Зарплата, аванс, поставщики и подотчёт: какой документ выплаты выбрать в 1С и в каком порядке его провести

Выплату сотруднику в 1С делают через ведомость, а не через платёжку «на человека»: Выплаты → Ведомости в банк в ЗУП 3.1 или Зарплата и кадры → Ведомости в банк в Бухгалтерии 3.0. Поставщику платят платёжным поручением с видом операции «Оплата поставщику», подотчётному лицу — расходным ордером или списанием «Выдача подотчетному лицу».

Самая частая ошибка — перечислить зарплату в банке, а в 1С оформить одно списание на всю сумму без ведомости. Деньги ушли, но счёт 70 по сотрудникам не закрыт, НДФЛ не удержан, а 6-НДФЛ потом не сходится. Ниже порядок, при котором выплаты в 1С сразу попадают и в учёт, и в отчётность.

С чего начинается любая выплата: виды и документы

Сначала определите, кому и за что вы платите. От этого зависит документ, счёт учёта и нужно ли удерживать НДФЛ.

💡 Если зарплату ведёт ЗУП, а деньги проводит Бухгалтерия, ведомости создают в ЗУП. Через синхронизацию они попадают в Бухгалтерию, и уже там их оплачивают банковским или кассовым документом.

Что проверить перед первой выплатой

• 🏦 В карточке организации заполнен расчётный счёт, а в справочнике банков — актуальный БИК.
• 💳 Для перечисления на карты настроен зарплатный проект, а у сотрудников заполнены лицевые счета.
• 👤 В карточке сотрудника указан способ выплаты: через зарплатный проект, на личный счёт или через кассу.
• 📄 Начисление за месяц проведено и закрыто: ведомость заполняется только по тому, что начислено.

Пошаговая выплата зарплаты сотрудникам

Порядок одинаков для любой конфигурации: сначала начисление, потом ведомость, потом документ движения денег.

Шаг 1. Начислите зарплату

• ЗУП 3.1: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, затем Создать, укажите месяц и нажмите Заполнить.
• Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты.

Проверьте итог по НДФЛ и взносам до проведения. Исправлять начисление после выплаты сложнее: придётся пересчитывать уже закрытую ведомость.

Шаг 2. Создайте ведомость

1. Выберите журнал по способу выплаты: ведомость в банк (зарплатный проект), ведомость перечислений на счета (личные карты сотрудников) или ведомость в кассу.
2. Нажмите Создать, укажите месяц и вид выплаты «Зарплата за месяц».
3. Для ведомости в банк выберите зарплатный проект.
4. Нажмите Заполнить. Программа подставит сумму к выплате за вычетом аванса, удержаний и НДФЛ.
5. Сверьте колонку НДФЛ: налог удерживается в момент выплаты, поэтому он виден прямо в ведомости.
6. Проведите документ.

Шаг 3. Зарегистрируйте движение денег

Через банк. В Бухгалтерии откройте Банк и касса → Банковские выписки, создайте Списание с видом операции «Перечисление заработной платы» и добавьте в табличную часть оплаченные ведомости. Сумма должна совпасть с итогом ведомостей до копейки.

Через кассу. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям». После выдачи отметьте невыплаченные суммы: их депонируют.

Проводки, которые должны получиться:

Аванс в 1С: способы расчёта и где их настроить

Аванс — это та же ведомость, только с видом выплаты «Аванс». Вопрос в том, откуда программа берёт сумму.

Три способа расчёта в ЗУП 3.1

Способ задаётся в документе Приём на работу или Кадровый перевод по каждому сотруднику:

При третьем способе сначала проводят документ Начисление за первую половину месяца, и только затем ведомость с видом «Аванс». Иначе ведомость заполнится нулями.

НДФЛ с аванса

С 2023 года датой получения дохода по НДФЛ считается дата выплаты. Поэтому налог удерживают и с аванса, а не только при окончательном расчёте.

Пример. Оклад 60 000 ₽, аванс 40% — 24 000 ₽. НДФЛ 13% с аванса: 24 000 × 13% = 3 120 ₽. На карту уходит 20 880 ₽. При окончательном расчёте удерживают оставшиеся 60 000 × 13% − 3 120 = 4 680 ₽, к выплате 36 000 − 4 680 = 31 320 ₽. Итого на руки 52 200 ₽, НДФЛ 7 800 ₽.

💡 Если аванс заметно расходится с половиной зарплаты из-за больничного или отпуска, проверьте способ расчёта у сотрудника. Фиксированная сумма не учитывает отсутствия, и в конце месяца может получиться долг сотрудника перед организацией.

Отпускные и больничные между авансом и зарплатой

В документах Отпуск и Больничный лист есть поле способа выплаты: межрасчётная, с авансом или с зарплатой. Межрасчётную выплату оформляют отдельной ведомостью с соответствующим видом выплаты. Отпускные нужно перечислить не позднее чем за три дня до начала отпуска, поэтому для них почти всегда выбирают межрасчётную ведомость.

Оплата поставщикам и подрядчикам по безналу

Здесь ведомость не нужна. Работает связка «платёжное поручение → списание с расчётного счёта».

