Как перенести таблицу Excel в справочники и документы 1С 8.3 без ручного ввода

Загрузить данные в 1С из Excel можно двумя способами. Первый — встроенная команда Загрузить в списке номенклатуры и над табличной частью «Товары» в документах БП 3.0 и УТ 11. Второй — внешняя обработка «Загрузка данных из табличного документа», которая умеет загружать в любой справочник, табличную часть или регистр сведений .

Оба способа работают одинаково: вы вставляете таблицу, указываете, какая колонка Excel в какое поле 1С идёт, и по какому полю искать уже существующие элементы. Большая часть проблем при импорте возникает не в 1С, а в самом файле, поэтому начинать стоит с него.

Подготовка файла Excel перед загрузкой в 1С

Программа читает таблицу буквально. Объединённая ячейка, пробел в конце артикула или число, записанное текстом, — и строка не загрузится или создаст дубль.

Что сделать с таблицей

1. Одна строка — один объект. Один товар, один контрагент, одна строка документа. Итоги, подзаголовки и пустые строки посередине удалите.
2. Одна строка заголовка. Шапка из двух-трёх уровней с объединёнными ячейками ломает сопоставление. Оставьте одну строку с понятными названиями колонок.
3. Разъедините все ячейки. Выделите лист целиком → Главная → Объединить и поместить в центре → Отменить объединение ячеек.
4. Уберите лишние пробелы. Функция =СЖПРОБЕЛЫ(A2) в соседней колонке, затем «Копировать → Вставить значения» поверх исходной.
5. Числа — числами. Цены и количества без пробелов-разделителей и без «руб.». Проверка простая: если =СУММ() по колонке даёт ноль — значения записаны текстом.
6. Коды — текстом. ИНН, КПП, артикулы с ведущими нулями задайте форматом «Текстовый» до вставки данных. Иначе Excel превратит 0012345 в 12345, а ИНН из 12 цифр — в 7,71E+11.
7. Значения ссылок — как в 1С. Единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры должны совпадать с тем, что уже есть в справочниках базы.

Типовые несовпадения значений

Перед первой загрузкой сделайте резервную копию базы или потренируйтесь на копии. Массовую загрузку отменить одной кнопкой нельзя: созданные элементы придётся помечать на удаление вручную.

Встроенная команда «Загрузить» в типовых конфигурациях

В актуальных релизах БП 3.0 и УТ 11 загрузка из файла встроена прямо в формы. Отдельная обработка для самых частых задач не нужна.

Если кнопки над табличной частью не видно, загляните в меню Ещё — в разных релизах команда переезжает туда.

Как проходит загрузка встроенной командой

1. Нажмите Загрузить. Откроется форма с пустой таблицей и колонками, которые ждёт 1С.
2. Скопируйте данные из Excel и вставьте их в эту таблицу. Порядок колонок можно подогнать под форму или наоборот — сопоставить на следующем шаге.
3. Нажмите Далее. Программа покажет, какие строки она нашла в базе, какие создаст новыми, а какие не распознала.
4. Для нераспознанных строк выберите значение вручную или исправьте файл и вставьте заново.
5. Нажмите Загрузить данные (на последнем шаге кнопка может называться иначе — это финальная кнопка формы).

Плюс встроенного способа — проверка до записи. Вы видите результат сопоставления и можете отказаться от загрузки, ничего не испортив.

Универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа»

Когда встроенной команды нет — для контрагентов в ряде релизов, для договоров, цен, своих справочников, регистров сведений — используют универсальную обработку. Её распространяют через информационно-технологическое сопровождение (ИТС) вместе с другими стандартными обработками. Для 8.3 нужна версия под управляемые формы, файл с суффиксом УФ в имени.

Как открыть обработку

1. Главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу) → Файл → Открыть.
2. Выберите файл .epf.
3. Если появится предупреждение о безопасности, подтвердите открытие. Внешние обработки из непроверенных источников не запускайте: они получают те же права, что и ваш пользователь.

Если пункта Открыть нет или выдаётся ошибка прав — у пользователя нет права на открытие внешних обработок. Это решает администратор базы.

Режимы загрузки

Порядок работы: выбрать режим → указать объект (например, справочник «Номенклатура») → вставить таблицу на вкладке табличного документа → настроить колонки → нажать Контроль заполнения → нажать Загрузить.

Сопоставление колонок Excel и полей 1С

Это ключевой шаг. В универсальной обработке каждая строка настройки — один реквизит объекта. Для неё задаются несколько параметров.

Параметры строки настройки

• ✅ Пометка — загружать ли этот реквизит. Всё лишнее снимите, иначе пустые колонки затрут существующие значения.
• 🔎 Поле поиска — по какому реквизиту искать существующий элемент. Для номенклатуры это обычно артикул, для контрагентов — ИНН.
• 🔢 Номер колонки — номер колонки табличного документа, откуда брать значение.
• 📌 Значение по умолчанию — подставляется, если колонки нет или ячейка пустая. Удобно для вида номенклатуры или ставки НДС, одинаковой для всего файла.
• ⚙️ Режим загрузки — «Искать» (найти значение по тексту ячейки), «Устанавливать» (взять значение по умолчанию) или «Вычислять» (выражение на встроенном языке).

