Выемка наличных из кассы ККМ в 1С:Розница и УТ

Выемка в 1С — это изъятие наличных из денежного ящика кассы ККМ. Чтобы сделать выемку, проще всего открыть рабочее место кассира (РМК) и нажать Внесение/выемка, либо создать документ «Выемка денежных средств» в разделе Деньги (в 1С:Розница) или в разделе Казначейство (в 1С:УТ 11).

Операцию оформляют, когда деньги нужно вынуть из операционной кассы: сдать выручку старшему кассиру, подготовить наличные к инкассации, выдать под отчёт или на текущие расходы. Выемка уменьшает остаток в кассе ККМ и, если касса фискальная, печатает служебный чек.

Ниже — где найти операцию, как её провести из РМК и документом, что печатает касса, как всё это попадает в учёт и какие ошибки встречаются чаще всего.

Зачем нужна выемка и какие бывают сценарии

Выемка не продаёт товар и не возвращает деньги покупателю. Это внутреннее движение наличных: сумма покидает денежный ящик конкретной кассы ККМ и переходит в другое место хранения.

Типичные поводы для выемки:

• 💰 Сдача выручки старшему кассиру или в главную кассу организации в конце смены.
• 🏦 Подготовка к инкассации — наличные готовят к передаче в банк.
• 📎 Выдача под отчёт или на мелкие расходы (хозяйственные нужды, размен).
• 🔁 Разгрузка ящика — чтобы в кассе не копилась крупная сумма сверх лимита.

Противоположная операция — внесение наличных в кассу (размен в начале смены, довнесение). В 1С и выемка, и внесение оформляются из одной команды РМК и одним типом документа, только с разным направлением движения.

Отдельный повод для выемки — лимит остатка наличных в кассе. По Указанию Банка России № 3210-У организация сама устанавливает лимит, а сверхлимитную наличность обязана сдавать в банк. Индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса лимит могут не устанавливать. Если лимит задан, выемка в конце дня помогает уложиться в него, не копя крупные суммы в ящике.

Как оформить выемку из рабочего места кассира

Для кассира это самый быстрый путь — всё делается прямо на смене, не выходя из РМК.

1. Откройте рабочее место кассира (кнопка РМК в разделе продаж или на начальной странице кассового места).
2. Убедитесь, что кассовая смена открыта. При закрытой смене служебные операции по кассе недоступны.
3. Нажмите команду Внесение/выемка денег в нижней командной панели РМК.
4. Выберите операцию выемка (изъятие).
5. Укажите сумму наличных, которую забираете из ящика.
6. При необходимости заполните комментарий или основание — кому и зачем передаются деньги.
7. Подтвердите. 1С создаст документ выемки и, если касса фискальная, отправит на ККТ команду служебной выплаты.

После этого остаток наличных в кассе уменьшится на указанную сумму. Проверить его можно тут же в РМК — обычно поле с суммой в ящике видно в шапке или по команде просмотра состояния кассы.

При смешанной оплате важно помнить, что в ящике лежит только наличная часть выручки. Если за день часть чеков оплачена картой, безналичные суммы в денежный ящик не попадают — они идут на расчётный счёт через эквайринг. Поэтому сумма доступной выемки почти всегда меньше общей выручки смены.

Создание документа «Выемка денежных средств» вручную

Когда операцию оформляет не кассир, а, например, администратор по итогам смены, документ удобнее создать в журнале.

В 1С:Розница откройте раздел Деньги и найдите список документов по выемкам денежных средств. В 1С:УТ 11 кассовые документы собраны в разделе Казначейство.

Нажмите Создать и заполните:

• Организация и касса ККМ, из которой изымаются деньги.
• Сумму выемки.
• Статью движения денежных средств или основание — чтобы выемка корректно попала в отчёты по деньгам.
• Дату и время — по умолчанию текущие.

Статья движения денежных средств — ключевое поле для отчётности. Она отвечает на вопрос «куда ушли деньги»: сдача в кассу, инкассация, выдача под отчёт. Если статью не заполнить, выемка всё равно пройдёт, но в отчёте о движении денег попадёт в графу без расшифровки, и анализировать расходы будет труднее.

Проведите документ. Если касса фискальная и подключена, при проведении 1С так же отправит на ККТ служебную операцию. Если выемку оформляют задним числом или по уже сданным деньгам, фискальную печать можно отключить — это зависит от настройки рабочего места и состояния оборудования.

Документ выемки всегда привязан к конкретной кассе ККМ. Один документ — одна касса. Если наличные собирают с нескольких касс, оформляют несколько выемок.

Что печатает касса при выемке

На онлайн-кассе выемка — это служебная выплата (расход), а не фискальный чек прихода. По 54-ФЗ внесение и выемка наличных не формируют кассовый чек продажи и не влияют на выручку, зафиксированную фискальным накопителем.

Что происходит на оборудовании:

• ККТ печатает служебный документ о выплате с суммой и временем операции.
• Эта операция попадает в сменный отчёт (Z-отчёт) в блок служебных выплат.
• Денежный счётчик ящика в фискальном регистраторе уменьшается на сумму выемки.

