату, нажмите «Зарегистрировать». Создастся документ «Счёт-фактура полученный».
3. В счёте-фактуре проверьте флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». Если он стоит — вычет попадёт в книгу покупок сразу, и отдельная регламентная операция не потребуется.

Если флажок снят (так делают, когда хотят управлять периодом вычета вручную), запись в книгу покупок встанет только после регламентной операции в закрытии месяца — об этом ниже.

Отдельно стоит авансовый НДС. Если вы перечислили предоплату поставщику и получили счёт-фактуру на аванс, вычет авансового НДС регистрируется документом «Счёт-фактура полученный» с видом «На аванс». Позже, при поступлении товара, этот вычет восстанавливается — программа сделает это автоматически в закрытии месяца.

Закрытие месяца: регламентные операции по НДС

Книга покупок и часть вычетов формируются не вручную, а регламентными операциями. Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите период и организацию.

Ключевые операции блока НДС:

• 📘 Формирование записей книги покупок — собирает все вычеты (по поступлениям, авансам выданным, НДС с авансов полученных при отгрузке) в книгу покупок. Проводка вычета: Дт 68.02 Кт 19.
• 🔄 Восстановление НДС — возвращает ранее принятый к вычету налог, если он больше не положен (например, товар ушёл в необлагаемую деятельность).
• 📗 Формирование записей книги продаж — к вычетам отношения не имеет, но идёт в том же блоке и нужно для декларации.

Нажмите «Выполнить закрытие месяца ». Если операция подсвечена зелёным — она прошла без ошибок. Красный цвет означает, что есть незакрытые документы или нестыковки; наведите курсор, программа покажет причину.

После успешного закрытия месяца сформируйте книгу покупок для проверки: Отчёты → Книга покупок. Каждая строка — это основание для вычета. Если суммы в книге не сходятся с оборотами по счёту 19, значит, какой-то счёт-фактура не зарегистрирован или проведён не тем месяцем.

Стандартные и имущественные вычеты по НДФЛ в карточке сотрудника

Теперь вторая, зарплатная половина темы. Вычеты по НДФЛ уменьшают налоговую базу работника, и вносит их работодатель на основании заявления и подтверждающих документов.

Стандартный вычет на детей. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники, выберите работника, перейдите по ссылке «Налог на доходы» → «Ввести новое заявление на стандартные вычеты». Укажите детей и период, с которого вычет действует. Суммы вычетов программа подставляет по действующим нормам ст. 218 НК РФ — проверьте, что они актуальны, потому что размеры и предельный доход периодически пересматривают.

Как только годовой доход сотрудника превысит установленный порог, программа автоматически перестаёт предоставлять детский вычет — отслеживать это вручную не нужно.

Имущественный вычет (покупка жилья). Работник приносит уведомление из налоговой о праве на вычет. В карточке сотрудника: «Налог на доходы» → ссылка для ввода уведомления о праве на имущественный вычет. Внесите номер, дату уведомления, код инспекции и сумму. После этого при начислении зарплаты НДФЛ не удерживается, пока сумма вычета не будет исчерпана.

Остаток неиспользованного имущественного вычета переходит на следующий год, но уведомление налоговая выдаёт заново на каждый год.

Социальные и профессиональные вычеты по НДФЛ

Социальный вычет (лечение, обучение, фитнес, добровольные взносы) с некоторых пор тоже можно получать у работодателя по уведомлению из ФНС — не дожидаясь окончания года. Механика в 1С та же, что и у имущественного: в карточке сотрудника вносится уведомление о праве на социальный вычет, дальше программа уменьшает удерживаемый налог.

Разница в суммах: социальный вычет ограничен совокупным годовым лимитом (кроме дорогостоящего лечения и обучения детей, у которых отдельные лимиты). Конкретные суммы лимитов смотрите в действующей редакции ст. 219 НК РФ — не вношу их числом, чтобы не ввести в заблуждение, их меняли.

