Как 1С зачитывает предоплату покупателей и поставщиков: настройки, проводки, НДС

В 1С:Бухгалтерии 8.3 зачет аванса чаще всего делать вручную не нужно: программа сама зачитывает предоплату при проведении документа отгрузки или поступления, если оплата и документ относятся к одному контрагенту и одному договору. Для покупателя это проводка Дт 62.02 Кт 62.01, для поставщика — Дт 60.01 Кт 60.02. Отдельный документ «Корректировка долга » нужен, только когда аванс надо зачесть по другому договору или другому контрагенту.

Три способа покрывают почти все случаи: автоматический зачет в документе (по умолчанию), зачет по конкретной платежке (режим «По документу») и ручной перенос через «Корректировку долга ». Выбор зависит от того, совпадают ли договор и контрагент в оплате и отгрузке.

Когда в 1С возникает зачет аванса

Аванс — это деньги, которые пришли или ушли раньше отгрузки. Пока товар не отгружен, сумма висит на авансовом субсчете. В момент отгрузки долг и предоплата встречаются, и программа их гасит друг другом.

Субсчета, которые участвуют в зачете:

Зачет нужен в трёх ситуациях:

• 📦 оплата пришла раньше отгрузки — обычная предоплата;
• 🔁 часть оплаты пришла заранее, остальное после — частичная предоплата;
• 🧾 аванс получен по одному договору, а отгрузка прошла по другому — тут автоматика не сработает.

Какой способ зачета аванса выбрать в 1С 8.3

В документах реализации и поступления есть ссылка «Расчеты» (в шапке документа, рядом с договором). Она открывает форму со счетами учёта расчётов и полем «Зачет аванса». В нём три значения.

Если зачет надо провести между разными договорами или контрагентами, ни один режим документа не поможет. Для этого служит «Корректировка долга»: Продажи → Корректировка долга для покупателей и Покупки → Корректировка долга для поставщиков.

Зачет аванса покупателя в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Пример: покупатель ООО «Вектор» 3 марта перечислил предоплату 122 000 руб. (в том числе НДС 22% — 22 000 руб.). 12 марта вы отгрузили товар на всю сумму.

Шаг 1. Отразите поступление оплаты

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и загрузите выписку или создайте документ «Поступление на расчетный счет».
2. Вид операции — «Оплата от покупателя».
3. Укажите контрагента и тот же договор, по которому будет отгрузка.
4. Проведите документ. Счёт авансов 62.02 программа подставит сама, если на дату оплаты по договору нет долга.

Проводка: Дт 51 Кт 62.02 — 122 000 руб.

Шаг 2. Выпишите счет-фактуру на аванс

1. В документе поступления внизу нажмите ссылку «Выписать счет-фактуру». Для пачки оплат за период удобнее обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс» — она есть в разделе Банк и касса.
2. В счете-фактуре проверьте ставку: для аванса это расчётная ставка 22/122.

Проводка: Дт 76.АВ Кт 68.02 — 22 000 руб.

Шаг 3. Проведите реализацию

1. Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка «Реализация» → вид «Товары», «Услуги» или смешанный.
2. Выберите того же контрагента и договор.
3. Нажмите ссылку «Расчеты» и убедитесь, что в поле «Зачет аванса» стоит «Автоматически».
4. Заполните табличную часть и проведите.

Проводки, которые появятся:

Дт 62.01  Кт 62.02   122 000  — зачет аванса
Дт 62.01  Кт 90.01   122 000  — выручка
Дт 90.03  Кт 68.02    22 000  — НДС с реализации
Дт 90.02  Кт 41.01   (себестоимость)

Посмотреть их можно кнопкой ДтКт в форме документа.

Шаг 4. Примите НДС с аванса к вычету

Вычет делают регламентным документом «Формирование записей книги покупок»: Операции → Регламентные операции НДС. Создайте его последним днём квартала и нажмите «Заполнить». Аванс попадёт на вкладку с полученными авансами.

Проводка: Дт 68.02 Кт 76.АВ — 22 000 руб. Запись уходит в книгу покупок с кодом вида операции 22.

Аванс, выданный поставщику: как его зачесть

Зеркальная схема. Вы заплатили поставщику 61 000 руб. 5 апреля, товар поступил 20 апреля.

1. «Списание с расчетного счета», вид операции «Оплата поставщику», договор с видом «С поставщиком». Проводка Дт 60.02 Кт 51.
2. Документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» по тому же договору. В ссылке «Расчеты» оставьте «Зачет аванса: Автоматически».
3. После проведения появится Дт 60.01 Кт 60.02 — 61 000 руб., а затем обычные проводки оприходования.

