Оформление заказа клиента в программе 1С:Управление торговлей

Заказ клиента в 1С :Управление торговлей оформляют в разделе Продажи → Заказы клиентов кнопкой Создать. Документ фиксирует, что и по какой цене покупатель хочет купить, резервирует товар на складе и становится основанием для счёта на оплату и отгрузки.

Если пункта Заказы клиентов в разделе Продажи нет — функция ещё не включена. Это первое, что нужно поправить: без включённой опции в УТ 11 документа просто не существует. Дальше разберём весь путь от настройки до печати счёта: шапка, подбор номенклатуры, обеспечение, график оплаты и доставка.

Что включить перед первым заказом

Заказ клиента — это не обязательная ступень продажи, а отдельный механизм, который включается опцией. В типовой поставке он часто выключен, особенно если базу разворачивали под розницу или простую отгрузку «день в день».

Включается здесь: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. В группе Оптовые продажи поставьте флажок Заказы клиентов и выберите вариант использования:

• 🧾 Заказ как счёт — только для печати счёта и фиксации договорённости, без резервов и контроля отгрузки.
• 📦 Заказ только со склада — резервируем то, что есть на остатках.
• 🚚 Заказ со склада и под заказ — можно заказывать и то, чего нет, с последующей закупкой под клиента.

От выбора зависит, какие действия по обеспечению будут доступны в самом документе. Для полноценной работы с резервами берите один из двух последних вариантов.

Там же, в настройках продаж, пригодятся ещё два флажка: Статусы заказов клиентов (позволяет вести заказ по стадиям согласования) и Причины отмены заказов. Статусы включать не обязательно — без них заказ ведётся в упрощённом режиме, и это нормально для небольшой фирмы.

Создание документа «Заказ клиента»

Откройте Продажи → Заказы клиентов и нажмите Создать. Откроется форма нового документа. Заполняем шапку сверху вниз:

1. Клиент — выберите партнёра из справочника. Если контрагент у партнёра один, он подставится сам; если несколько — уточните поле Контрагент.
2. Соглашение — подтягивает условия продажи: вид цен, валюту, порядок оплаты, склад. Если соглашений несколько, программа предложит подходящее по клиенту.
3. Организация — от чьего лица продаём (важно, когда в базе несколько юрлиц).
4. Склад — откуда резервируем и отгружаем. Подставляется из соглашения, но его можно сменить вручную.
5. Операция — обычно Реализация. Вариант Передача на комиссию берут, когда товар уходит комиссионеру.

Номер и дата заполняются автоматически. Дату можно поменять, если оформляете заказ задним числом — но помните, что от неё считаются сроки оплаты и отгрузки.

Подбор товаров и заполнение строк

Табличная часть на закладке Товары — сердце документа. Есть два способа её наполнить.

Построчно. Кнопка Добавить создаёт пустую строку, в колонке Номенклатура начинаете набирать название или артикул — программа подскажет. Способ удобен для заказа на одну-две позиции.

Через подбор. Кнопка Подбор товаров открывает отдельное окно, где видно остатки, цены и можно набирать корзину сразу из нескольких позиций. Для заказа на десяток строк это быстрее: отметили количество, перенесли всё разом в документ.

После добавления номенклатуры заполните:

• Количество — сколько заказывает клиент.
• Цена — подставляется из вида цен соглашения. Если цена нулевая, значит для этой номенклатуры по выбранному виду цен она не назначена — проверьте установку цен номенклатуры.
• Ставка НДС и Сумма — считаются автоматически.

В окне подбора есть фильтры по виду номенклатуры, по наличию и поиск по названию или артикулу — для широкого ассортимента это экономит время: отобрали нужную группу, отметили позиции, перенесли. Если товар учитывается в упаковках (коробка, паллета), количество можно задавать в упаковках, а программа пересчитает в базовые единицы.

В строках можно задавать ручные скидки, если они разрешены соглашением. Автоматические скидки по условиям соглашения или акциям подставятся сами при проведении. Итоговая сумма заказа и сумма НДС видны внизу формы, там же — общий вес и количество позиций, если эти показатели выведены в документ.

Резервирование товара и контроль остатков

Главное отличие заказа от простого счёта — обеспечение. Именно оно бронирует товар, чтобы его не продали другому клиенту.