Отдельных «сопроводительных документов» вроде накладной выемка не требует — это не передача товара. Если по регламенту предприятия нужна подпись о передаче наличных, оформляют первичный кассовый документ: расходный кассовый ордер в главной кассе принимающей стороны либо запись в кассовой книге. Сам РКО формируется уже в 1С:Бухгалтерии или в том месте учёта, куда деньги поступают.

Полезно различать два документа. Выемка в кассе ККМ — это служебная операция на онлайн-кассе: она управляет остатком в денежном ящике и печатает чек на фискальном регистраторе. Расходный кассовый ордер — первичный бухгалтерский документ по кассе организации, он подтверждает выдачу наличных и подшивается в кассовую книгу. В рознице сдача выручки обычно идёт связкой: выемка из ящика ККМ, а затем приход этих денег в главную кассу по приходному ордеру. Дублировать одну и ту же сумму обоими документами в одном месте учёта не нужно.

Настройка кассы ККМ и прав кассира

Чтобы команда выемки вообще появилась, нужны три вещи.

1. Заведённая касса ККМ. В справочнике касс ККМ должна быть запись для торговой точки с типом «ККТ с передачей данных» (онлайн-касса) и подключённым оборудованием. Без неё фискальная выемка невозможна — остаётся только неоперативный учёт наличных.

2. Настроенное рабочее место кассира. В настройках РМК задаётся, какая касса ККМ используется и какие служебные операции разрешены. Если кнопки Внесение/выемка в РМК нет, проверьте именно эти настройки.

3. Права пользователя. Кассиру нужны права на служебные операции по кассе. Если выемку делает только администратор, права на этот документ рядовым кассирам можно не давать — тогда они не смогут бесконтрольно изымать наличные.

Статьи движения денежных средств настраивают заранее, чтобы выемки попадали в нужную аналитику отчётов по деньгам. Для сдачи выручки, инкассации и выдачи под отчёт удобно завести отдельные статьи — так проще читать отчёт о движении денег.

Если в точке несколько касс ККМ, каждая выемка оформляется по своей кассе отдельно, а собранные наличные сводятся уже в главной кассе организации. Распределять права стоит так, чтобы рядовой кассир изымал деньги только из своего рабочего места, а сводную сдачу и инкассацию оформлял старший кассир или администратор.

Как выемка отражается в учёте

Здесь важно различать конфигурации.

1С:Розница — операционная (управленческая) программа. Бухгалтерских проводок по счетам она не формирует. Выемка в Рознице просто уменьшает остаток наличных в кассе ККМ и фиксируется в отчётах по деньгам. Бухгалтерский учёт ведут в 1С:Бухгалтерии, куда данные выгружаются по обмену.

В 1С:Бухгалтерии после отражения кассовых операций проводки зависят от того, куда ушли деньги:

Где 50.02 — операционная касса (деньги в ящике ККМ), 50.01 — основная касса организации, 57.01 — переводы в пути (наличные, сданные в банк, но ещё не зачисленные на счёт).

Разберём на числах. За смену пробито 85 000 ₽ выручки, из них 50 000 ₽ оплачено картами и ушло по эквайрингу, а 35 000 ₽ — наличными. В конце смены кассир оставляет 5 000 ₽ на размен и делает выемку 35 000 − 5 000 = 30 000 ₽ наличными. В ящике остаётся 5 000 ₽. При сдаче этих 30 000 ₽ в главную кассу в учёте пройдёт проводка Дт 50.01 Кт 50.02 на 30 000 ₽, а безналичные 50 000 ₽ выемки не касаются вовсе — они поступят на расчётный счёт отдельно.

В 1С:УТ 11 выемка отражается в управленческом учёте денежных средств и в отчётах по кассе. Если УТ ведёт регламентированный учёт или выгружает данные в Бухгалтерию, проводки появляются по той же логике операционной и основной касс.

Отчёты для проверки остатка в кассе

После выемки стоит убедиться, что наличные сошлись. Пригодятся отчёты по движению денежных средств.

• Остатки и движения наличных по кассе ККМ — видно поступления, выемки и текущий остаток за период.
• Отчёт о розничных продажах / сменный отчёт — сверяется выручка смены и служебные операции.
• Для сверки с главной кассой — отчёт по кассе в 1С:Бухгалтерии после выгрузки.

Если остаток в 1С расходится с фактическим содержимым ящика, ищите причину среди служебных операций: пропущенная или задвоенная выемка, неучтённый размен, возврат наличными.

Сверку удобно делать дважды: по данным 1С и по сменному отчёту самой ККТ. Денежный счётчик фискального регистратора и остаток в программе должны совпадать копейка в копейку. Расхождение между ними почти всегда означает, что служебную операцию провели только в одном месте — например, деньги вынули из ящика физически и пробили на кассе, но документ в 1С не создали, или наоборот.

Частые ошибки при оформлении выемки

Частые вопросы