Если поставщик прислал счет-фактуру на аванс, его регистрируют документом «Счет-фактура полученный» на аванс (создаётся из списания с расчетного счета). Дальше:

• ✅ вычет НДС с аванса — Дт 68.02 Кт 76.ВА документом «Формирование записей книги покупок»;
• ↩️ восстановление при поступлении товара — Дт 76.ВА Кт 68.02 документом «Формирование записей книги продаж» (там же, в регламентных операциях НДС).

Частичный зачет аванса и перенос долга между договорами

Отгрузка меньше аванса

Покупатель заплатил 122 000 руб., вы отгрузили на 61 000 руб. (НДС 11 000 руб.).

Программа делит сумму сама. Остаток аванса зачтётся при следующей реализации по договору.

Отгрузка больше аванса

Аванс 61 000 руб., отгрузка 122 000 руб. Зачтётся 61 000, ещё 61 000 руб. останется долгом покупателя на 62.01. Когда придёт доплата, банк проведёт её сразу как погашение долга Дт 51 Кт 62.01, без аванса и без счета-фактуры на аванс.

Аванс по другому договору

Пример: покупатель заплатил по договору № 7, а отгрузку оформили по договору № 9. Действия:

1. Продажи → Корректировка долга, кнопка «Создать».
2. Выберите вид операции зачета авансов.
3. Укажите контрагента. На вкладке с авансами — договор № 7 и сумму, на вкладке с задолженностью — договор № 9.
4. Проведите. В проводке будет Дт 62.02 Кт 62.01 с разными договорами в аналитике.

Основанием служит письмо покупателя о переносе оплаты или соглашение о зачете. Без документа налоговая может посчитать, что аванс по договору № 7 не отработан.

НДС при зачете аванса: что попадает в книги

Сводная схема для продавца:

Для покупателя, который принимал НДС с аванса к вычету:

Сумма к вычету у продавца равна НДС, приходящемуся на зачтённую часть. Если отгрузка частичная, вычитается только эта часть (п. 6 ст. 172 НК РФ): в примере выше — 11 000 руб. из 22 000 руб.

Почему аванс не зачелся: частые причины

Если после проведения реализации на 62.02 остался аванс, а на 62.01 — долг того же покупателя, почти всегда виновата одна из этих причин.

• 📄 Разные договоры в оплате и отгрузке. Самая частая причина. Откройте оба документа и сравните поле «Договор».
• 📅 Последовательность документов. Реализацию провели раньше, чем внесли оплату с более ранней датой. При проведении 1С зачитывает только авансы, которые уже были в базе. Перепроведите реализацию.
• ⚙️ Режим «Не зачитывать» в ссылке «Расчеты» — его могли поставить вручную или он скопировался из старого документа.
• 🏢 Разные контрагенты-дубли: «Вектор ООО» и «ООО Вектор» с одним ИНН. Объедините дубли или сделайте «Корректировку долга».
• 🧮 Ручная операция поверх автоматики. Бухгалтер сделал зачет «Операцией (бухгалтерской)», а потом исправил договор в реализации. Получился двойной зачет и отрицательный остаток на 62.02.

Для проверки сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 62 с детализацией по контрагентам и договорам. Если у одного договора одновременно есть дебет 62.01 и кредит 62.02 — это незачтённый аванс. Тот же признак для поставщиков: кредит 60.01 и дебет 60.02.

Массовый перезачет авансов задним числом

Когда документы вносили не по порядку или правили договоры в прошлых месяцах, зачет авансов «съезжает» сразу по многим покупателям. Править каждую реализацию руками долго.

Перепроведите документы за период: Операции → Групповое перепроведение документов. Программа проведёт их в хронологическом порядке, и каждая отгрузка зачтёт авансы, которые на её дату уже были.

Порядок действий:

1. Сделайте резервную копию базы — перепроведение меняет проводки закрытых месяцев.
2. Снимите дату запрета изменения данных, если она стоит на нужном периоде (настройка дат запрета находится в разделе Администрирование, в группе пользователей и прав).
3. Запустите групповое перепроведение с первого месяца, где нашли ошибку.
4. Повторите «Закрытие месяца» и регламентные операции НДС за все затронутые периоды.
5. Сверьте ОСВ по 62 и 60 и верните дату запрета.

Ещё одна точка автоматизации — загрузка выписки из клиент-банка. Если в назначении платежа покупатель указывает номер договора, 1С при загрузке может подобрать нужный договор сама. Чем чаще договор определяется верно в выписке, тем реже приходится чинить зачет потом.

Частые вопросы