Экспорт отчётов, списков и справочников 1С 8.3 в таблицу Excel

Чтобы сделать выгрузку из 1С в Excel, откройте отчёт или печатную форму, нажмите значок дискеты (или Ещё → Сохранить как) и выберите тип файла «Лист Excel 2007-… (*.xlsx)». Для журнала документов или справочника сначала выполните Ещё → Вывести список, а уже получившуюся таблицу сохраните в xlsx.

Инструкция общая для платформы 8.3 в интерфейсе «Такси»: так работают Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другие типовые конфигурации. Разница между ними — только в названиях отчётов, механизм сохранения один.

Что можно выгрузить и каким способом

В 1С почти всё, что выглядит как таблица на экране, — это «табличный документ». Его платформа умеет записывать в Excel без посредников. Остальное (динамический список документов, справочник) сначала превращают в табличный документ.

💡 Если сомневаетесь, какой способ нужен, смотрите на кнопку дискеты в командной панели. Есть — перед вами табличный документ, его сразу можно сохранить в Excel.

1. Как выгрузить отчёт из 1С в Excel

Самый частый случай — оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта или отчёт по продажам.

1. Откройте отчёт, задайте период и отборы, нажмите Сформировать.
2. Дождитесь, пока таблица полностью построится. Сохранение «полупустого» отчёта даёт пустой файл.
3. Нажмите значок дискеты в командной панели отчёта. Если его не видно — Ещё → Сохранить как.
4. В поле Тип файла выберите «Лист Excel 2007-… (*.xlsx)».
5. Укажите папку и имя файла, нажмите Сохранить.

То же доступно через главное меню (кнопка с тремя полосками слева вверху) Файл → Сохранить как. Команда сохраняет активное окно — следите, чтобы активным был нужный отчёт.

Какой формат выбрать

• 📗 xlsx — основной вариант. До 1 048 576 строк на лист, открывается в Excel 2007 и новее, в LibreOffice и в Google Таблицах.
• 📙 xls — только для старого Excel 2003. Лимит 65 536 строк: большая ОСВ по субконто в него не влезет.
• 📘 ods — для LibreOffice и «МойОфис», если Excel на компьютере нет.
• 📄 mxl — родной формат 1С. Нужен, чтобы передать отчёт другому пользователю 1С без потери оформления.

Что сохраняется, а что нет

Значения, итоги, шрифты, рамки, заливка и объединённые ячейки переходят в Excel. Группировки строк тоже сохраняются: плюсики слева от таблицы останутся рабочими.

Расшифровка не переходит. В 1С двойной клик по сумме открывает документ, в Excel это просто число. Формулы 1С тоже не выгружает: в каждой ячейке будет готовое значение, итоги не пересчитаются при правке цифр.

2. Печатные формы и ручное копирование

Сохранение печатной формы

Счёт на оплату, акт, накладная, платёжное поручение открываются в отдельном окне печати. В типовых конфигурациях там есть своя кнопка сохранения.

1. В документе нажмите Печать и выберите нужную форму.
2. В окне печати нажмите кнопку с дискетой (Сохранить).
3. Отметьте флажком формат «Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx)». Можно отметить сразу несколько: например, xlsx и PDF.
4. Выберите, куда сохранить: на компьютер или присоединить файл к документу.

Если в окне печати несколько форм (счёт плюс акт), они сохранятся отдельными файлами.

💡 Для печатной формы, которую будут править в Excel, сначала снимите галочку «Подпись и печать», если она есть в окне печати. Иначе картинки факсимиле лягут поверх ячеек и будут мешать.

Копирование через буфер обмена

Табличный документ поддерживает обычное выделение мышью. Выделите диапазон, нажмите Ctrl+C, перейдите в Excel и нажмите Ctrl+V. Чтобы забрать весь отчёт, щёлкните в любую ячейку и нажмите Ctrl+A.

Способ хорош для 10–20 строк. На больших отчётах он чаще ломает форматы чисел, чем сохранение файлом (подробнее — в разделе про кодировку и символы).

3. Выгрузка списка документов и справочника в Excel

Журнал «Реализация (акты, накладные)», список контрагентов или номенклатуры — это не табличный документ, а динамический список. Сохранить его напрямую нельзя, сначала выводим в таблицу.

1. Откройте нужный список и настройте его: отбор по периоду, организации, поиск.
2. Нажмите Ещё → Вывести список.
3. В открывшемся окне снимите галочки с лишних колонок и оставьте нужные.
4. Если нужны не все строки, заранее выделите их в списке с Ctrl или Shift и включите флажок «Только выделенные».
5. Нажмите ОК. Откроется табличный документ.
6. Сохраните его в xlsx, как обычный отчёт: дискета или Ещё → Сохранить как.

Как добавить недостающие колонки

«Вывести список » выводит только то, что видно в форме списка. Нужен ИНН контрагента, а колонки нет? Сначала добавьте её в сам список: Ещё → Изменить форму и отметьте поле в дереве элементов. Если нужного поля в форме нет, переходите к универсальному отчёту.

Справочник целиком с иерархией

Номенклатура или контрагенты часто лежат в группах. В режиме иерархического просмотра «Вывести список» выгрузит только текущую группу. Переключите вид списка на «Список» (без дерева) — тогда в таблицу попадут элементы из всех групп.

4. Универсальный отчёт и консоль запросов

Когда ни один типовой отчёт не даёт нужный набор колонок, помогают два инструмента.