Шаг 1. Создайте платёжное поручение

1. Откройте Банк и касса → Платежные поручения → Создать.
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Выберите получателя, договор и счёт контрагента.
4. Укажите сумму и ставку НДС, проверьте назначение платежа.
5. Сохраните и выгрузите в банк или отправьте через обмен с банком.

Быстрее создавать платёжку на основании документа поступления: откройте накладную или акт и нажмите Создать на основании. Контрагент, договор и сумма заполнятся сами.

Шаг 2. Отразите списание

После загрузки выписки банка программа создаёт Списание с расчетного счета. Если выписку не загружаете, откройте платёжное поручение и отметьте его оплаченным: списание создастся автоматически.

Разнесение на 60.01 или 60.02 программа делает сама по остатку расчётов в договоре. Поэтому договор в платёжке выбирайте тот же, по которому шла поставка.

Подрядчик — физлицо

Физлицу по договору ГПХ платят как сотруднику: в ЗУП оформляют договор и акт приёмки работ, затем ведомость. Организация здесь налоговый агент, НДФЛ удерживается при выплате. Самозанятому и ИП НДФЛ не удерживают, им платят платёжкой «Оплата поставщику» по договору с контрагентом.

Выдача денег под отчёт: лимиты и сроки

Подотчётные суммы — единственная выплата, где почти всегда участвует касса.

Как выдать

• Наличными: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выдача подотчетному лицу». Проводка Дт 71.01 Кт 50.01.
• На карту: списание с расчётного счёта с тем же видом операции. Проводка Дт 71.01 Кт 51.

Основание — заявление сотрудника или распорядительный документ руководителя с суммой и сроком (порядок задаёт Указание Банка России № 3210-У).

Как закрыть

Отчёт сотрудника оформляют в Банк и касса → Авансовые отчеты. На вкладках указывают товары, оплаты поставщикам и прочие расходы. Перерасход возвращают сотруднику расходным ордером, остаток он сдаёт в кассу приходным.

Ограничения

• ⏳ Авансовый отчёт сдают в течение трёх рабочих дней после срока, на который выданы деньги, или после выхода на работу.
• 💰 Расчёты наличными между организациями и ИП по одному договору ограничены 100 000 ₽ (Указание № 5348-У). Это касается и покупок через подотчётное лицо от имени организации.
• 🚫 Подотчётные деньги — не доход сотрудника, НДФЛ не удерживается. Исключение — суточные сверх нормы и неподтверждённые расходы, которые организация решила не взыскивать.

Какую выплату вы оформляете

Что сверяет ФНС по выплатам и как подготовиться

Каждая выплата физлицу оставляет след в трёх местах: в 6-НДФЛ, в уведомлении об исчисленных суммах и в карточке ЕНС. Инспекция сравнивает их между собой.

Что попадает под сравнение

Сроки перечисления НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• 📅 налог, удержанный с 1-го по 22-е число, — не позднее 28-го числа того же месяца;
• 📅 удержанный с 23-го числа по последнее число месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца;
• 📅 удержанный с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Уведомление об исчисленном НДФЛ подают до 25-го числа. Поэтому аванс 25-го и зарплата 10-го попадают в разные отчётные периоды уведомлений, и путать их даты нельзя.

Как проверить до сдачи

1. Сформируйте Анализ НДФЛ по месяцам или аналогичный отчёт из журнала отчётов по НДФЛ в зарплатном разделе.
2. Сверьте удержанный налог с суммами, перечисленными на ЕНП.
3. Проверьте, что нет ведомостей с выплатой без удержания: они дают расхождение «исчислено больше, чем удержано».
4. Сформируйте 6-НДФЛ и запустите встроенную проверку контрольных соотношений.

💡 6-НДФЛ сдают ежеквартально до 25-го числа месяца после квартала, годовой — до 25 февраля.

Как ускорить выплаты: настройки, которые экономят время

Обмен с банком

Через сервис обмена с банком платёжки уходят в банк из 1С, а выписки загружаются обратно без файлов. Настраивается в Банк и касса → Банковские выписки, команда отправки и загрузки в командной панели списка. После настройки выписка сама создаёт списания и поступления и связывает их с платёжными поручениями.

Файловый обмен по зарплатному проекту

В зарплатном проекте включают обмен электронными документами с банком. Ведомость в банк выгружается файлом реестра, а подтверждение зачисления загружается обратно. Сотрудникам без открытого лицевого счёта программа не даст попасть в реестр, и вы сразу видите, кому карту ещё не выпустили.

Способ выплаты по умолчанию

• 👥 Укажите сотрудникам способ выплаты в карточке: ведомости тогда заполняются без ручного выбора.
• 🗓 Задайте даты выплаты аванса и зарплаты в настройках расчёта зарплаты: от них зависят сроки НДФЛ в отчётности.
• 📑 Для поставщиков создавайте платёжки на основании поступления, а не вручную: меньше ошибок в договоре и сумме.

Права на проведение

Дайте право проводить списание с расчётного счёта только тем, кто отвечает за банк. Расчётчик формирует ведомость, казначей её оплачивает. Двойной контроль ловит большую часть ошибок до того, как деньги ушли.

Ошибки при выплатах в 1С, которые всплывают через месяц