Зачёт встречных долгов клиента и поставщика в 1С:Управление торговлей 11

Взаимозачёт в 1С 11 (Управление торговлей 11, а также Комплексная автоматизация 2 и ERP 2) делают документом «Взаимозачет задолженности» в разделе Финансы (в КА и ERP — Казначейство). В нём на одной вкладке указывают долг контрагента перед вами, на другой — ваш долг перед ним, и равная сумма гасится с обеих сторон.

Типичная ситуация: компания и продаёт товар партнёру, и покупает у него. В ведомости висит и дебиторка, и кредиторка, а живых денег никто гонять не хочет. Ниже порядок, при котором зачёт пройдёт с первого раза и не сломает сверку.

Подготовка к взаимозачёту: какие долги можно зачесть

Зачёт по статье 410 ГК РФ возможен при трёх условиях:

• 🔁 встречность — вы должны контрагенту, а он вам;
• 📦 однородность — оба обязательства денежные (обычно рубли);
• ⏰ срок наступил — по обоим долгам наступил срок оплаты или он не указан.

Статья 411 ГК РФ запрещает зачёт, например, по требованиям, по которым истёк срок исковой давности. Если поставщик уже передал долг по цессии, зачёт с ним тоже под вопросом — согласуйте с юристом.

Есть ещё два случая, когда зачёт лучше не делать без юриста:

• ⚖️ Контрагент в процедуре банкротства. После введения процедуры зачёт может нарушить очерёдность требований кредиторов, и его оспорят. Проверьте контрагента по картотеке арбитражных дел до подписания акта.
• 📑 Долг уже в суде. Если по одной из сумм идёт спор, зачитывать её рано: сумма может измениться решением суда.

Для обычных торговых отношений, где оба долга подтверждены накладными и актом сверки, ограничений нет.

Что проверить в базе до создания документа

1. Откройте Финансы → Отчеты по финансам и сформируйте ведомости расчётов с клиентами и с поставщиками по нужному партнёру на дату зачёта.
2. Убедитесь, что все отгрузки и поступления проведены, а оплаты разнесены. Непроведённая реализация — самая частая причина «пропавшей» дебиторки.
3. Сверьте суммы с контрагентом актом сверки. В УТ 11 его делают документом «Акт сверки взаиморасчётов» — заполните, распечатайте, получите подписанный экземпляр.
4. Зафиксируйте, по каким договорам и документам идёт зачёт. Сумма зачёта — меньшая из двух задолженностей.

Настройка договоров и соглашений для взаимозачёта в 1С 11

В УТ 11 расчёты ведутся в разрезе партнёра, контрагента, организации и — в зависимости от настроек — договора, соглашения или заказа. От этой детализации зависит, как будет заполняться документ.

Включить договоры

Флаги находятся в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи и → Закупки. Там включают использование договоров с клиентами и с поставщиками. Без договоров зачёт тоже делается, но тогда долг видно только в разрезе соглашений и документов.

Партнёр и контрагент

В УТ 11 это разные справочники. Партнёр — компания или группа компаний, с которой вы работаете. Контрагент — конкретное юрлицо или ИП с ИНН, на которое оформляются документы. Если одно юрлицо заведено дважды — два контрагента с одним ИНН под разными партнёрами, — документ не увидит встречный долг на одной стороне. Тогда на вкладках придётся выбирать разные карточки, а дубли стоит разобрать отдельно, после зачёта и с бэкапом базы.

Порядок расчётов

В соглашении или договоре есть реквизит порядка расчётов: по договорам, по заказам или по накладным. Для взаимозачёта он важен:

Валюта взаиморасчётов

Проще всего, когда у обоих договоров одна валюта — рубли. Если у одного из них валюта взаиморасчётов другая, сумма пересчитается по курсу. После проведения обязательно проверьте остаток по ведомости.

Как сделать взаимозачёт в 1С 11: пошагово

Пример. ООО «Альфа» должна вам 150 000 ₽ за отгруженный товар. Вы должны ООО «Альфа» 90 000 ₽ за поставку материалов. Зачитываем 90 000 ₽.

Шаг 1. Создать документ

Перейдите в Финансы и откройте журнал документов взаимозачёта и списания задолженности. Нажмите Создать и выберите «Взаимозачет задолженности». Если журнал не виден в панели раздела, откройте его через Все функции → Документы — названия меню в разных релизах немного различаются.

Шаг 2. Заполнить шапку

• Организация — ваше юрлицо, от которого числятся оба долга.
• Дата — дата соглашения о зачёте или акта.
• Валюта — валюта документа, обычно RUB.
• Сумма — заполнится из табличных частей.

Шаг 3. Дебиторская задолженность

На вкладке дебиторской задолженности укажите партнёра и контрагента — ООО «Альфа». Нажмите кнопку заполнения: программа подберёт долги клиента по договорам или документам. Оставьте только те строки, которые зачитываете, и поставьте сумму 90 000.

Шаг 4. Кредиторская задолженность

На вкладке кредиторской задолженности то же самое: ООО «Альфа» как поставщик, заполнение, нужная строка, 90 000.

Суммы на двух вкладках должны совпасть до копейки — иначе документ не проведётся.