Универсальный отчёт

Есть в БП 3.0 и других конфигурациях на БСП, ищите его в разделе Отчеты. Удобнее всего набрать «Универсальный» в строке поиска раздела.

1. Выберите тип объекта: справочник, документ, регистр накопления или сведений.
2. Укажите сам объект, например «Контрагенты» или «Реализация товаров и услуг».
3. В настройках отчёта (кнопка Настройки) добавьте нужные поля, включая реквизиты через точку: «Контрагент.ИНН».
4. Сформируйте отчёт и сохраните в xlsx.

Плюс способа: настройку можно сохранить и вызывать повторно в один клик.

Внешние обработки и консоль запросов

Консоль запросов — внешняя обработка (файл .epf), которую администраторы используют для произвольных выборок. Пишете запрос, получаете таблицу, сохраняете её в Excel.

Открывается она через Файл → Открыть в режиме «Предприятие». Если открытие внешних файлов запрещено, администратор подключает обработку в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.

Пример запроса для реестра контрагентов с ИНН и КПП:

ВЫБРАТЬ
    Контрагенты.Наименование КАК Наименование,
    Контрагенты.ИНН КАК ИНН,
    Контрагенты.КПП КАК КПП
ИЗ
    Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты
ГДЕ
    НЕ Контрагенты.ЭтоГруппа
    И НЕ Контрагенты.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Наименование

5. Кодировка, символы и форматы чисел после выгрузки

Сохранение в xlsx проблем с кодировкой не даёт: формат хранит текст в Юникоде. «Кракозябры» появляются в двух случаях — выгрузка в txt/csv и копирование через буфер.

Нечитаемые символы в текстовом файле

Если таблицу сохранили как текст и открыли двойным щелчком, Excel может выбрать не ту кодировку. Не открывайте такой файл напрямую:

1. В Excel перейдите на вкладку Данные.
2. Выберите Из текстового/CSV-файла и укажите файл.
3. В поле «Источник файла» переберите «65001: Юникод (UTF-8)» и «1251: Кириллица (Windows)». Правильный вариант видно в окне предпросмотра.
4. Проверьте разделитель (табуляция или точка с запятой) и нажмите Загрузить.

Числа стали текстом

Признак — зелёный треугольник в углу ячейки, суммы прижаты влево, СУММ даёт ноль. Так бывает, когда в числе остался неразрывный пробел-разделитель тысяч.

• 🔧 Выделите столбец → Данные → Текст по столбцам → Готово. Excel заново распознает числа.
• 🔧 Или замените через Ctrl+H неразрывный пробел: в поле «Найти» наберите Alt+0160 на цифровой клавиатуре, поле «Заменить» оставьте пустым.

ИНН, счета и коды превратились в «4,77E+09»

Excel считает длинную цифровую строку числом и показывает её экспонентой. Номер банковского счёта из 20 цифр он ещё и округлит — последние цифры станут нулями, вернуть их нельзя.

Решение: перед вставкой задайте столбцу формат «Текстовый» или выгружайте файлом xlsx, а не через буфер. При сохранении файлом 1С записывает такие поля как строки.

Пропали ведущие нули, ячейки «#####»

• Ведущие нули в артикулах («00125») теряются по той же причине — формат «Общий». Лечится текстовым форматом столбца.
• «#####» — не ошибка данных, а узкая колонка. Двойной щелчок по границе заголовка столбца подгонит ширину.

Шрифты выглядят иначе

1С пишет в файл тот шрифт, что задан в макете (часто Arial). Если на компьютере, где открывают файл, такого шрифта нет, Excel подставит замену, и таблица «поплывёт» по ширине. Выделите весь лист и задайте один шрифт — Calibri или Arial.

6. Автоматическая выгрузка в Excel по расписанию

Если бухгалтер каждый понедельник сохраняет одну и ту же ведомость, это стоит автоматизировать.

Рассылка отчётов

В конфигурациях на БСП (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) есть механизм рассылок. Он сам формирует отчёт по расписанию и отправляет его на почту или кладёт в сетевую папку в выбранном формате, включая xlsx.

1. Включите функцию: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, флажок «Рассылки отчетов». В отдельных релизах флажок может стоять в общих настройках.
2. Откройте нужный отчёт, настройте и сохраните вариант.
3. Создайте новую рассылку, добавьте в неё этот отчёт.
4. Укажите получателей или папку, формат «Excel» и расписание.

Для отправки на почту нужна настроенная учётная запись электронной почты в программе.

Обработка с запуском из планировщика Windows

Второй вариант — для программиста. Пишется внешняя обработка, которая формирует табличный документ и записывает его методом Записать:

ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
// ... заполнение ТабДок результатом отчёта или запроса ...
ИмяФайла = "D:\Выгрузки\Остатки_" + Формат(ТекущаяДата(), "ДФ=yyyyMMdd") + ".xlsx";
ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

Запускают её по расписанию через планировщик Windows командной строкой с ключом /Execute:

"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /F"D:\Bases\Buh" /N"Выгрузка" /P"пароль" /Execute"D:\Obr\vygruzka.epf"

💡 Для такого запуска заведите отдельного пользователя 1С с правами только на чтение нужных данных. Пароль в bat-файле лежит открытым текстом — храните файл в папке с ограниченным доступом.

В клиент-серверной базе выгрузку можно оформить регламентным заданием в расширении конфигурации. Файл тогда пишется на сервере 1С, поэтому путь должен быть доступен учётной записи службы сервера, а не пользователя.

Частые вопросы