Как кадровику получить выписку по одному подразделению или должности из штатного расписания ЗУП 3.1

Выписка из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП формируется не отдельным документом, а отчётом Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание (Т-3) с отбором по нужному подразделению или позиции. Укажите дату, поставьте отбор, сформируйте отчёт и сохраните его в Excel или Word, где добавите отметку «Выписка верна» и подпись.

Частое заблуждение — искать в программе кнопку «Выписка». Её нет: в ЗУП 3.1 выпиской служит та же форма Т-3, только урезанная до одной строки или одного отдела. Вся работа сводится к правильным настройкам отчёта и проверке данных на нужную дату.

Подготовка: что проверить в штатном расписании до выписки

Отчёт покажет ровно то, что записано в базе. Если штатное расписание ведётся «на глаз», выписка выйдет с ошибками. Пять минут на проверку перед формированием снимают большинство вопросов.

Настройки штатного расписания

Откройте Настройка → Кадровый учет и перейдите по ссылке настройки штатного расписания. Там важны флажки:

• 📌 Ведется штатное расписание — без него раздел и отчёт Т-3 недоступны;
• 📌 Ведется история изменения штатного расписания — позиции меняются документами, и отчёт можно получить на любую прошлую дату;
• 📌 Используется вилка окладов и надбавок — в отчёте вместо одной суммы появятся минимальное и максимальное значения;
• 📌 Проверять соответствие кадровых документов штатному расписанию — на выписку не влияет, но помогает держать данные в порядке.

Позиции и документы

Список позиций открывается в Кадры → Штатное расписание. Проверьте:

1. Нужная позиция есть в списке и не закрыта на дату выписки.
2. Количество штатных единиц совпадает с приказом.
3. Оклад и надбавки указаны в карточке позиции (вкладка с начислениями).
4. При ведении истории — документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» проведены, а не просто записаны.

Как сформировать выписку из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП: по шагам

Ниже порядок для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси». Отчёт также доступен из списка позиций штатного расписания через команду отчётов в командной панели.

Шаг 1. Открыть отчёт Т-3

Перейдите в Кадры → Кадровые отчеты и выберите Штатное расписание (Т-3). Если в списке отчётов его не видно, проверьте флажок «Ведется штатное расписание» из предыдущего раздела.

Шаг 2. Указать организацию и дату

• Организация — обязательна, если в базе их несколько. Иначе в отчёт попадут позиции всех юрлиц.
• Дата — на какой момент нужна выписка. Для справки сотруднику обычно берут текущую дату, для суда или проверки — дату, на которую запросили сведения.

Шаг 3. Поставить отбор

Откройте настройки отчёта (кнопка Настройки...) и перейдите к отборам:

Отбор «в группе» и «равно» дают разный результат. Если в отделе продаж есть сектор опта, при «равно» его строки в выписку не попадут.

Шаг 4. Сформировать и проверить

Нажмите Сформировать. В выписке по одной позиции будет шапка формы Т-3, строка с подразделением, должностью, числом единиц, окладом, надбавками и итогом.

Пример: позиция «Менеджер по продажам», 3 штатные единицы, оклад 60 000 ₽, надбавка 10 000 ₽. Всего в месяц по позиции: (60 000 + 10 000) × 3 = 210 000 ₽. Эту сумму и проверяйте в последней колонке.

Шаг 5. Сохранить и заверить

Сохраните отчёт в нужный формат (подробно — в разделе про выгрузку), допишите реквизиты заверения и распечатайте. Порядок заверения — в разделе с проверкой перед отправкой.

Мини-кейс: выписка при сокращении должности

Сотрудник оспаривает сокращение, и юрист просит доказать, что позиция была в штате и потом исключена. Одной выписки здесь мало, нужны две:

1. Отчёт Т-3 с отбором по позиции на дату до документа об изменении штатного расписания — позиция видна с числом единиц и окладом.
2. Тот же отчёт на дату после изменения — позиции нет или единиц стало меньше.
3. Обе выписки заверяются одинаково и прикладываются вместе с копией приказа об изменении.