Профессиональный вычет касается не штатных сотрудников, а исполнителей по договорам ГПХ: подрядчиков, авторов, исполнителей по лицензионным договорам. Он уменьшает базу НДФЛ на сумму фактических расходов или на норматив (для авторских вознаграждений).

Оформляется прямо в документе начисления по договору:

1. Создайте договор ГПХ или разовое начисление: Зарплата и кадры → Все начисления (либо документ по договору подряда).
2. В строке физлица укажите сумму профессионального вычета — фактические подтверждённые расходы или норматив.
3. Программа рассчитает НДФЛ уже с уменьшенной базы.

Важное разграничение: работодатель предоставляет вычеты в течение года при расчёте зарплаты. А декларацию 3-НДФЛ по итогам года физлицо подаёт за себя само, если хочет вернуть налог за уже прошедший период или получить вычет, который работодатель не применял. 3-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии организации не формируется — это личная отчётность гражданина.

Проверка НДС: анализ счетов-фактур и контроль разрывов

Перед сдачей декларации по НДС стоит убедиться, что все вычеты обоснованы, а счета-фактуры не «повиснут» разрывом в АСК НДС-2 у налоговой.

Инструменты в 1С:

• 🔍 Отчёты → Анализ учёта по НДС — показывает начисленный налог, вычеты и итог к уплате или возмещению одной картиной. Удобно, чтобы увидеть сумму вычета целиком.
• 📋 Отчёты → Экспресс-проверка (раздел ведения книги покупок) — ловит незарегистрированные счета-фактуры, задвоения и расхождения дат.
• 📑 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 19 — если на 19 остался «висящий» налог, значит часть вычетов не заявлена: либо нет счёта-фактуры, либо не выполнена регламентная операция.

Разрыв возникает, когда ваш вычет не находит пары — продавец не отразил счёт-фактуру в своей книге продаж. Сама 1С разрыв на стороне контрагента не видит, но помогает не создать его у себя: сверяйте реквизиты счёта-фактуры (ИНН, номер, дату, сумму) с оригиналом. Ошибка в ИНН поставщика или в номере документа — типичная причина несовпадения.

Если контрагент подключён к 1С-ЭДО, входящие счета-фактуры приходят электронно и регистрируются автоматически — реквизиты переносятся без ручного ввода, и риск опечатки исчезает.

Бывает, что вычеты за квартал превысили начисленный НДС — тогда налог получается к возмещению из бюджета. В Анализе учёта по НДС итоговая строка покажет отрицательную сумму к уплате. Это законно (чаще всего при крупных закупках или экспорте), но декларация с возмещением почти всегда влечёт камеральную проверку. Перед её сдачей особенно тщательно сверьте книгу покупок: каждый вычет должен иметь счёт-фактуру и первичку, иначе инспекция снимет сумму.

Декларации и финальная сверка перед сдачей

Когда закрытие месяца прошло, книга покупок сформирована и проверена — формируйте декларацию.

Декларация по НДС: Отчёты → Регламентированные отчёты (или 1С-Отчётность) → создать «Декларация по НДС» за квартал. Программа заполнит раздел 3 (расчёт налога) и раздел 8 (сведения из книги покупок — ваши вычеты) автоматически из учётных данных. Проверьте, что сумма вычетов в разделе 8 совпадает с книгой покупок.

Чек-лист перед отправкой декларации по НДС:

По НДФЛ отдельной «декларации вычетов» у работодателя нет. Предоставленные в течение года вычеты отражаются в отчётности по НДФЛ: в расчёте 6-НДФЛ и в справках о доходах, которые формируются из тех же данных карточки сотрудника. Сформировать их можно через Зарплата и кадры → Отчётность по НДФЛ. Если вычеты внесены корректно, в справках они подтянутся сами.

Финальная сверка простая: сумма НДС к вычету в декларации = книга покупок = оборот Дт 68.02 Кт 19 за квартал. По НДФЛ: предоставленные вычеты в справках не должны превышать оснований (заявлений и уведомлений), подшитых в дело.

Частые вопросы