Оформление заказа клиента в 1С 8: от создания до отгрузки

Заказ клиента оформляют в разделе Продажи → Заказы клиентов → Создать. Это рабочий документ менеджера: в нём фиксируют, что и в каком количестве клиент хочет купить, по какой цене и к какому сроку. Чтобы кнопка «Создать» вообще появилась, в программе должна быть включена функциональная опция «Заказы клиентов».

Разберём, как сделать заказ в 1С 8 — от настройки и подбора товаров до резервирования остатка, статусов и печати счёта. Речь про конфигурацию «Управление торговлей» редакции 11 с интерфейсом «Такси». В «Управлении нашей фирмой» тот же документ называется «Заказ покупателя» и лежит в другом разделе, а в «Бухгалтерии предприятия» полноценного заказа нет — там покупателю выставляют «Счёт покупателю».

Настройки, без которых заказа не будет

Документ «Заказ клиента» по умолчанию скрыт. Его включают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. В группе оптовых продаж установите флажок «Заказы клиентов» и выберите вариант использования заказа — от него зависит, что именно заказ умеет:

• 🧾 Заказ как счёт — только печать счёта и контроль оплаты. Резервирования и отслеживания отгрузки нет.
• 📦 Заказ только со склада — резервирует остаток, который уже лежит на складе.
• 🔁 Заказ со склада и под заказ — добавляет возможность заказать у поставщика то, чего на складе не хватает.

Там же включается использование статусов заказов — без этой галочки поле «Статус» в документе не появится, и отслеживать выполнение будет нечем.

Отдельно проверьте, что у менеджера есть права на раздел «Продажи», а в соглашении с клиентом задан вид цен и склад отгрузки — тогда шапка заказа будет заполняться автоматически.

Соглашения с клиентами и виды цен настраивают заранее, один раз. Виды цен задают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Маркетинг, сами цены устанавливают документом «Установка цен номенклатуры». Соглашение связывает клиента с конкретным видом цен, валютой, складом и графиком оплаты. Чем полнее заполнено соглашение, тем меньше менеджер правит руками в каждом заказе — а значит, меньше ошибок в цене и условиях.

Создаём новый заказ клиента

Откройте Продажи → Заказы клиентов и нажмите «Создать». Номер и дату программа подставит сама; дату при необходимости поправьте под фактический день обращения.

В шапке документа заполните:

1. Клиент — выберите из справочника контрагентов. Если клиент новый, его можно завести прямо из поля выбора.
2. Соглашение — типовое или индивидуальное. Соглашение подтягивает вид цен, склад, условия и график оплаты, валюту. Это экономит ручную настройку по каждому заказу.
3. Организация — от чьего лица продаёте (если организаций в базе несколько).
4. Склад — откуда планируется отгрузка. От склада зависят доступные остатки для резерва.
5. Желаемая дата отгрузки — ориентир для планирования и для статуса обеспечения.

Приоритет заказа (высокий, средний, низкий) влияет только на очерёдность обеспечения, когда товара на всех не хватает. На обычный заказ его можно не трогать.

Сам документ разбит на вкладки. На «Товарах» — состав заказа. На вкладке с условиями видны валюта, налогообложение и график оплаты: если в соглашении задана рассрочка или аванс, программа распишет, сколько и к какому сроку клиент должен заплатить. Отдельная вкладка с дополнительными сведениями хранит менеджера, подразделение и комментарий — поля для аналитики и внутренней переписки, на печать они не идут.

Добавляем товары: подбор и заполнение строк

Строки добавляют на вкладке «Товары». Есть два пути.

Построчно — кнопка «Добавить», выбор номенклатуры в каждой строке. Подходит, когда позиций одна-две.

Через подбор — кнопка «Заполнить → Подобрать товары» (или «Подбор»). Откроется форма с деревом номенклатуры, в которой сразу видно:

• остаток «В наличии» по выбранному складу;
• цену по виду цен из соглашения;
• резерв и свободный остаток.

В подборе отмечаете позиции, указываете количество — и переносите всё в документ одной кнопкой. Для широкого ассортимента так быстрее, чем искать каждую строку вручную. В той же форме удобно отобрать товар по группе, артикулу или части наименования, а заодно сразу увидеть, хватает ли остатка под нужное количество.

После переноса в каждой строке проверьте количество, цену, ставку НДС и скидку. Цена подставится из вида цен, но её можно скорректировать вручную, если у клиента особые условия. Итог по сумме и НДС считается внизу документа автоматически.

Если номенклатура ведётся с характеристиками (цвет, размер) или в разных упаковках, их выбирают прямо в строке заказа: характеристику — в отдельной колонке, упаковку — там же, где единица измерения. Автоматические скидки по соглашению подставятся сами; ручную скидку по строке или по всему документу задают в колонке скидки или командой скидок над таблицей.