Так видно не только состав штата, но и момент, когда он поменялся. Без включённой истории штатного расписания вторую дату программа не покажет — выписку «до» придётся собирать по приказам.

Как подогнать печатную форму выписки под требования

Унифицированная форма Т-3 с 2013 года не обязательна: по закону 402-ФЗ организация вправе утвердить свою форму. Поэтому выписку часто просят «без лишнего» или, наоборот, с дополнительными данными.

Что меняется настройками отчёта

В расширенном режиме настроек (Настройки... → Расширенный) можно:

• 🔧 убрать или добавить колонки надбавок;
• 🔧 сменить группировку — по подразделениям или по должностям;
• 🔧 включить вывод вилки окладов, если она используется;
• 🔧 сохранить настройку как свой вариант отчёта, чтобы не настраивать заново.

Свой вариант сохраняется через меню Еще → Сохранить вариант отчета. Назовите его понятно, например «Выписка Т-3 по позиции».

Когда нужна доработка

Если выписка нужна на фирменном бланке, с отдельным текстом «Выписка из штатного расписания» вместо шапки Т-3 или с полями, которых в отчёте нет, настройками не обойтись. Варианты:

1. Выгрузить в Word и доработать шаблон руками. Подходит, если выписки делают пару раз в месяц.
2. Внешняя печатная форма или отчёт. Подключается через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Конфигурацию не трогает, обновления проходят спокойно.
3. Расширение конфигурации . Правильный путь, если нужно поменять макет самого отчёта Т-3. Типовую конфигурацию снимать с поддержки не придётся.

От чего зависит вид выписки: настройки учёта и редакция ЗУП

Путь Кадры → Кадровые отчеты одинаков во всех релизах ЗУП 3.1 и в более новых редакциях. Различается не меню, а результат — он зависит от того, как в базе ведётся штатное расписание.

В КОРП-версии ЗУП добавляются инструменты штатного планирования, но выписку по-прежнему делают отчётом Т-3.

Выгрузка выписки в Excel, Word и PDF

Сформированный отчёт — это табличный документ 1С. Сохранить его можно в любом распространённом формате.

1. Нажмите Ctrl+S или кнопку сохранения с дискетой в командной панели отчёта.
2. В поле типа файла выберите формат.
3. Укажите папку и имя файла, например Выписка_ШР_Менеджер_15.10.xlsx.

💡 При выгрузке в Word таблица Т-3 широкая и не помещается на книжный лист. Перед сохранением откройте параметры страницы (Еще → Параметры страницы или предварительный просмотр) и поставьте альбомную ориентацию.

Если выписку нужно отправить в электронном виде с подписью, сохраните итоговый файл в PDF и подпишите его квалифицированной подписью руководителя или уполномоченного лица, если сотрудник или запросившая организация принимает такой документ.

Проверка перед отправкой: чек-лист кадровика

Выписка уходит за пределы отдела кадров — сотруднику, в банк, в суд, в инспекцию. Ошибка в окладе или дате потом обходится письмами и перевыпуском.

Как заверить выписку

Единого обязательного шаблона нет. Обычно ниже таблицы пишут:

Выписка верна
Начальник отдела кадров      _________   И.И. Петрова
15.10.____

По статье 62 ТК РФ документы, связанные с работой, выдают сотруднику по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Выписка из штатного расписания относится к таким документам, если касается его должности.

Выписка и штатная расстановка — не одно и то же

Форма Т-3 содержит должности, единицы и оклады, но не фамилии. Если просят «выписку, где видно, кто на какой должности», им нужен другой отчёт — Штатная расстановка в том же разделе кадровых отчётов. В нём есть ФИО, поэтому передавать его третьим лицам можно только с учётом правил обработки персональных данных.

Почему выписка выходит пустой или с неверными цифрами

Сбои почти всегда сводятся к данным и настройкам отчёта, а не к ошибке программы. Найдите свой симптом:

Частые вопросы о выписке из штатного расписания