Действие по обеспечению задаётся для каждой строки в колонке Действия по обеспечению (или через кнопку Обеспечение → Заполнить обеспечение в командной панели таблицы). Основные варианты:

Чтобы быстро понять, что можно зарезервировать прямо сейчас, в окне Обеспечение показывается доступное количество по каждой позиции. Резерв снимается при отгрузке или при закрытии заказа — вручную следить за ним не нужно.

Проверить, как заказы обеспечены по всему складу, помогает отчёт Остатки и доступность товаров (раздел Склад и доставка). В нём видно: физический остаток, в резерве, свободный остаток и ожидаемые поступления. Это основной инструмент, когда нужно ответить клиенту «есть или нет».

Этапы оплаты и условия доставки

Порядок расчётов задаётся на отдельной закладке документа — Этапы оплаты (название закладки зависит от настроек, иногда она объединена с доставкой). Здесь указывают, как клиент платит:

• Аванс (до обеспечения) — предоплата, без которой товар не резервируется.
• Предоплата (до отгрузки) — платит до того, как заберёт товар.
• Кредит (после отгрузки) — отсрочка, оплата по факту.

Можно разбить сумму на несколько этапов: например, 50% аванс и 50% после отгрузки. Для каждого этапа указывается процент или сумма и срок. Если порядок оплаты прописан в соглашении, этапы заполнятся сами — кнопкой Заполнить по соглашению.

Условия доставки настраиваются на закладке Доставка. Выбирается способ:

• 🏬 Самовывоз — клиент забирает со склада сам.
• 🚐 Нашей службой доставки — с указанием адреса и даты.
• 📮 Транспортной компанией — перевозчик и адрес получателя.

Для доставки нашим транспортом заполняется адрес и желаемая дата. Эти данные потом попадут в задание на доставку, если в базе ведётся транспортная логистика.

Статусы заказа: от согласования до закрытия

Если вы включили статусы, заказ проходит по стадиям, и от текущего статуса зависит, можно ли по нему отгружать и резервировать.

Статус меняется полем Статус в шапке документа. Если статусы выключены, заказ сразу считается рабочим после проведения — отдельно подтверждать его не нужно.

Статусы удобны, когда заказ проходит согласование: менеджер оформляет черновик, руководитель подтверждает цены и условия, и только после этого заказ уходит в работу. В небольшой фирме, где один человек ведёт продажу от начала до конца, статусы чаще мешают, чем помогают — их спокойно можно держать выключенными.

Проведение заказа и печать счёта

Когда шапка, строки, обеспечение и оплата заполнены, нажмите Провести (заказ сохранится и останется открытым) или Провести и закрыть. При проведении система:

• проверит заполнение обязательных полей;
• поставит резервы по строкам с действием «резервировать»;
• зафиксирует потребность по строкам «к обеспечению»;
• запишет этапы оплаты как плановую задолженность клиента.

Если программа ругается на незаполненный реквизит или нехватку товара под резерв — она покажет конкретную строку. Поправьте и проведите заново.

Печатные формы открываются кнопкой Печать. По заказу клиента доступны:

• Счёт на оплату — основной документ для клиента, с реквизитами и суммой к оплате.
• Заказ клиента — внутренняя форма со списком позиций.
• Коммерческое предложение — если нужно отправить до оформления.

Так замыкается цепочка: заказ → счёт на оплату → поступление денег → отгрузка на основании заказа. Текущее состояние по всем заказам удобно смотреть в отчёте Выполнение заказов клиентов — он показывает, что оплачено, зарезервировано и отгружено.

Если заказ не проводится или не резервирует

Большинство заминок при оформлении заказа — это не ошибки программы, а незаполненные условия. Разберём, что показывает система и где искать причину.

Отдельно стоит следить за датой документа. Если дату заказа поставить в будущем, плановые сроки оплаты и отгрузки сдвинутся, и в отчётах заказ будет выглядеть «ещё не наступившим». Для текущих продаж оставляйте дату сегодняшней.

Ещё один момент — несколько заказов на одного клиента. УТ не запрещает дубли, поэтому перед созданием нового заказа загляните в список Заказы клиентов с отбором по клиенту: возможно, нужный заказ уже есть и его достаточно дополнить, а не плодить второй.

Частые вопросы