Заказ клиента в 1С:УТ 11 — от выбора партнёра до резерва и отгрузки

Чтобы сделать заказ клиента в 1С :Управление торговлей 11, откройте Продажи → Заказы клиентов, нажмите «Создать», выберите клиента, добавьте товары на вкладке «Товары», укажите вариант обеспечения (например, «Со склада» для резерва) и проведите документ со статусом «К выполнению». После этого на основании заказа создаётся реализация, счёт на оплату или документ оплаты.

Та же логика действует в 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP — интерфейс заказа там почти совпадает с УТ 11. В 1С:Бухгалтерии 3.0 документа «Заказ клиента» нет: его роль выполняет «Счёт покупателю». В 1С:УНФ похожий документ называется «Заказ покупателя».

Зачем нужен заказ клиента и чем он отличается от счёта

Заказ клиента — это договорённость с покупателем: что, сколько, по какой цене и когда отгрузить. Сам по себе он не списывает товар и не формирует бухгалтерских проводок.

Что делает проведённый заказ:

• 📦 резервирует товар на складе, если выбран вариант обеспечения «Со склада» или «Обособленно»;
• 🛒 создаёт потребность для закупки, если товара нет и строка стоит «К обеспечению»;
• 💰 фиксирует расчёты с клиентом, если в соглашении включены расчёты по заказам;
• 🚚 служит распоряжением для отгрузки — реализации или расходного ордера на складе.

Чем заказ отличается от других документов продаж:

Как включить заказы клиентов

Если пункта «Заказы клиентов» нет в разделе «Продажи», механизм выключен. Включается он в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи: найдите группу настроек оптовых продаж и установите флажок использования заказов клиентов.

Там же выбирается вариант работы с заказами. Вариант «заказ как счёт» упрощает документ — без резервирования и обеспечения. Для полноценного резерва нужен вариант с обычными заказами.

Шаг 1. Создание нового заказа клиента и выбор покупателя

Откройте список Продажи → Заказы клиентов и нажмите «Создать». Форма откроется на вкладке «Основное».

Заполните шапку:

1. Клиент — партнёр из справочника. Начните вводить название, 1С подберёт варианты.
2. Контрагент — юрлицо или ИП, на которое пойдут документы. Если у партнёра один контрагент, поле заполнится само.
3. Соглашение — условия продаж: вид цен, порядок оплаты, валюта. Если соглашения в базе не используются, поля не будет.
4. Организация — ваше юрлицо-продавец, если их несколько.
5. Склад — откуда планируется отгрузка.
6. Дата отгрузки — желаемая дата. Она влияет на обеспечение и на планирование работы склада.

Если клиента ещё нет в базе

Нажмите «Создать» прямо в поле «Клиент». В УТ 11 откроется помощник регистрации нового партнёра: он сразу создаёт партнёра, контрагента и контактное лицо. Достаточно указать наименование, ИНН и КПП — по ИНН реквизиты можно заполнить из сервиса, если подключена интернет-поддержка.

Статус заказа

Статус задаёт, что программа делает с заказом при проведении:

Если в базе включено согласование заказов, перевести документ из «Не согласован» дальше сможет только пользователь с правом согласования.

Шаг 2. Заполнение табличной части товарами

Перейдите на вкладку «Товары». Добавлять позиции можно тремя способами.

Ручной ввод

Нажмите «Добавить», выберите номенклатуру, укажите количество. Цена подставится из вида цен соглашения. Для характеристик (размер, цвет) заполните одноимённую колонку — без неё строка с номенклатурой, у которой ведётся учёт по характеристикам, не проведётся.

Подбор товаров

Кнопка «Подбор товаров» открывает окно с каталогом. В нём видны остатки на складе и цены. Удобно, когда позиций много: отмечаете количество прямо в списке и переносите в заказ одной кнопкой.

Сделайте в окне подбора колонку со свободным остатком видимой. Тогда менеджер сразу видит, что можно поставить в резерв, а что придётся заказывать.

Загрузка из файла

Если клиент прислал заявку в Excel, используйте команду загрузки из внешнего файла над табличной частью. 1С сопоставит артикулы или наименования с номенклатурой. Строки, которые не нашлись, программа покажет отдельно — их нужно сопоставить вручную.

Услуги в заказе

Услуги (доставка, монтаж) добавляются в ту же табличную часть. Для них не нужен склад и обеспечение — колонка варианта обеспечения для услуги не используется.

Шаг 3. Обеспечение и резервирование товара на складе

Обеспечение — это ответ на вопрос «откуда возьмётся товар для этой строки». Оно задаётся по каждой строке в колонке варианта обеспечения на вкладке «Товары».