Шаг 5. Провести и распечатать

Нажмите Провести и закрыть. Из документа можно напечатать соглашение (акт) о зачёте взаимных требований. Подпишите его обеими сторонами — это первичный документ для бухгалтерии и налоговой.

Итог примера: долг «Альфы» перед вами — 60 000 ₽, ваш долг перед ней — 0.

Что должно быть в акте о зачёте

Печатная форма из 1С — удобная заготовка, но перед подписанием проверьте содержание. В акте должны быть:

• 🏢 полные наименования, ИНН и КПП обеих сторон;
• 📄 основания каждого долга: номер и дата договора, номера и даты накладных или УПД;
• 💰 сумма каждого зачитываемого обязательства и общая сумма зачёта;
• 🧾 сумма НДС в составе зачитываемых сумм, если она есть;
• 📌 остатки задолженности после зачёта у каждой стороны;
• ✍️ подписи уполномоченных лиц и дата.

Акт составляют в двух экземплярах. Если контрагент не подписывает его, зачёт можно провести и по одностороннему заявлению. Тогда сохраните доказательство, что заявление получено: опись вложения, отметку о вручении или документ в ЭДО.

Если документ не заполняется

Когда кнопка заполнения возвращает пустую таблицу, пройдите по порядку:

1. Сравните организацию в шапке с организацией в накладных. В базе с несколькими юрлицами это частая путаница.
2. Проверьте, что партнёр в документе тот же, что и в договоре. В УТ 11 у одного контрагента может быть несколько партнёров, и долг числится на конкретном из них.
3. Посмотрите дату документа. Программа подбирает долги на эту дату — если реализация проведена позже, её не будет.
4. Если всё совпадает, а долга нет, добавьте строку вручную, выбрав договор или документ расчётов из списка.

Что сформирует взаимозачёт: регистры и проводки

Управление торговлей 11 бухгалтерских проводок не делает. После проведения документ уменьшает остатки в регистрах расчётов с клиентами и с поставщиками.

Если УТ 11 синхронизирована с Бухгалтерией предприятия 3.0, документ уходит в БП как «Корректировка долга » с видом операции «Взаимозачет». В БП он даёт проводки:

В БП 3.0 этот документ можно сделать и вручную: Покупки → Расчеты с контрагентами → Корректировка долга или тот же пункт в разделе Продажи, вид операции «Взаимозачет».

НДС при взаимозачёте

С 2019 года перечислять НДС отдельной платёжкой при зачёте взаимных требований не нужно: эту обязанность убрали из статьи 168 НК РФ. Вычет входного НДС по поступлению принимается в обычном порядке, по счёту-фактуре.

Зачёт с участием третьих лиц

Трёхсторонний зачёт нужен, когда цепочка замыкается через третью компанию. Пример: «Альфа» должна вам, вы должны «Бете», а «Бета» должна «Альфе».

Юридически это не зачёт по статье 410 ГК РФ — встречности между двумя сторонами нет. Оформляют трёхстороннее соглашение, которое подписывают все участники.

В 1С 11 действуйте так:

1. В том же документе «Взаимозачет задолженности» на вкладке дебиторки укажите «Альфу», на вкладке кредиторки — «Бету».
2. Суммы на обеих сторонах одинаковые, как и в двустороннем зачёте.
3. В комментарии укажите номер и дату трёхстороннего соглашения.
4. В бухгалтерии проверьте аналитику: в проводке Дт 60 Кт 62 будут разные контрагенты.

Массовый взаимозачёт и автоматический зачёт авансов

Отдельной обработки «зачесть всё со всеми» в УТ 11 нет. Каждый взаимозачёт — это соглашение с конкретным контрагентом, его нельзя провести без бумаги.

Ускорить работу можно так:

• 📊 Найти кандидатов отчётом. В ведомостях расчётов с клиентами и поставщиками отберите партнёров, у которых есть и дебиторка, и кредиторка. Удобно вывести оба отчёта и отсортировать по партнёру.
• 📝 Заполнять одним кликом. Кнопка заполнения в документе подтягивает все долги партнёра. Удалить лишние строки быстрее, чем набирать вручную.
• 📅 Делать зачёт регулярно. Например, раз в месяц перед закрытием периода, после акта сверки.
• 🔄 Не делать зачёт авансов вручную. Внутри одного договора или соглашения аванс и отгрузка зачитываются автоматически при проведении документов.

Для крупных сетей контрагентов, где зачётов десятки в месяц, иногда пишут доработку: обработку, которая создаёт черновики документов по ведомости. Проводить их всё равно лучше вручную, после подписания соглашений.

Как проверить результат взаимозачёта

После проведения выполните три проверки:

Делайте проверку в тот же день: через месяц, когда пройдут новые отгрузки и оплаты, найти ошибку зачёта в ведомости заметно сложнее.

1. Ведомости расчётов. Сформируйте ведомость с клиентами и с поставщиками по партнёру. Дебиторка и кредиторка должны уменьшиться ровно на сумму зачёта.
2. Акт сверки. Сделайте новый акт сверки на дату после зачёта. В нём документ взаимозачёта отражается отдельной строкой.
3. Бухгалтерия. Если идёт обмен с БП 3.0 — дождитесь синхронизации и проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 в разрезе контрагента.

Типичные ошибки

Частые вопросы