Отдельно задаётся строка, с которой начинаются данные. Если в файле одна строка заголовка, данные начинаются со второй.

Выбор поля поиска

От этого зависит, появятся ли дубли.

Перед боевой загрузкой включите режим «не создавать новых элементов», если он есть в вашей версии обработки, и прогоните файл. Число найденных строк покажет, насколько хорошо работает поиск.

Импорт номенклатуры и контрагентов в справочники 1С

Номенклатура

Минимальный набор колонок: наименование, артикул, единица измерения, вид номенклатуры, ставка НДС. Остальное — по необходимости.

• 📁 Группы. Чтобы товары разложились по папкам, создайте группы заранее и укажите колонку «Группа» с режимом поиска по наименованию. Если группа не найдена, элемент попадёт в корень справочника.
• 🏷️ Вид номенклатуры. В БП 3.0 от вида зависят счета учёта по умолчанию. Неверный вид — неверные проводки при поступлении.
• 💰 Цены. В карточку номенклатуры цена не загружается. Цены записывают отдельно: документом установки цен или в регистр сведений через универсальную обработку.

Контрагенты

Обязательные колонки: наименование, ИНН, КПП (для организаций), вид контрагента — юрлицо или физлицо.

1. Поле поиска — ИНН. Для обособленных подразделений с одинаковым ИНН используйте пару ИНН + КПП, иначе они схлопнутся в один элемент.
2. Полное наименование заполняйте отдельной колонкой: оно идёт в печатные формы и счета-фактуры.
3. Банковские счета и контактную информацию универсальная обработка загружает плохо: это отдельные справочники и табличные части. Проще создать контрагентов, а реквизиты подтянуть по ИНН из сервиса заполнения по ИНН, если он подключён.
4. Договоры загружайте вторым проходом, в справочник «Договоры» с владельцем, найденным по ИНН.

Загрузка табличных частей документов: поступления, реализации и заказы

Документ целиком из Excel загружают редко. Обычно создают документ вручную — шапку с контрагентом, складом и договором, — а строки товаров заливают из файла поставщика.

Порядок для поступления товаров

1. Создайте документ поступления, заполните шапку и сохраните его без проведения.
2. Над табличной частью «Товары» нажмите Загрузить.
3. Вставьте из Excel колонки: артикул или наименование, количество, цена, ставка НДС.
4. Проверьте сопоставление: товары, которых нет в базе, программа предложит создать или выбрать вручную.
5. После загрузки сверьте итог документа с итогом накладной поставщика.
6. Проведите документ.

Расхождение итога на копейки — обычно округление. Поставщик считает НДС от суммы строки, а 1С пересчитывает от цены и количества. Сверяйте колонку «Сумма» и правьте её, а не цену.

Заказы

Заказ покупателю и заказ поставщику (в БП 3.0 вместо заказа покупателя — «Счёт покупателю») заполняются тем же механизмом: кнопка загрузки над табличной частью или универсальная обработка в режиме «Загрузка в табличную часть». Для универсальной обработки документ должен быть открыт. Обработка заполнит строки, а пересчёт сумм и скидок выполнит сама форма документа.

Автоматизация: своя обработка, обмен и регламентная загрузка

Ручная загрузка хороша для разовых задач. Если один и тот же файл приходит каждую неделю, его загрузку стоит автоматизировать.

Внешняя обработка

Программист пишет обработку под конкретный файл и подключает её в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Так обработку не нужно каждый раз открывать через меню «Файл», а права на неё выдаются точечно.

Основа такой обработки — чтение файла в табличный документ и обход строк:

&НаСервере
Процедура ЗагрузитьНоменклатуруНаСервере(ИмяФайла)

    ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
    ТабДок.Прочитать(ИмяФайла, СпособЧтенияЗначенийТабличногоДокумента.Значение);

    Для НомерСтроки = 2 По ТабДок.ВысотаТаблицы Цикл

        Артикул = СокрЛП(ТабДок.Область(НомерСтроки, 1, НомерСтроки, 1).Текст);
        Наименование = СокрЛП(ТабДок.Область(НомерСтроки, 2, НомерСтроки, 2).Текст);

        Если ПустаяСтрока(Артикул) Тогда
            Продолжить;
        КонецЕсли;

        Ссылка = Справочники.Номенклатура.НайтиПоРеквизиту("Артикул", Артикул);
        Если Ссылка.Пустая() Тогда
            Объект = Справочники.Номенклатура.СоздатьЭлемент();
            Объект.Артикул = Артикул;
        Иначе
            Объект = Ссылка.ПолучитьОбъект();
        КонецЕсли;

        Объект.Наименование = Наименование;
        Объект.Записать();

    КонецЦикла;

КонецПроцедуры

В реальной обработке к этому добавляют заполнение обязательных реквизитов (вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС), обработку ошибок записи и журнал загруженных строк. Файл при выполнении на сервере должен лежать там, где его видит сервер 1С.

Типовой обмен вместо Excel

Если таблица Excel — промежуточное звено между двумя программами, уберите её. Между конфигурациями 1С данные передаются через формат EnterpriseData, с сайтом — через CommerceML, с банком — через обмен выписками. Excel в такой цепочке — лишний источник ошибок при каждом переносе.

Частые ошибки при импорте из Excel

Частые вопросы