Выписка по одному сотруднику из табеля Т-13: отчёт, отбор, заверение и выгрузка

Выписку из табеля в 1С ЗУП 3.1 делают через отчёт Табель учета рабочего времени (Т-13) из раздела Зарплата. В настройках отчёта задают месяц, организацию и отбор по одному сотруднику. Получается та же форма Т-13, но с одной строкой. Её печатают или сохраняют в Excel, затем заверяют подписью ответственного лица.

Отдельного документа «Выписка из табеля» в 1С 8.3 нет. Поэтому выписка из табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 — это отчёт Т-13 с отбором по одному человеку. Обычно её просит сам сотрудник: для суда, соцзащиты, пенсионного стажа. Ещё её запрашивают при спорах о сверхурочных и прогулах. По статье 62 ТК РФ копию документа о работе выдают не позднее трёх рабочих дней со дня заявления, бесплатно.

Что проверить в табеле до формирования выписки

Выписка показывает то, что программа знает о времени сотрудника. Если в базе не хватает документа, в выписке будет ошибка, и её подпишут. Перед формированием пройдитесь по списку.

• 📅 График работы. В карточке сотрудника или в кадровом приказе указан график. Для пятидневки в 40 часов предпраздничный день должен быть 7 часов, а не 8. Если праздники стоят неверно, обновите производственный календарь и перезаполните график.
• 🏥 Отклонения проведены. Больничные, отпуска, командировки, прогулы, отгулы — каждый вид введён своим документом и проведён. Неявка без документа в табеле не появится. Дни будут стоять как явка «Я».
• 👤 Даты приёма и увольнения. Если человек принят 15-го, первые 14 дней месяца должны быть пустыми.
• ⏰ Сверхурочные, ночные, праздничные. Они попадают в табель только из своих документов. Сам по себе график их не создаст.
• 🧾 Ввод через документ «Табель». Если в вашей базе время вводят документом Табель (Зарплата → Табели), проверьте, что документ за нужный месяц есть и проведён.

Какие коды будут в выписке

Коды берутся из видов времени. Это буквенные и цифровые обозначения из указаний к форме Т-13 (постановление Госкомстата № 1).

Если у вас другие обозначения, значит, их поменяли в справочнике видов рабочего времени. Перед выдачей выписки на сторону лучше вернуть стандартные.

Как сделать выписку из табеля в 1С ЗУП 3.1: пошагово

Порядок одинаковый для любого месяца и любого сотрудника.

Шаг 1. Откройте отчёт Т-13

1. Перейдите в раздел Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. Найдите в списке отчёт Табель учета рабочего времени (Т-13). Если отчётов много, наберите «табель» в поле поиска списка.
3. Откройте его.

Шаг 2. Задайте период и организацию

1. В шапке отчёта выберите месяц. Форма Т-13 рассчитана на один календарный месяц.
2. Если в базе несколько организаций, укажите нужную. Иначе в выписку попадут строки из всех организаций.

Шаг 3. Поставьте отбор по сотруднику

1. Нажмите кнопку Настройки.
2. На вкладке отборов добавьте поле Сотрудник, вид сравнения — «Равно».
3. Выберите человека из справочника.
4. Нажмите Закрыть и сформировать.

Если сотрудник работает на двух ставках или по внутреннему совместительству, в справочнике у него две записи. В отбор берите ту, по которой нужна выписка. Или выберите вид сравнения «В списке» и отметьте обе.

Шаг 4. Проверьте результат

Смотрите на три вещи:

• итог дней и часов за первую и вторую половину месяца;
• коды неявок в нужные даты;
• реквизиты в шапке: организация, подразделение, номер и дата составления.

Число дней явки сверьте с расчётным листком за тот же месяц. Если в листке оплачено 20 дней, а в выписке 21 «Я», где-то не проведён документ.

Шаг 5. Распечатайте или сохраните

Кнопка Печать выводит форму на принтер. Для электронного вида используйте сохранение — подробности в разделе про Excel и Word ниже.

Альтернатива: печать из документа «Табель»

Если табель ведётся документом, откройте Зарплата → Табели, выберите документ за месяц и нажмите Печать. Там будет форма Т-13 или Т-12.

Минус способа: в печатной форме все сотрудники из документа, а не один. Строки лишних людей придётся удалить в Excel. Персональные данные коллег в выписку для одного человека попадать не должны.

Выписка из табеля в 1С Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии 3.0 учёт времени проще, чем в ЗУП. Табель ведётся документом в разделе Зарплата и кадры. Список табелей ищите в группе кадрового учёта.