Как зарезервировать товар под заказ

Резерв работает, только если выбран вариант использования «со склада» или «со склада и под заказ». За него отвечает колонка обеспечения в строках товаров — в ней для каждой позиции задаётся, что с ней делать.

Чтобы не расставлять вручную, нажмите команду «Обеспечение → Заполнить обеспечение». Программа сама разложит строки по вариантам, исходя из остатков:

Зарезервированный товар виден в отчётах по остаткам как «в резерве» — другой менеджер его уже не продаст. Резерв снимается при отгрузке или при закрытии заказа.

Для строк с вариантом «К обеспечению» дальше оформляют заказ поставщику : недостающие позиции из заказов клиентов собираются в рабочем месте по обеспечению потребностей, откуда менеджер по закупкам формирует заказ на недостающий товар. Так работает схема «под заказ»: вы продаёте то, чего ещё нет на складе, а программа связывает приход от поставщика с конкретным заказом клиента. Срок, к которому товар нужно обеспечить, берётся из желаемой даты отгрузки — поэтому её стоит заполнять.

Резервирование доступно только после перевода заказа в статус «К выполнению». Пока заказ не согласован, товар не закрепляется.

Статусы заказа и контроль исполнения

Статус показывает, на каком этапе заказ и что по нему уже можно делать. Жизненный цикл простой:

Кроме статуса, у заказа есть расчётное состояние — программа сама отслеживает, что оплачено и отгружено, и подсвечивает заказы, по которым подошёл срок или есть долг.

Для общей картины откройте отчёт «Состояние выполнения заказов клиентов» в разделе «Продажи → Отчёты по продажам». Он показывает по каждому заказу, сколько оплачено, зарезервировано и отгружено, и где застряло исполнение.

Статус меняют прямо в документе — полем «Статус» в шапке, либо из списка заказов, не открывая каждый. Перевод в «К выполнению» часто делает не менеджер, а руководитель отдела: так согласование заказов остаётся под контролем. Если включены причины отмены, при закрытии невыполненного заказа программа попросит указать, почему сделка не состоялась, — потом по этим причинам удобно строить аналитику потерь.

Печать счёта и отправка клиенту

Из открытого заказа доступна команда «Печать». Основные формы:

• 🧾 «Счёт на оплату» — для оплаты клиентом. Основная форма, которую отправляют первой.
• 📋 «Заказ клиента» — согласование состава и условий.

Печатную форму можно сохранить в PDF или Excel, распечатать или отправить на электронную почту клиента прямо из формы предпросмотра — для этого в контрагенте должен быть заполнен адрес почты. Если настроен электронный документооборот, счёт уходит клиенту через оператора ЭДО, а не почтой.

В форме предпросмотра можно выбрать сразу несколько экземпляров, отправить счёт и заказ одним письмом, а подпись и печать организации подставить факсимиле — если их картинки загружены в реквизиты организации. Это избавляет от ручной распечатки, подписи и сканирования ради одного счёта.

Что дальше: отгрузка и оплата по заказу

Заказ — это не конец, а начало сделки. После согласования из него делают следующие документы, не вводя данные заново.

Оплата. Когда деньги поступят, в поступлении (на расчётный счёт или в кассу) заказ указывают как основание оплаты. После этого в заказе видно, что он оплачен. Если по условиям работает предоплата, отгрузку можно заблокировать до поступления денег — тогда менеджер не отгрузит товар раньше оплаты, и кассовый разрыв не возникнет.

Отгрузка. На основании заказа создают «Реализацию товаров и услуг»: команда «Создать на основании → Реализация товаров и услуг». Товары и цены перенесутся из заказа, менеджеру останется провести документ . Так резерв превращается в фактическую отгрузку, а остаток списывается со склада.

Можно отгружать и частями: оформить несколько реализаций по одному заказу, пока он не закроется полностью. Программа сама считает, сколько по заказу ещё осталось отгрузить.

Рабочее место менеджера: быстрый ввод заказов

Когда заказов десятки в день, важна скорость. Несколько приёмов, которые экономят время, не ломая учёт.

Копирование заказа. Повторный заказ постоянного клиента не набирают заново: в списке выделите подходящий заказ и нажмите F9 (команда «Создать копированием выделенного»). Откроется новый документ с тем же составом — останется поправить количество и дату.

Ввод на основании. Если с клиентом сначала согласовали коммерческое предложение , заказ делают из него: в документе «Коммерческое предложение клиенту» выберите Создать на основании → Заказ клиента. Состав и цены перенесутся.

Отбор в списке. Над списком заказов есть быстрый отбор — по клиенту, менеджеру, статусу и сроку. Отобрав свои незакрытые заказы, менеджер видит, где ждут оплаты, а где пора отгружать.

Избранное. Часто используемый список или отчёт отметьте звёздочкой в заголовке — он попадёт в избранное и будет открываться в один клик, без хождения по меню.

Эти мелочи и отличают отлаженное рабочее место от ввода «с нуля» по каждому клиенту.