Основные варианты:

• ✅ Со склада — товар резервируется из свободного остатка выбранного склада;
• 🔒 Обособленно — резерв жёстко закрепляется за этим заказом, другие заказы его не заберут;
• 🛒 К обеспечению — товара нет, строка попадает в потребности для закупки или перемещения;
• 🚚 Отгрузить — товар есть, отгрузка возможна сразу; доступно при статусе «К выполнению»;
• ⏸ Не требуется — строка не резервируется и не порождает потребностей.

Как заполнить обеспечение для всех строк сразу

Над табличной частью есть команда заполнения обеспечения. Она открывает окно, где можно задать правило для выделенных строк. Например: «зарезервировать то, что есть на складе, остальное — к обеспечению». Программа сама разобьёт строку, если свободного остатка хватает только на часть количества.

Пример: клиент заказал 50 коробок, на складе свободно 32. После заполнения обеспечения получатся две строки — 32 шт. «Со склада» и 18 шт. «К обеспечению». Итог 32 + 18 = 50, количество в заказе не изменилось.

Шаг 4. Цены и скидки в заказе клиента

Цены подставляются автоматически из вида цен, указанного в соглашении. Если соглашения не используются — из вида цен по умолчанию.

Как поменять цены

• 🔄 Перезаполнить все цены — после смены соглашения или вида цен воспользуйтесь командой заполнения цен над табличной частью;
• ✏️ Изменить цену вручную — исправьте значение в колонке «Цена». Если у пользователя нет права на ручное изменение цен, поле будет недоступно;
• 💱 Валюта — берётся из соглашения. Чтобы выставить заказ в другой валюте, нужно другое соглашение.

Скидки

В заказе работают два вида скидок.

Ручные. Менеджер указывает процент или сумму скидки в колонках строки. Есть и общая скидка на весь документ — она распределяется по строкам пропорционально сумме. Предел ручной скидки ограничивается настройками прав пользователя.

Автоматические. Настраиваются заранее: «скидка 5 % при заказе от 100 000 ₽», «каждая десятая единица бесплатно» и т. п. В заказе их нужно рассчитать командой расчёта скидок. До этого в строках стоят цены без автоматических скидок.

Пример расчёта: 40 шт. по 2 500 ₽ = 100 000 ₽. Условие «5 % от 100 000 ₽» выполнено, скидка 5 000 ₽, к оплате 95 000 ₽.

НДС и суммы

Ставка НДС берётся из карточки номенклатуры. Флаг «Цена включает НДС» зависит от вида цен. Итоговую сумму с НДС видно внизу формы — сверьте её с тем, что обещали клиенту, до печати счёта.

Шаг 5. Проведение заказа клиента и дальнейшие действия

Перед проведением проверьте статус и даты. Нажмите «Провести и закрыть» или «Провести». После проведения:

• товар со «Со склада» уходит в резерв — свободный остаток уменьшается;
• строки «К обеспечению» появляются в потребностях для закупки;
• при расчётах по заказам у клиента появляется задолженность к оплате по графику из соглашения.

Что можно создать на основании заказа

Кнопка «Создать на основании» в форме или в списке заказов:

1. Счёт на оплату — если клиенту нужен отдельный счёт. Часто достаточно печатной формы счёта прямо из заказа.
2. Поступление денег — приходный кассовый ордер или поступление безналичных ДС с привязкой к заказу.
3. Реализация товаров и услуг — отгрузка. Заказ должен быть в статусе «К выполнению».
4. Заказ поставщику — если товар закупается под конкретного клиента.

Печатные формы

Из заказа печатаются бланк заказа и счёт на оплату. Бланк заказа удобно отправлять клиенту на согласование до перевода в «К выполнению». Команда «Печать» находится в командной панели документа.

Частичная отгрузка и закрытие

Если клиент забирает товар частями, создавайте несколько реализаций на основании одного заказа. Каждая заберёт только неотгруженный остаток.

Если часть позиций клиент отменил, не удаляйте строки из проведённого и частично отгруженного заказа. Установите в строке признак отмены и укажите причину — резерв снимется, а история останется в документе. Когда отгружено всё нужное, переведите заказ в статус «Закрыт».

Частые ошибки при оформлении заказа клиента

Ещё две ошибки, о которых программа не предупреждает:

• ❌ Заказ на неверного контрагента. У партнёра может быть несколько юрлиц. Проверьте ИНН до печати — переделывать придётся и заказ, и всё, что на нём основано.
• ❌ Дата отгрузки «на сегодня» для всего подряд. Тогда склад не видит реальную очередь, а отчёты по просроченным заказам забиваются ложными «просрочками».

Частые вопросы