Порядок такой:

1. Откройте список табелей и найдите документ за нужный месяц.
2. Нажмите Заполнить, если документ новый. Программа подставит дни по графику и проведённые неявки.
3. Нажмите Печать и выберите форму Т-13.
4. Сохраните результат в Excel и удалите строки других сотрудников.

Чем Бухгалтерия отличается от ЗУП:

Выгрузка выписки в Excel и Word

Готовый отчёт сохраняют кнопкой с дискетой или через меню Ещё → Сохранить как. Выберите тип файла.

Настройки печати, чтобы форма влезла на лист

Т-13 — широкая форма на 31 день, плюс итоги. На книжный лист она не помещается.

1. Перед печатью откройте Ещё → Параметры страницы.
2. Поставьте альбомную ориентацию.
3. Включите масштаб «по ширине страницы».
4. Поля сократите до 5–10 мм.

В Excel то же самое делают на вкладке разметки страницы. Там удобно задать «Вписать на одну страницу по ширине».

Как заверить выписку

Выписка выдаётся как заверенная копия. По ГОСТ Р 7.0.97-2016 под таблицей ставят:

• надпись «Верно»;
• должность ответственного, например, начальник отдела кадров;
• личную подпись и расшифровку;
• дату заверения.

Если копию выдают для другой организации, обычно добавляют фразу о том, где хранится подлинник, и печать организации, если она есть. Эти строки проще дописать в Excel до печати.

Шаблоны для регулярных выписок

Если выписки просят часто, не настраивайте отбор каждый раз заново.

Сохраните вариант отчёта

1. Настройте отчёт: организация, нужные колонки, отбор по полю Сотрудник без значения.
2. Нажмите Ещё → Сохранить вариант отчета.
3. Дайте имя, например «Выписка по сотруднику».

В следующий раз выберите этот вариант через Ещё → Выбрать вариант отчета. Останется подставить человека и месяц.

Рассылка по расписанию

В ЗУП 3.1 есть рассылки отчётов: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов. Рассылка формирует выбранный вариант отчёта по расписанию и отправляет файл на почту или в сетевую папку.

Это удобно, когда выписку по одному человеку нужно ежемесячно отправлять, например, внешнему кадровику. Для разовых выписок по заявлению рассылка не нужна.

Больничные, отпуска и командировки в выписке

Здесь чаще всего находят расхождения. Сотрудник спорит не с явками, а с неявками.

Больничный

• В днях больничного стоит код «Б» (19), часы не проставляются.
• Если больничный закрыт, но в 1С его ещё не ввели, в выписке будет «Я». Сначала введите документ Больничный лист, потом формируйте выписку.
• Больничный, начавшийся в выходной, покрывает и выходные дни. Код «Б» будет и там.

Отпуска

• Ежегодный отпуск — «ОТ» (09), дополнительный — «ОД» (10), без сохранения зарплаты — «ДО» (16).
• Праздничный день внутри ежегодного отпуска в число дней отпуска не входит. Проверьте, что в такой день не стоит «ОТ».
• Отзыв из отпуска вводится отдельно. Без него в выписке будет отпуск в дни, когда человек работал.

Командировки

• Код «К» (06) ставится на все дни командировки, включая выходные в дороге.
• Если сотрудник работал в выходной в командировке и за это положена двойная оплата или отгул, это вводят отдельным документом о работе в выходной. Иначе в выписке будет «К» без отметки о работе.

Перенос и совмещение

Если в одном дне два вида времени, например четыре часа работы и четыре часа отгула, в табеле будет два кода в одной ячейке. Так и должно быть. Не удаляйте второй код при правке в Excel.

Ошибки при оформлении выписки

Эти ошибки не про данные в 1С, а про сам документ. Из-за них выписку возвращают.

• ❌ Копия без заверения. Распечатка без «Верно» и подписи ответственного — просто лист бумаги. Суд или соцзащита её не примут.
• ❌ Чужие фамилии на листе. Если печатали из документа «Табель» и не удалили строки коллег, вы раскрыли чужие персональные данные.
• ❌ Исправленные коды в Excel. Править коды вручную в файле нельзя. Если в табеле ошибка, исправьте документ в 1С и сформируйте заново. Иначе выписка разойдётся с базой.
• ❌ Не тот период. Сотрудник просит «за 2024 год», а получает один месяц. Уточняйте период по заявлению. Для года формируйте 12 выписок, по одной на месяц, и сшивайте.
• ❌ Пропущен срок. Три рабочих дня по статье 62 ТК РФ считают со дня подачи заявления.

Частые вопросы о выписке из табеля